巧用汇文清点功能清点图书

韦晓红

摘 要 文章主要阐述巧用汇文信息系统（以下简称汇文系统）典藏模块中的清点功能清点图书获取实际馆藏图书清单的经验体会。

关键词 汇文系统 图书清点 条形码

中图分类号：G253.4文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.05.084

Using Huiwen Counting Functions to Count the Books

WEI Xiaohong

（Library of Jiangsu Vocational College of Business， Nantong， Jiangsu 226011）

Abstract： The paper mainly expounds the clever use of Huiwen information system （hereinafter referred to as the Huiwen system） of collection module in the counting book checking to acquire practical experience library list.

Keywords： Huiwen system; counting the books; bar code

图书清点工作是图书馆资产管理中的一个重要环节。馆藏图书经过一段时间的流通后，会出现丢失、损坏等现象，图书馆图书财产因此减少，造成账物不相符等问题。定期或不定期地进行图书清点，可以摸清馆藏图书的具体情况，更好地进行馆藏资产的管理，为读者服务。

1 图书清点的背景

（1）江苏商贸职业学院图书馆（简称我馆）建馆五十多年来，历经从手工操作到计算机管理，闭架借还到全开架流通等重大变化，但由于人力、设备等原因从未对馆藏图书进行过清点。馆藏图书不可避免地出现账物不相符等很多问题，通过图书清点可以发现其中的症节，并在今后的工作中逐步解决。（2）江苏商贸职业学院升格后上级有关部门加强了对学校固定财产的审核工作，为配合学校固定财产审核工作的顺利进行，我馆于2014年4月进行了馆藏纸质图书的清点。

2 清点的目标

（1）通过图书清点，获得实际馆藏纸质图书的具体册数、金额及总账（称为目标1）。（2）通过图书清点，获得实际馆藏纸质图书的个别登录清单（包括条码号、财产号、书名，作者，出版社，价钱，出版年月等内容）（称为目标2）。

3 清点方法

汇文系统具有图书清点的功能，按常规操作这个功能可以达成我们此次清点图书的部分目标，要完成此次清点的所有目标，需要巧用汇文系统的清点功能。

3.1 汇文系统图书清点功能的原理

将采集到的某一典藏库中的实物图书的条形码或财产号组成的集合与汇文系统中的数据集合进行对比，通过统计后生成统计结果。统计结果按以下四项显示：a.未清点到的图书：汇文系统数据库中有，图书状态为正常，而在清点时没有清点到的图书。b.在馆异常图书：汇文系统数据库中显示图书状态为异常例如丢失已赔偿的图书，在清点时又清点到的图书。c.非本馆（本类）图书：在清点某一典藏库时清点到的图书，在汇文系统数据库中不是典藏在该清点库中的图书。d.馆藏情况：包括理论馆藏，清点到图书，未清点到的图书，在馆异常图书，非本馆类图书，外借图书，实际馆藏。

a、b、c三项结果是以清单形式显示（包括条码号、财产号、书名，作者，出版社，价钱，出版年月等内容）。d项只显示最后的统计数据，不显示清单。也就是说清点到的图书是不显示清单的。

举例如下：采集文艺库在馆图书757册。（1）采集文艺库实物图书条码形成文本文件：文艺库.txt（2）新建清点批次20140401典藏地：文艺库，清点类型：按馆藏地。（3）导入采集到的文艺库实物图书条码集合：文艺库.txt文件。（4）统计。（5）结果显示a未清点到的图书56619（清单略），b 在馆异常图书0（清单略），c非本馆藏书568（清单略），d理论馆藏59529、清点到的图书757、清点丢失的图书56619、在馆异常图书0、外借图书2721、实际馆藏2910。

3.2 汇文系统清点功能的输出结果与本次图书清点目标存在差距

馆藏实物数据与汇文系统里的数据对比，主要可以分为三类：（1）有数据有实物=清点到的图书;（2）有数据无实物=未清点到的图书;（3）有实物无数据=漏录的图书。

本次清点目标1=清点到的图书册数、价钱+有实物无数据图书的册数，价钱。本次清点目标2=清点到的图书清单+外借图书清单+有实物无数据图书清单。

正常利用汇文清点功能，只能获得清点目标1中部分数据：清点到的图书册数。目标2则不能得到。

3.3 巧使用汇文系统清点功能获得<清点到实物图书清单>

根据正常使用汇文清点功能清点某一典藏地（比如文学库）的图书时，能得到不属于该典藏地（文学库）的图书的清单的启发，我们设想可以建立一个存书为零的虚拟库（此库在实际的典藏库中不存在）。所有的图书都不是该虚拟库中的图书。用采集到的实物图书的条码或财产号集合按虚拟库进行清点时，汇文系统就会将采集到的实物图书的信息以清单的形式在非本馆（本类）图书中显示出来。

以上例采集的文艺库在馆图书757册做实验：（1）采集文艺库实物图书条码形成文本文件：文艺库.txt（2）重新建立清点批次20140402典藏地：流通库（虚拟库），清点类型：按馆藏地。（3）导入采集到的文艺库实物图书条码集合：文艺库.txt文件。（4）统计。（5）结果显示a未清点到的图书0（清单略），b 在馆异常图书0（清单略），c非本馆藏书757（清单略），d理论馆藏0、清点到的图书757、清点丢失的图书0、在馆异常图书0、外借图书0、实际馆藏0。

4 清点方案

4.1 确定清点依据

汇文系统清点功能以条形码或财产号为清点依据。条形码与财产号每册图书都不同，是识别图书的可靠依据。我馆条形码形式比较规范，条形码的位数统一，比较好采集，但财产号形式多样，位数也不统一，每次图书馆的重大变化，财产号的形式都会发生一些改变，而且我馆图书有较大部分的财产号是用打号机打印在图书上的，采集不易。根据以上情况，我馆决定本次清点以条形码为依据。

4.2 确定清点方案

图书流通一段时间后，有的图书上的条形码丢失或者损坏，扫描时会发生条形码无效、无法读取等现象，这部分图书可能有书目数据，也可能没有书目数据。馆藏的书目数据也可能由于计算机故障造成一部分图书的单册数据丢失，虽然图书上的条形码完好无损，但也出现条形码无效现象。条形码丢失的图书、条形码损坏的图书、条形码无效的图书通称问题图书。问题图书分散存放在不同的典藏库书架上，没有规律可循，查找出来很不容易。

汇文系统提供的清点方案有两种。一是逐本清点：将图书搬到电脑前将条形码逐一扫描到电脑中完成清点。优点能及时发现问题图书并分离，缺点是工作量较大。二是批量清点：利用采集器采集条形码，批量导入汇文系统完成清点。优点是操作方便，缺点是不能及时发现问题图书，很难将问题图书分离。

根据我馆实际，我们决定先逐本扫描清点分离问题图书，同时用采集器采集无问题图书条形码批量清点核对。

5 清点工作实践

5.1 清点工作流程（如图1）

图1

5.2 分工合作各司其职

汇文系统要求清点在闭馆条件下进行，而我馆清点的时间又正是学校学期期间，每天到馆的读者较多，为了不影响读者利用图书馆，我馆决定将各典藏库轮流闭馆清点。清点工作与其它库的开放同时进行。为保证清点工作的顺利开展，全馆10位工作人员与12位勤工助学学生分成1个协调组，1个统计组，3个采集组同时开展工作。

采集组每组5～6人，负责逐本扫描清点，挑选问题图书，采集条码。2人上架下架搬书，2人翻书，1人扫描清点，分离问题图书，1人采集有效条码。协调组2人，负责问题图书的处理与补录工作，最后进行相应的条形码采集。统计组2人，负责清点统计，将4个流通组采集的有效条码进行合并并保存为txt文件利用汇文清点功能进行清点统计。打印出所需要的书目清单。统计出所需要的实际馆藏图书的相关书据。并负责日常图书流通工作。

6 思考

（1）本次清点顺利完成了任务，达到了清点目标。但因为是建立了虚拟库进行清点，且轮流闭馆进行，当有图书遗漏清点时，不能发现。因为我馆缺少软件方面的人才，不能编制相关的程序，因而不能在利用无线扫描枪采集条码的同时分辨出无效条形码。为了分离问题图书而将全库图书下架逐本扫描，耗费了大量的人力和时间。（2）利用汇文清点功能，批量清点图书，不能逐一核对图书的题名，索书号等著录信息是否与实物相符合。当条形码所携的相关信息与实物不相符时，并不能发现，对书目信息的维护作用不大。

参考文献

[1] 殷勤业.利用汇文系统进行藏书清点工作的实践.科技情报开发与经济，2010（9）：17-18.

[2] 方兵旺，秦萍.馆藏清点的探讨与实践.大学图书情报学刊，2010（6）：64-66.