材料采购供应管理创新探讨

刘代顺

摘要：本文基于传统材料采购与供应管理方面存在的问题，从信息化的角度提出建设电子物资管理网的创新策略，具体介绍物资网材料供应与管理流程，并围绕物资需求计划、标准化仓库建设、产品质量等工作，对加强材料采购供应管理的方法进行深度剖析，目的是最大限度地节约材料成本，擴大经济效益。

关键词：材料 材料 创新 采购管理

采购是企业开展工作的首要环节，是现代物流链中的一个基础环节，也是企业进行生产经营活动的开始。它的管理状况关系着整个物流链的进程，关系着企业最终产品的质量。比如材料采购成本下降不仅体现了企业现金流出的减少，而且直接体现在成本费用的下降、利润的增加，企业竞争力的增强。由于材料成本占生产成本的比例较高，控制好材料采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。因此搞好公司的采购管理工作对整个公司的生产活动的进行至关重要。

1 传统材料采用供应管理的方式与不足

传统的材料采购供应管理系统，计划、采购、货款支付全部由一个科室负责，管钱、管物、管事集中运行，权力过于集中，很容易发生倒挂账、走账、泄露商务信息、违规处理材料等违规现象。另外，由于材料供应管理环节，没有一套严格的材料采购与管理计划，或因计划失误，导致编制标准与技术规范书不一致。这些问题的出现严重影响了材料采购管理质量。

2 创新物资采购与供应管理方式

2.1 建立电子商务网完善采购管理流程

为不断提升企业的材料管理规范化水平，应该全面推进材料网上交易，把用好、管好、维护好物资商务网作为当前材料管理工作的重要任务；突出精益思想在材料采购环节的运用，持续优化采购流程；探索建立供应商管理体系，进一步夯实材料采购供应管理基础。物资电子商务网使材料供应与管理上线运行，统一交易、统一监管，以此构建统一信息服务的网上平台。

具体来讲，企业应将物资电子网当做推进精益采购的切入点，成立由材料供应部牵头、多部门共同参与的试点运行工作小组，编制《物资网系统使用权限分配表》，按照物资网的主要功能模块设置，分为工作群组管理、账号管理、商品管理、合同管理、专卖计划管理、非专计划管理、合同履约管理七大类，各大类分别细分具体的操作内容，并逐一确认每个人的操作权限许可范围。建立了运行日报、周记制度，围绕“抓落实、重实效、促精益”的要求，不断优化采购管理模式。

为了大范围推广物资网电子操作模式，需要结合行业特点，编制个性化操作手册。结合各岗位人员操作技能水平不尽相同的实际，在物资网操作手册基础上，按岗位特点分解编制，进一步细化操作手册，使各岗位人员尽快掌握操作流程。

及时跟进，分类指导。根据材料供应与管理工作要点，各单位的材料采购要尽量在物资网交易。在物资网上各单位将面对更多的供应商。一般来说，供应商大致分为两类：一是占大多数的具备旧版物资网使用经验的用户；二是初次注册毫无使用经验的用户。根据供方用户使用经验的不同，企业要主动换位思考，强化服务意识。一方面，重新编制针对供应商的操作手册，方便各供应商学习操作；另一方面，考虑到供应商数量众多，仅靠“推广用户”很难及时解决他们提出的所有问题，因此主要业务人员也要参与对供方答疑解惑的工作，使之尽快适应物资网升级后的操作并感受到便利性。

物资网材料供应与管理流程如下：

2.1.1 计划上报。年度材料采购计划制定完成后，在物资网统一提报，然后严格按照年度采购计划开展采购业务、控制采购进度。

2.1.2 协议签订。在物资网上合同签订模块采用了协议加订单模式。其中，对专卖品，按照国家局批准下发的专卖计划签订协议；对非专卖品，根据年度材料公开招标结果拟定协议，协议明确本年度卷烟材料供应企业、数量和价格。对于非公开招标的材料也根据采购计划签订协议，明确材料供应企业、数量、价格以及采购方式。

2.1.3 订单执行。协议生效后，在企业内部的ERP系统中根据生产实际需求创建采购批次订单，材料管理部门和供应企业进行订单协作，供应企业按照发货实际情况在物资网创建协议下的采购订单，材料供应部门对订单进行确认。采购订单和协议相互关联，订单只能根据协议生成，保持卷烟材料价格和供应数量的一致性，便于规范采购。

2.1.4 到货确认和结算录入。在ERP系统中进行到货确认，并和供应商进行结算，结算的基础是物资网上的采购协议和订单。结算完成后，将到货确认和结算反馈信息录入物资网，保证数据的完整性和一致性，实现采购业务的完成。

2.2 实现系统有效对接，提升规范化水平

物资网上线运行之前，公司一直基于自身建立的ERP系统进行材料网上交易，并积累了一定的电子商务基础，形成了一定的交易规模。如何既按照要求实现所有材料在统一的平台上交易，又立足自身实际有机融合原有网上交易流程与现有物资网交易流程，是摆在企业面前的重要课题。为此，企业成立物资网运行管理小组，精心谋划ERP系统和物资网的有效对接，努力保证交易安全平稳、流程顺畅便捷，提升采购管理的规范化水平。

首先，完善卷烟材料分类及统一标准。按照行业材料分类标准，对ERP系统的材料重新分类，以保持和物资网分类的一致性；重新建立统一的材料物料编码和物料描述规范，保障网上交易材料编码和描述统一。同时，按照物资网上各种材料物料属性分类，在ERP系统中也进行相应规范定义，便于数据统计的一致性。

其次，修改采购业务流程。进一步规范梳理并整合采购业务流程，统筹考虑ERP系统包含财务模块的特点和物资网交易直观便捷的特点，将ERP系统作为结算平台，将物资网作为材料采购计划管理、协议和订单管理的平台，使整个业务流程完整、顺畅。

第三，加强使用操作培训。为保证材料网上交易的顺利开展，应该分别组织相关业务人员、材料供应管理人员和供应商企业人员参加现场培训，保证操作人员熟练掌握物资网操作方法。

第四，权限划分。将材料供应管理人员、业务人员岗位职责与物资网使用人员的权限进行对应，把使用权限分配到个人。结合物资网使用USB-KEY数字证书和用户名、密码进行身份识别认证的特点，严格做好USB-KEY发放，对通过国家局经济运行司审批后正式成为物资网用户的供应企业进行USB-KEY发放。

3 强化监督职能，提高材料采购供应管理成效

围绕材料供应需求计划、标准化仓库建设、产品质量等工作进行深度剖析，对采购计划准确及规范指标、仓储资源管理指标等劣势落后指标，积极制定改进措施，加大指标过程管理，确保优势指标保持，劣势指标改善。严格审查，加强材料供应需求计划管理，加大设计深度，从源头把关，尽量避免因计划失误造成的编制标准与技术规范书不一致有偏差的问题。项目科室科学合理制定工作计划，尽量避免不按计划要求到货问题。加强自主抽检，通过自主抽检成绩促进该项指标提升。定时检查维护ERP系统中数据，及时上报特殊业务，确保在规定时间内按时完成到货操作。加强工作督导检查，扎实推进标准化仓库建设。针对不同情况优化调整工作方法，在满足标准化要求的基础上尽量利用现有库房、货架，最大限度地节约建设资金。

4 结语

为规范、高效地为企业经济建设和生产运行提供专业、优质的物流供应服务，紧密围绕经济建设和生产需要，企业应该在充分调查研究的基础上，结合企业材料采购与管理的实际情况和要求，基于现代物流的发展趋势和理念，打造高标准、一流的物资仓储中心，全面促进材料供应与管理一体化建设，实现材料的统一快速供应调拨，满足生产需要。

参考文献：

[1]袁红英.企业材料采购的内部控制探讨[J].现代经济信息，2014（08）.

[2]付玉民.论如何加强国有企业物资供应工作[J].企业导报，2013（24）.

[3]韩德峰.浅析物资采购管理与监督[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2010（04）.

[4]张永文.企业物资采购效益审计初探[J].价值工程，2010（18）.