会计电算化工作可能出现的问题及对策

2015-06-02李惠敏

科技创新导报 2015年6期

李惠敏

摘要：会计工作是经济领域的核心工作，是所有经济信息的集散地，掌握着每个单位的经济命脉，因此会计工作也急需采用先进技术提高自身的现代化水平。会计工作实现电算化对企业具有很重要的意义，该文主要从四个方面来论述会计电算化工作给会计工作带来的问题，以及企业应根据自身的实际情况，针对出现的新问题，建立相适应的管理制度。

关键词：会计电算化计算机数据

中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）02（c）-0215-02

随着世界经济一体化的逐步形成，市场竞争不断加剧，企业面对的客户需求也越来越苛刻，迫切需要企业加强管理，提高企业的应变能力和经济效益。会计工作是经济领域的核心工作，是所有经济信息的集散地，掌握着每个单位的经济命脉，因此会计工作也急需采用先进技术提高自身的现代化水平。

计算机会计信息系统即会计电算化系统就是以计算机技术、网络技术和现代信息技术为基础，以电子计算机及其外部设备为数据处理工具、由会计信息互相联系、以各种会计制度为依据形成的一个系统，它是一个以人和计算机的有机结合作为系统的主体构成一个人和计算机机密结合、协同工作的人-机系统。计算机会计信息系统充分利用计算机快速、准确的计算和处理数据的特性，以及运算精度高、数据存储量极大、自动控制运行、方便的远程操作和数据传输等特性，收集、加工、存储、传输和利用会计信息，让计算机代替人去完成人工难以实现的处理功能。会计工作实现电算化具有很重要的意义，如：资源共享、提高办事效率、减少费用支出、更好执行会计监督、促进会计人员的学习交流，提高会计人员业务素质等等。计算机会计信息系统和传统手工会计比较有很大的差异，这种差异体现在对会计数据处理的方式和处理流程等技术方法上的巨大变化，也体现在计算机会计信息系统极大地提高了会计核算的质量和效率、提高了会计信息处理的时效性和空间范围、丰富和扩展了会计提供管理信息和参与管理的能力、扩大了企业经营空间和经营方式。这些变化使得会计原有的一些制度规定相当程度上失去作用或难以规范电算化的会计工作。因此需要针对这些变化建立适合计算机会计信息系统的管理制度，以强化计算机会计信息系统的内部控制制度。

1 会计电算化工作给会计工作带来的问题

主要有以下四个方面。

1.1 计算机引入会计工作所带来的问题

计算机的信息系统的内容：硬件设施、信息系统、操作系统和软件设施等。以上任何一项内容有问题，整个计算机系统都将无法正常操作。所以我们要对构成计算机信息系统的几个部分进行简要的分析。

（1）计算机硬件。计算机硬件是计算机会计信息系统的物质基础。如果计算机缺乏保养、传染计算机病毒、计算机使用过程中突然断电等都会造成系统无法启动或工作失常。因此需要建立严格的硬件设备的管理和维护制度，以保证硬件设备工作正常。

（2）计算机网络系统。如果网络线路故障、网络设备故障、局域网安全问题、互联网病毒感染、网络“黑客”侵入等都会给企业造成重大损失。因此，除了采取建立系统“防火墙”等技术措施外，还应建立相应的管理制度，以保证网络系统正常运行。

（3）计算机软件。计算机软件分为系统软件和应用软件，其中系统软件能有效组织和管理计算机的软、硬件资料，合理组织计算机的整个工作过程以提高计算机资源的利用率，并为用户提供强大的使用功能和灵活安全的使用环境。应用软件在操作系统的支持下处理用户的具体业务。如果系统软件及应用软件被删除、篡改，或系统程序设计出现错误（如：未按有关法律、法令、法规、会计准则、会计制度规定处理会计业务）都会给企业带来无法弥补的损失。因此，应建立相应的管理制度，保证系统设置不被篡改、系统文件不被删除、系统存在的问题能及时得到修补和升级。

（4）系统技术档案。如果重要技术档案保管不善，将会带来潜在的损失。

1.2 数据处理方式变化带来的问题

原來会计工作的形式是，会计人员手工记账、对账、制作报表等，会计数据的处理形式都是在人工基础上完成的，其特点是会计数据种类多，处理复杂等，对于数据的查找和修改，费时费力，与此同时工作效率也相对偏低。引入计算机参与会计工作，会计数据都是会以文件的形式存储在计算机的硬盘上，对于会计数据的查询方便、便捷，修改起来也相当省力。会计电算化工作的同时，也带来了新的变化，即会计内部控制的问题，由于计算机本身的一些特性，对于数据的查找和修改，不留痕迹，所以会计内部控制实施起来比较麻烦。

1.3 数据处理流程变化带来的问题

计算机会计信息系统下只需一次输入数据，总帐、明细帐、日记帐都由计算机自动处理生成，这使数据处理流程大为清晰、简洁，同时也使帐帐核对、帐证核对的控制作用不复存在。人为出现差错的地方是在数据的输入，一旦数据录入错误（如：录入会计科目错误、录入的金额错误等），系统将无法纠正。因此必须建立相应的管理制度，对输入数据进行严格的检验和审核，以防止有意或无意地输入错误数据。

1.4 会计部门和会计从业人员带来的问题

在会计电算化的过程中，大大减少了会计人员的工作，仅仅是专业的几个会计人员，同时也要有计算机维护人员。会计电算化的过程，是大量的会计工作通过计算机自动完成，而不需要会计人员的参与，所以会计工作的工作形式和内容也发生了改变，所以，对于工作人员来讲，是要按照会计电算化的工作阶段来进行分工处理。

2 针对会计电算化工作出现的问题的相应对策

会计的工作自从引入计算机工作以后，出现了许多问题，这些问题不仅仅是企业的内部控制所能监督控制，而是要在具体的工作中，根据计算机会计的自有特性，对工作中遇到的问题要有一套针对计算机会计工作的内部控制制度，这样避免了工作人员的操作带来的影响，加强对电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件存储与保管、网络安全等方面的控制。

2.1 建立计算机软件和硬件管理制度

（1），对机房内的设备，应该保证其正常运转，即制定相应的制度。

①对设备的检查维护和保养，应该定期定时定点，来保证其正常的运转和工作。如：防火、防静电、防尘、防雷击（地线接地情况）、降温、除湿及设置报警系统等。

②规定机房禁止的行为以维护机房的正常工作秩序。如禁止吸烟（防止人为造成的火灾）、禁止吃零食（防止食物可能会掉入键盘中；防止招来老鼠，咬断电缆线）等。

③对于硬件的故障也不容忽视，要建立一整套的硬件急救措施，一面硬件出现故障时，出现手忙脚乱的现象发生。如使用不间断电源，以防止突然的断电造成数据丢失；当硬件出现故障时及时关闭电源，以便查找故障等。

（2）建立严格的防范计算机病毒侵害制度。

①设置网络“防火墙”以抵御外来病毒或“黑客”对网络系统的非法侵入。

②绝不轻易使用来路不明的软件。

③认真保存购买来的系統盘和应用软件盘。

④凡不需要写入的软盘都处于保护状态。

⑤进行重要工作的计算机应该专机专用、专盘专用。如：服务器，只能由系统管理员或系统维护员来操作，其他人禁止使用等。

⑥购买杀病毒软件经常查毒并随时杀毒，在病毒发作日不使用计算机或更改系统日期。