浅谈如何加强档案管理工作

作者简介：陈洁（1965.10-），男，汉，四川眉山人，中技学历，档案助理馆员，眉山市房地产管理局，研究方向：档案管理工作。

摘要：档案管理作为一种知识管理，工作虽繁琐枯燥，但在社会发展中表现出来的重要性却越来越明显。面对新时期档案工作的需要，如何加强档案管理，使之更加规范化、标准化、制度化、现代化，实现管与用的科学结合，促进档案管理工作与经济社会的协调发展，是当前档案管理部门面临的新任务、新挑战。

关键词：加强；档案管理；工作

一、高标准做好档案管理，实现管理工作“四化”

（一）制度化。档案种类和载体的多样化促使管理方不断改革创新，科学管理，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。一是重视档案工作制度建设，建立相应的管理规定，使档案管理工作做到因地制宜、灵活有效。如：市房管局档案室制定了《档案工作岗位责任制》、《文件材料归档制度》、《档案保管制度》、《档案查阅审批单制度》等10大制度，坚持制度上墙、制度归档、严格遵守，定期检查。二是安排专人负责管理，档案管理工作成功与否关键取决于人，因此在配备档案管理人员时，要把那些有较强责任心、事业心和高度保密意识的同志选拔到档案管理岗位，确保档案的完整与安全，这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。三是加大督促检查，确保档案保管工作有条不紊、完好无损，无损坏、无遗失、无被窃现象发生，档案整齐规范，有章可循，有目可查，促进档案管理工作的提档升级。

（二）信息化。档案数量的宠大给保管和提供利用带来困难，管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有创新管理方式，实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。一是完善电子档案。利用计算机等现代化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果。将所有房产电子档案输入到微机中，利用计算机人工立卷，然后按类别将所属条目的内容打印出来。作为以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，查阅时只要输入所要查阅的档案名，就能在最短的时间内调出所要查阅的档案，极大的方便了利用者，大大提高了办事效率。二是掌握管理技能。电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位边工作边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己成为信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

（三）开发化。档案开发利用已成为社会不可或缺的信息资源，也是为社会主义事业服务的宗旨得以实现的直接手段。一是加强基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。二是加强档案保管。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用，这是加强档案管理的一项重要措施，同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。三是加强需要预测。随着改革的逐渐深入，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用。

（四）公开化。一是在全面实现档案管理信息化的基础上，借助工程建设，将档案信息实行网上公开，发挥档案的社会效益。二是加大档案的法制宣传力度，宣传形式要丰富多采、不拘一格，可以采取电话讲座、发放宣传单、召开座谈会等多种形式，宣传档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义，强化全社会的档案意识和安全意识，营造人人关心档案管理工作的强烈氛围，形成全员重视、齐抓共管的良好局面，为依法治档营造良好的社会环境。

二、档案管理中存在的问题

（一）归档文件不齐全。经办人员归档意识淡薄，造成许多应归档的文件材料未及时归档。如：一些重要文件材料的原件被相关单位收取却没有及时复印备份存档、一些重大活动没有照片或录像、上报上级的报表未留底稿、有电子文件的纸质文件归档了，电子文件却没有归档，专业性较强有文件材料 不需要归档，应该由自己部门留存保管等。

（二）归档制度落实不到位。有些单位尽管对归档制定了详尽的制度，但是却未严格按照制度执行，使得制度成为一纸空文。档案管理部门碍于情面，未对不认真执行归档职责的兼职档案员和部门进行考核，导致许多应归档文件材料一拖再拖，长时间得不到归档，最终遗失。

（三）兼职档案员队伍不稳定。做好单位材料归档工作，需要兼职档案员队伍的相对稳定并具备较好的政治、业务素质和良好的职业道德修养。轮岗频繁，流动性较大，单位档案兼职档案员经常发生变动，导致一些新上岗的兼职档案员对本单位的归档范围和归档文件材料的要求不甚熟悉，档案室工作人员需要经常对新上岗兼职档案员进行业务指导。

三、下一步的建议意见

（一）加大宣传力度，提高归档意识。通过不定期对兼职档案员进行培训或定期会议等形式，向所属单位档案分管领导及兼职档案员宣传《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及上级制定的档案管理相关的文件法规精神等，提高兼职档案员的归档意识，使其明白有价值的文件材料不是属于经办人员个人的，而是属于单位的，档案具有资产属性，是单位无形资产的一部分，任何人不得据为己有或拒绝归档，不按照相关规定将其归档是一种违法的行为。

（二）健全归档制度，强化执行力度。单位对于文书档案、基建档案、科研档案、会计档案、实物档案、照片声像档案、电子文件以及其他专门档案要具体规定每种档案的归档范围、保管期限、归档程序、归档要求、归档时间以及不按时、按要求归档的考核处理办法，明确档案工作职责和任务，使涉及归档工作的各个方面都有章可循，有据可依，从而形成有利于归档工作持續发展的长效管理机制。应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责，对违反制度规定不按时归档和归档文件材料质量低劣，不符合要求的部门和个人要按照制度进行考核，不能使制度成为一纸空文。

（三）加强监督指导，确保落实到位。每年初可以针对做好年度文件材料归档工作发文、明确归档范围、归档质量、归档时间、归档程序等相关事项，每年底对当年的归档工作进行统计、总结通报。对归档工作中做出成绩的所属单位或个人可以给予表彰和奖励，对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。档案室工作人员应对单位活动中产生的文件材料做到心里有数、方能有的放失，做好活动结束后资料的归档跟踪。严格把关。每年初将上年度归档的收文、发文、合同与收发文登记薄、合同章用印登记薄等对照、检查有无未归档文件材料，在归档中对每份文件材料都认真检查，避免“错”、“漏”、“重”，以及没有查考利用价值的文件材料也拿来归档等现象发生。

总之，做好档案管理工作，可以使档案在为国家建设创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。因此，必须全力做好档案管理工作，为社会进步，经济发展提供更科学更有效的档案服务。档案管理工作者要不怕麻烦，不怕得罪人，要摆脱陈旧的思维模式，敢于创新，主动积极地结合单位实际情况多想办法，只有这样，才能使单位有查考利用价值的文件材料完整、齐全地归档，更好地为单位的经营、管理、生产等活动服务，充分发挥档案应发挥的作用。（作者单位：眉山市房地产管理局）

参考文献：

[1]安小辉《论档案信息化管理的重要性》，《齐齐哈尔大学学报》2010年1期

[2]崔穗旭《档案信息化建设进程中应注意的几个问题》，《广东档案》2007年第1期

[3]陈作明《科学技术档案管理学》，北京：档案出版社1998年。

[4]姜之茂：档案人员上岗必读，中国档案出版社2007.05

[5]孟卿，浅谈如何提高档案归档率，科技与经济2006，（2）