海洋档案进馆鉴定及其管理方法

薛惠芬 徐芳 孙晓燕

摘要：本文结合国家海洋局首次档案进馆工作中存在的问题，就档案符合进馆条件鉴定、进馆档案齐全性鉴定、进馆档案密级调整鉴定和档案质量鉴定等方面的需求和内容进行分析，提出档案进馆鉴定工作应在鉴定人员构成、鉴定方案编制、鉴定记录形成和保管、鉴定处理意见审批等方面加强管理和控制，为海洋档案工作的规范化建设和正在开展的历史档案进馆工作提供借鉴。

关键词：海洋档案进馆工作档案鉴定

2002～2006年，国家海洋局根据《国家档案事业“十五”计划》关于“档案进馆工作”的要求，实施并完成了国家海洋局局属单位首次档案进馆工作，局属10个立档单位1982年及以前形成的机关文书档案、科学技术研究档案、调查观测监测档案和基本建设档案等移交进入中国海洋档案馆，从数量和门类上极大地丰富了国家海洋档案资源。尽管如此，近年来，在这批进馆档案的保管利用和数字化处理中仍存在一定问题。从客观上看，我国海洋档案工作起步较晚，1982年以前海洋工作中尚未有档案工作规章和标准指导，加之档案意识的缺乏，使得拟进馆档案很容易出现问题。从主观上看，已进馆档案中问题的存在与档案进馆鉴定工作不到位有着重要的关系，因此重视并加强进馆档案鉴定处理工作尤为重要。

一、进馆档案鉴定要求和方法

（一）符合进馆条件鉴定

按照相关规定，国家海洋局局属单位向中国海洋档案馆移交档案需要两个条件：一是档案自形成日起在立档单位保管满20年；二是保管期限为“永久”。依据这两个条件，只要在确定“形成日”的条件下，将密集架上保管期限为“永久”的档案选出来即可，但是在实际工作中，海洋档案工作并非如此。

1.从档案形成时间来看，不能简单地将归档日期作为时间鉴定的依据。海洋档案工作起步晚于海洋工作，早期的海洋工作记录未能按照档案工作要求进行规范化管理，同时随着海洋档案工作的深入，对早期海洋工作记录的抢救成为近年来海洋档案工作的一项重要内容。同时，这部分需要抢救保管的文件，其归档时间晚于“形成日”。因此，对进馆条件鉴定时，应该把握好“形成日”的条件，并结合本单位档案工作实际情况，适当放宽“归档时间”条件，特别注意在“形成日”之后归档的文件。

2.从档案保存价值来看，文件形成时确定的保存价值不能“一定终身”。客观上说，档案工作愈加规范和严密，档案价值的鉴定工作更加有法可依，这就要求对过去由于保管期限制定不严谨或因档案人员认识水平差异等，造成档案价值鉴定不准确问题进行纠正，比如上级管理部门普发的、非本单位承办的文件不是归档文件。再如，有的立档单位因部分文件具有参考价值不仅将其归档，而且将其纳入了“永久”保管的案卷。鉴于此，应对现存的、符合进馆时间条件的“长期”和“短期”保存的档案重新进行价值鉴定，若需“永久”保存，则应纳入进馆范围。

（二）进馆档案齐全性鉴定虽然出台的海洋档案工作的规章和标准已经明确了文件的归档内容和档案移交进馆范围，但是由于工作人员认识程度的差异，对进馆档案的内容和表现形式仍存在片面认识，如以合同形式完成的科研项目才能形成档案等，这些问题使得立档单位馆（室）藏档案不能较好地反映其历史面貌。笔者建议对进馆档案齐全性应从两方面进行考虑：

1.进馆档案门类应与立档单位业务范围保持一致。总体上，应包括机关文书档案和科学技术档案两大类。其中，机关文书档案不能片面地将红头文件作为机关文书档案的全部，不能将上级管理部门普发的不需要承办的文件纳入进馆范围。而科学技术档案从类别来看，一般包括业务档案、基建档案、船舶档案和仪器设备档案等。从档案形成规律或周期来看，可考虑业务档案和项目档案两方面。其中，业务档案是指立档单位日常业务工作形成的档案，如常规断面调查、观监测、船舶测报、海洋预报、标准计量和书刊出版等档案，具体内容由立档单位的业务职责范围确定。项目档案是指以课题、专题、任务、项目（以下统称为项目）等形式开展相关工作中形成的档案。项目档案阶段性强，内容没有重复性，科学研究、工程建设、船舶建造等任务中形成的档案均属于项目档案。

2.进馆档案内容应较全面地反映立档单位在一定时期内的历史面貌，成为对应一定时期内立档单位历史和成就的佐证。对于机关文书档案，要梳理立档单位举办重大活动或发生的重要事件，将其形成的各种形式的记录纳入进馆范围，尤其是传统纸介质照片（含底片）、录音（像）以及著名人物题词、印章、证书、奖杯等实物。对于项目档案，要重点把握好国家和地方政府经费支持的项目、基建项目、已报废船舶的建造和重大维修项目、大型仪器设备购置项目以及突发和重大事件处理、重要横向开发和服务等过程中形成的档案；对于业务档案，一方面要把握立档单位日常业务工作中形成的档案，另一方面要注意立档单位在编制不同形式的出版物过程中形成的档案，如年鉴、公报、年报、期刊、内部参考等。若现有馆（室）藏中没有这些业务档案，则应进行抢救性的收集和整理。

（三）进馆档案密级调整鉴定

就目前来看，虽然一些涉密文件的信息已经公开，但是相关文件上的密级依旧存在。《中华人民共和国保密法》第十八条规定：“国家秘密的密级、保密期限和知悉范围的变更，由原定密机关、单位决定，也可以由其上级机关决定。”因此，符合降密解密条件的涉密文件，立档单位应在移交进馆前对其进行调整鉴定并实施降密解密处理。

对于进馆档案密级调整鉴定工作，要认真梳理拟进馆档案中的涉密文件，提取涉密文件信息，按照国家和海洋保密相关规定，根据涉密文件的密级和保密期限，进行鉴定和密级调整处理。其中，有两个问题需要注意，一是文件形成时标密的随意性，即对非密文件定密或密级标识错误，二是案卷密级信息标识错误，非卷内文件的最高密级。若档案中涉及个人隐私或知识产权时，在符合档案相关法律法规的前提下，可对档案要求和利用者提出特别说明，不能随意定密。

（四）进馆档案质量鉴定

进馆档案质量鉴定是进馆档案整理的前提条件，只有了解和掌握了拟进馆档案中存在的质量问题，才能更有效地开展进馆档案整理工作。一般情况下，档案进馆工作会针对实际情况提出进馆档案质量要求。

一般来说，进馆档案质量鉴定包括四个方面：一是档案的完整性和有效性，包括档案材料是否缺页或缺件，是否是原始件或有效复印件，档案材料内容是否完整等；二是档案保管的安全性，包括各种档案整理用具和装具是否符合档案保管要求，档案材料是否有破损、虫咬、霉变等情况，是否含已锈物或易锈物等；三是档案整理的规范性和系统性，主要表现为档案整理是否符合相关业务规范；四是档案编目的准确性，重点是文件和案卷题名的拟写，日期、责任者等信息的提取和考证等。

二、进馆档案鉴定管理办法

（一）鉴定前：做好档案的准备工作

首先，组成档案鉴定小组。档案鉴定者的确定与筛选可根据实际情况采取灵活的方式设置。一要兼顾管理人员、档案人员和业务人员，并按照档案类别分别组建，涉密档案鉴定时须有从事保密工作的人员参加；二要保证参加鉴定工作的业务人员应具备相应的工作经历和阅历；三要保障鉴定小组成员有足够的时间投入鉴定工作。其次，编制切实可行的鉴定工作方案。为了能够高效地开展档案鉴定工作，鉴定小组应充分考虑到本单位各类档案的实际情况，提出切实可行的鉴定方案，确定鉴定依据、鉴定对象、鉴定步骤、鉴定方法和鉴定人员，明确鉴定流程和要求。

（二）鉴定中：注意鉴定处理意见的记录和保存

立档单位应建立档案符合进馆条件记录，以正确反映本单位馆（室）藏档案的变化和流向。进馆档案鉴定处理记录是反映一个立档单位全宗档案情况的重要组成部分，也是进馆档案鉴定处理工作的佐证，更是对档案鉴定处理工作实施管理的依据。在操作过程中，应建立形成记录的相关制度，结合实际工作情况，及时形成相关记录，做到不隐瞒、不丢失、不作假。同时，规范记录要求，结合被鉴定档案构成的实际情况和鉴定内容，设计有效反映鉴定工作信息的记录表。在保管期限调整内，调整鉴定信息记录，按照年度和保管期限分类组卷的机关文书档案按件记录，按照项目和按卷整理的科技档案按卷记录。密级调整鉴定工作信息均按件记录。

（三）鉴定后：严格审核和检查

1.把握鉴定处理意见的审核和审批。鉴定小组形成初步处理意见后，应根据鉴定内容履行报批和审批程序，确保档案鉴定处理结果的有效性。其中，档案保管期限调整初步处理意见一般由本单位审批，密级调整初步处理意见则应由文件的形成单位审批，非本单位形成的涉密文件调整密级时，须得到形成单位的同意或报上级管理部门同意。

2.纳入档案进馆工作检查和考核。一方面要检查档案进馆鉴定过程中形成的文件材料，包括档案鉴定方案及其编制内容的完整性、鉴定小组组建的合理性、鉴定记录表的齐全性和内容的准确性、鉴定处理程序的规范性等；另一方面要对照拟进馆档案实体，检查进馆档案的齐全性、档案保管价值确定的准确性、保管期限和密级调整的一致性以及存在问题的解决情况等。

参考文献：

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[2]马帅章，桑毓域.宏观鉴定下档案鉴定主体的组织与职能探析——以荷兰、加拿大、澳大利亚为例[J].档案管理，2012（6）：18-20.

[3]王京萍，佟桂明.对中央和国家机关拟移交档案鉴定工作的思考[J].中国档案，2011（1）：52-53.

作者单位：国家海洋信息中心（中国海洋档案馆）