浅谈事业单位网上报销

杨承瑛

（浙江省公共资源交易中心 浙江·杭州 310012）

事业单位网上报销系统不但可以实现事业单位财务管理的高效化，而且将其与预算系统相结合，可以使单位领导和相关人员随时了解预算的执行情况，若将其与财务系统、网上银行系统相连接，还可实现无现金报销。因此，网上报销可以从本质上解决事业单位在过去传统报销模式下所遗留下的财务管理难题。

一、传统与网上报销的差异性

所谓传统报销所采用的即是纯手工报销方式，它需要报销人员预先填写纸质单据，并由相应权限的领导分别在单据上进行逐级审批，审批后的单据财务予以报销。整个过程耗费时间较长，也占用了大量的人力物力，工作效率无法保证。而网上报销无论从理念和技术上都打破了传统模式，它在单据填报上更加标准化、业务审批流程更加规范化，而且审核过程由于实现了网络化，也可让财务报销流程跨越时空异地完成。下文将具体分析二者之间的差异性。

（一）报销流程效率差异

如上文所描述，传统报销模式必须经过手工填报单据—各级领导审批—财务报销三大主要流程，这其中涉及到多人参与，而且手工填报等工作环节不能出错，否则就要重做，其重复工作量较大。而网上报销则在操作与时间上更加灵活，各级领导随时可以进行网上审批，而且报销申请单中数据信息清晰且简洁，它降低了报销人员和财务人员的重复工作量。

（二）审批方式差异

传统报销模式在审批时需要将资料进行整理后通过各级领导进行签字审批，所耗费的时间较长。而网上报销模式则将各级领导的审批作为正规的财务事项，领导在审批报销事项时可以从网络上调阅与审批事项相关的文字、影像资料以及其他领导的审核意见，在网络上展开工作研讨，最后达成共识并经过个人数字签名授权通过审批。而领导审批后的票据是否符合事业单位财务规定则由财务人员审核。

（三）预算控制效果差异

传统报销模式的审批在预算效果控制方面较差，一方面领导无法了解审批事项中所涉及到的实时预算执行状况，所以易发生超预算、不符合审批范围的报销事项出现；另一方面，传统审批无法实现内部控制，个别财务人员由于他们对报销审批工作经验及能力的缺乏而有可能出现不符合单位内部财务规定的操作，同时，报销审批过程中也可能出现越权审批、签字效仿等等纰漏，这些都是传统报销模式下内部控制不当可能导致的结果。反观网上报销模式可杜绝上述情况出现，预算一旦超支，系统就会提醒操作者，并锁定网上流转审批流程而无法继续操作，帮助单位领导和相关人员及时发现支出超预算情况。

二、网上报销系统技术构架

图1 事业单位网上报销系统技术架构示意图

如图1，事业单位网上报销系统构架一定建立在一个灵活的技术基础上，它适应于事业单位内的所有业务及数据流转变化。该系统的建立过程与ERP(资产管理系统)、财务系统和网上银行系统相对接，是典型的多接口平台，系统中不但可以实现数据的实时录入提取，也可以集成界面及系统功能，并实现技术上的扩充，保证网上报销审批流程的科学化进程，有利于大幅提高事业单位的财务管理水平。

（一）网上报销系统的技术性要求

首先，网上报销系统在技术上实现了足够的开放性，这其中就包括了可伸缩性、可移植性和可互动操作性。可伸缩性就是对网络系统功能的扩展能力和平滑升级能力，它可以为网上报销审批增加节点，帮助财务人员分阶段性有节奏的完成工作。可移植性说明了该系统不仅仅依赖于特定的硬件及软件平台，无论领导在哪里都可以通过网络审批文件，完成工作。而可互动操作性则说明系统之间存在相互交流沟通的能力。再者，网上报销系统的安全可靠性更强，基本不会出现数据传输丢失的情况。

（二）网上报销系统关于预算管理的功能要求

全面预算管理可以促进事业单位发展，对单位实施全面的财务战略管理具有重要意义。预算管理可以高度优化单位内部的资源配置，从而帮助单位提升经济效益。预算管理在事业单位财务管理中具体有以下作用：监控单位预算、固化和量化单位战略目标、提升单位的战略管理能力、考核和有效监控预算的执行情况，同时还可以有效的规避可能出现的各种风险。

网上报销系统就涵盖了预算管理中所涉及到的预算编制、调整。执行控制和查询这四大方面。其中在借款和报销的审批过程中，要经过预算执行控制环节，通过授权就可以为借款和报销费用项目与有关预算项目责任人进行沟通，依据表单上所显示的预算余额来判断借款或报销流程是否已经通过。如果当有报销金额达到预先所设定的金额百分比时，网上报销系统会自动发出报警提示，达到预先控制预算的目的。一旦超过预算，借款或报销人在填报单据时，系统就会自动禁止操作。

三、基于网上报销系统实施的建议

（一）完美控制报销审批流程

针对事业单位，内控机制的完善就包括了报销审批制度的成熟。网上报销系统可以为单位准确把握各项工作的授权事项环节，判断在各项工作所需要控制的关键环节，并为此制定相关报销审批业务流程，辅助单位管理固定资产报销事项。将固定资产验收入库这一环节汇总到网上报销系统，并为资产管理人员预留授权审批环节，降低财务部门对固定资产匹配报销审批事项时的繁重工作量。

（二）理清网上报销系统与现实财务核算的对接环节

网上报销系统能否正常运行取决与它与财务系统之间的对接环节关系，它能够明确网上报销系统中的数据正确性并顺利生成会计凭证。关于对接问题，第一，要明确单位内部的报销种类，并进行严格分类，这可以为网上报销系统提供导入规范；第二，要明确网上报销系统是典型的内部管理系统，而财务核算则要针对单位内部要核算的科目、项目、部门和人员信息。所以应该将网上报销系统中的各项功能及成本类型与核算科目对应绑定，确保核算系统能够准确反映各个会计科目，并且生成符合单位内部标准的会计凭证。

四、结语

事业单位网上报销系统大幅提高了事业单位财务管理相关工作的工作效率，同时也精细化了财务全面预算管理机制，政府方面应该鼓励事业单位这种现代化的财务管理创新思维，为其发展提供更好的财务支持。

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