浅析高校学生档案管理及其信息化建设

刘岩

摘  要：高校学生档案管理是高校管理的重要组成部分。文章从高校学生档案管理存在问题的分析入手，提出了完善学生档案管理的主要对策，展望了高校学生档案管理信息化建设的前景和基本途径。

关键词：高校学生;档案管理;信息化

中图分类号：TP911      文献标识码：A      文章编号：1006-8937（2015）35-0075-02

高校是把青年培养成为社会主义建设者和接班人的重要机构，承载了国家富强和民族复兴的重任。要想培养好学生，就必须建立良好和完善的学生管理制度，而其中学生档案管理恰恰容易被大家忽略，甚至有些档案管理人员自身就存在一些错误认识，从而实践中会产生一些问题，最终影响了高校人才的社会输送和人才的合理有效配置。所以，高校档案管理是高校综合管理的重要一环，是高校培养社会人才方式方法的重要体现，关系到每一个大学生的成长成才，需要高校从教育战略的高度对学生的档案管理进行统筹规划，不断推进相关工作的信息化进程。

1  档案管理存在的问题

①规范性不足。高校学生档案的建立是一个逐步形成的过程，所以每一个建档和信息整理环节都要规范操作，比如基本信息的录入、各种资格的审核、考试考核成绩整理、毕业审核及相关资料报批和各种资料归档等。但是，实践中由于学生档案最初是比较零散的，加之工作人员对档案资料的重要程度认识的不足，档案工作和归档内容存在不规范不严谨的状况，有些档案的保存方法也缺乏科学性，有的还存在表格前后不一、资料缺失和档案资料五花八门等现象。

②环节安排不健全。档案是学生在校园里生活和成长的记录，是教师走进学生生活和学习的重要方法，档案只有实现了转动，教师才能通过借阅、查阅等方式实现对学生情况的把握。但实际上，许多高校档案材料往往以散落的形式存在着，没有科学合理地进行整理和归类，导致有些学生档案看似挺厚实而实际上没有发挥其应有的作用，往往成为闲置的摆设物。这样，就无法使档案实现查阅、借阅、送达，教师通过档案了解学生的途径就会丧失。

③体制机制不健全。高校学生档案管理看似一项单一的工作，但涉及的内容庞杂，关系到的部门也多，关乎每一位学生的切身利益，因此，高校学生档案管理应该说是一项系统工程，必须有完善的制度体系作保障。但是，目前许多高校缺乏完备的体制机制，有些高校甚至基本的管理制度都没有建立起来，相关单位与档案管理部门、教师与档案管理人员等，相互之间沟通渠道不畅通，没有合理的制度设计保障沟通的实现，缺少具体的原则、标准和相关规定，从而使学生的档案资料长时间里处于散乱状态，往往导致学生信息资料不能及时归档，有的还会造成学生档案遗失和遗漏等严重后果。

2  完善档案管理的主要对策

①完善制度建设，整体提升档案管理水平。对于高校学生档案管理来说，制度建设是根本，一套行之有效的档案管理制度是做好档案管理工作的首要前提。完善高校学生档案管理制度，就要从学校和学生实际出发，构建一套包括信息资料收集、档案交接、科学录入、完整送达等在内的制度体系。一是建立科学有效的信息资料收集制度。要本着对学生高度负责的态度，制定具体可操作的制度，有利于收集学生入学、考核、测评、毕业等环节中产生的相关资料。要保证资料的真实性完整性，决不能马虎大意，粗制滥造，避免将来给学生造成伤害和损失。二是建立严格的档案交接制度。档案交接看似一个常规性动作，但实际中却很容易出现错交、漏交的现象。所以，必须建立档案资料转交制度，使档案交接工作有章可循、有法可规，避免档案交接工作因为档案管理人员的变动而出现一系列问题，防止出现未对资料登记、分类、造册就交接的情况;三是制定档案录入的规范标准。对学生档案进行按期录入，是高校学生档案管理工作的基本要求。比如对学生考试成绩、实践考核、奖惩情况等信息的及时录入，会涉及到学生的切身利益，必须予以重视。要建立规范的学生档案信息按时录入制度，形成责任追究，对不能按时录入学生资料信息造成重大影响的进行惩处。四是建立科学合理的送达制度。学生档案的送达工作是一项及其重要的工作，做不好就会直接影响学生的就业等选择，甚至造成不可挽回的损失。因此，必须建立一套完善的档案管理送达制度，及时将学生档案送达学生所在单位，或经过学生同意，将档案移送给人事代理部门。

②以问题为导向落实责任，扎实推进管理工作迈向新台阶。责任无处不在，存在于每一个角色。高校学生档案管理工作必须明确责任，使工作人员有责任担当，只有这样才能真正做好学生档案管理工作。落实责任就要以问题为导向，哪里有问题就解决哪里的问题，哪里有问题就落实哪里的责任。比如档案管理中的制度有问题就要完善制度，就要针对制度完善把责任落实到具体人员，谋划制度建设工作。要落实学生档管理过程中的监督和问责，明确每个工作人员的工作职责，使工作人员明晰权力义务，扎实推进档案管理工作创新，切实保证学生信息资料的归档和整理质量。

③加强培训，提高档案管理人员的能力。档案管理既是一项体力工作，也是一项智力工作，不仅需要工作人员的耐心，更需要工作人员的工作能力。要通过集中或分散的方式不定期地对档案管理工作人员进行培训，通过培训不断提高工作人员的档案管理意识和能力，增强他们的责任意识。同时，对档案管理人员应当加强与学生沟通能力的培训，提高他们和学生联系的技巧，获得正确有效的信息资料，避免出现信息错误。

④加强档案管理宣传，提高学生的档案意识。档案是学生的档案，应该是学生最为关心的。但是，绝大多数学生对自己的档案材料没有或是缺乏科学的认识，往往导致一些数据的填写出现错误，损害了自身利益。所以，高校要与时俱进，转变观念，更新管理意识，勇于实践，勇于创新，给学生宣传一些档案管理知识，或者是开办一些档案知识性的普及班，让学生们了解认识档案的重要性，提高他们填写信息的准确性和科学性。

3  高校学生档案管理的信息化

3.1  高校学生档案管理信息化的意义

高校学生档案管理的现代信息技术的使用越来越表明，实现档案管理的信息化在推进教育教学资源的充分利用、提高高校学生日常管理的规范化、有针对性地解决教育中的问题、更有效地培养社会人才等方面发挥着越来越重要的作用，相对传统档案管理模式，显示出了明显的工作优势，不仅能够方便快捷地实现校内教育资源的传送和配置，而且还可以实现与其他高校之间在信息方面的互联互通，及时学习先进经验，促进学校工作水平和办学水平全面提高。

3.2  高校学生档案管理信息化的途径

一是要确定高校学生档案管理信息化的标准。高校必须要从学生和学校发展实际出发，站在有利于大学生身心发展和成长长材的高度，设定科学合理的可操作的实现档案管理信息化必须具备的条件和标准，这个条件要与信息技术发展保持同向变化。目前来说，高校应该按照相应的标准购置配备技术设备，设置相应的岗位，实现档案信息化管理的专职化。高校要开展有关信息化建设宣传，在档案管理人员中普及信息技术知识，使他们明确相关标准。要建立专门机构，成立标准制定领导小组，实现各部门之间与档案管理部门的协作。

二是建立和完善高校档案管理数据库。现在来看，许多高校的档案管理信息化还是体现为一个起步状态，有的高校虽然有些成效，但总体来说，档案管理信息化程度偏低，究其原因的关键就是缺乏科学的数据库。这种情况下，高校必须首先加快数据库建设，从而才能把先进的技术运用到对档案资料的管理中。

三是实现办公自动化，提高档案管理业务水平。办公自动化是实现高校档案管理信息化的基本形式和内容，因此，要真正提高高校档案管理水平，就要从配置计算机开始做起，围绕档案管理相关内容设置最优计算机网络系统，切实提高高校档案管理水平。

参考文献：

[1] 胡有红.浅析基层电大学生学籍档案管理[J].湖州职业技术学院学   报，2010，（2）.

[2] 王维娜.中央企业档案工作评价信息系统的创新与实践[J].中国档   案，2013，（10）.