Excel整理重复数据记录的方法

2015-05-30马红旭

中国新通信 2015年19期

马红旭

【摘要】文章讨论的问题是对具有庞大数据量的Excel电子表中出现的重复记录，提出了有效的标记和删除办法。

【关键词】 Excel重复数据记录标记删除

引言

在对数据量比较庞大的Excel电子表维护过程中，我们以管理学校学籍数据信息为例，经常会遇到这样一个问题，就是需要查找出同一个工作簿内多个不同工作表中，学号、姓名或者其它字段相同的重复记录。要求先把它们显示出来，然后再用人工或自动方法进行删除。由于数据量很大，人工查找删除又费时费力，而简单合并成一个工作表又有可能造成数据混乱，所以，这里我们将给出Excel整理重复数据记录的方法。

一、Excel数据源备份

为防止数据丢失，可以先插入若干工作表，复制数据源所有数据在这些表中，使数据源得到备份。

二、查找、标记重复记录

打开工作表数据，我们可以根据电子表中每个字段名，逐列排查重复记录。这里以检测A列为例，首先在A列右侧先插入一列，得到B列作为标记列，然后在B1單元格中输入公式：=IF（ROW（）=MATCH（A1，A：A，0），1，”重复”），函数MATCH的作用是对整个A列（A：A）进行查找，如果第一次查找到A1值，则使对应B1单元内容等于1，如果是第二次或第N次查找到A1值，则在右侧B列标记列对应单元中写入“重复”字样。

然后按照记录个数需要，向下拖动B1单元右下角的复制句柄，使B2、B3…Bn得到相应的值，Bn单元格中公式内容为：=IF（ROW（）=MATCH（An，A：A，0），1，”重复”），其中An依次代表A1到An单元的值。

而公式中A：A表示检测整个A列，这里应该注意A列数据应尽量不为空。如果是A列某一段区域，用户还可以根据需要自行修改，比如写成A2：A10，表示只检查A2到A10单元的数据有没有重复。

这时再仔细观察新的标记列B列所有数据，它们的值分别为1或者“重复”字样，具有“重复”字样的记录，就是我们标记的多余重复记录，稍后需要用户删除。

当然，我们还可以使用COUNTIF（）函数，在B1单元格中输入公式：=IF（COUNTIF（A$2：A6，A6）>1，”重复”，1），再依据A列记录个数的需要向下拖动B1单元格右下角的复制句柄，同样可以达到查找、标记重复记录的目的，这两种标记方法既简单又非常有效。

三、删除带有重复标记的所有记录

经过上述处理之后，所有多余的重复记录就都被我们标记出来了，接下来的任务是把所有带“重复”标记的记录删除。由于手工删除工作量可能太大，又容易出错，所以这里我们启动vba，运行如下程序，让计算机对默认工作表sheet1自动完成删除多余记录的任务。

Sheet1删除重复记录程序代码如下：

Subrt（）

DimiAsInteger

Fori=10To1Step-1i初值可以取其它值

IfApplication.WorksheetFunction.CountIf（

Cells（i，2），”重复”）ThenRows（i）.Delete

‘查找同行B列中等于‘重复值，找到则删除该行记录

Nexti

End

另外，稍加修改上述程序，我们就可以对同一个工作簿中其它张工作表（以sheet3为例）中的重复记录，进行相同的删除操作。该程序中还考虑到个别复杂情况下，用户有可能对工作表中若干列都进行过重复记录标记工作，其中某几列同时做过标记才能删除，这里用户只需要修改if语句中逻辑表达式即可完全任务。至此，工作表中所有多余记录都被删除，最后删除标记列B列。

程序代码如下：

Subrt（）

DimiAsInteger

Fori=10To1Step-1循环

IfSheet3.Cells（i，4）=”重复”AndSheet3.Cells（i，5）=”重复”ThenSheet3.Rows（i）.Delete

‘查找sheet3中同行第4列和第5列同时等于“重复”字样，找到则删除该行记录

Nexti

EndSub

四、综述

利用上述方法，我们把Excel所有重复数据记录找出并删除了，问题得到解决，该方法省时省力，安全高效，对于大型工作表数据维护的意义非常重大。

参考文献

[1]谭浩强等编著.VisualBasic语言教程[M].北京：电子工业出版社，2000.10