浅析当前形势下如何做好国土资源档案管理工作

毕丽艳

[摘 要]在当前档案管理工作数字化的管理趋势下，国土资源的业务档案也实现了数字化。数字化档案管理有利亦有弊，然而，档案管理的数字化信息化又是档案管理发展与进步。利用数字档案管理国土资源的相关业务信息就要充分发挥数字档案管理的优点与长处，克服其的缺点，将国土资源基于数字化的档案管理工作推向制度化、规范化与系统化。

[关键词]数字化档案管理；管理效率；信息化管理

基于数字化的档案管理工作是指利用信息技术将档案信息转换为数据信息，并进行存储、传输、共享以及销毁的管理过程。数字化档案管理是档案管理信息化的产物，信息化技术普遍应用的时代促使档案管理要实现信息化，档案信息要实现数字化管理必然要依赖于信息技术的发展。然而，数字化档案管理虽然是科学进步的表现，适合社会发展现状，但是它本身也具有一些缺点。那么，数字档案管理工作应做到扬长避短，即数字档案的优点充分利用，而将电子档案的缺点克服掉。

一、基于数字化档案管理的优点

1.提高了档案管理效率。档案的管理工作主要包括归档、验收、保管、提供利用等内容。传统的纸质档案在进行管理时，每一项工作的完成都必须通过人工，手动的查找，然后记录，并手动的归位存档，当领导查阅时，也主要以人工操作为主，档案的管理效率极低。国土资源的业务工作较多，因此，档案的数量的也较多，复杂程度也较多，管理工作就变得异常复杂，因此，传统的档案管理方式具有管理效率低的缺点。而电子档案管理依托与信息技术，无论对档案进行哪些工作，只需要在系统中点击相应的按钮即可，其管理效率大大提高。

2.丰富的档案管理的类型。传统的档案管理只能保存纸质文档，纸质文档对于信息的存储具有很大的局限性。而基于数字化档案管理系统可以实档案管理类型的多样化。国土资源业务方面的很多档案可以是Word文档，如果再加上图像、图形、音频、视频等类型，信息的保存就更全面了。对于比较重要的国土资源信息，丰富的信息类型所起到记录效果也是不同样的，音频、视频对信息的描述也是不一样，显然比纸质文件保存的信息更具有说服力，更有保存价值。

二、电子档案管理的缺点

1.存储时间短，容易被破坏。数字档案管理系统存储的都是电子档案信息，而这些电子档案信息存储在存储器上，存储时间与传统的纸质存储时间相比短很多。纸质的档案信息存储，如果不发生火灾等意外事故，注重档案室的防潮、防虫等环境因素，保存期限长达几十年甚至上百年。然而电子存储器中光盘的存储时间理论上只有20年，并且它有存储还会受到磁场等因素的影响，容易被破坏。而存在硬盘存储器上的信息却有可能由于操作的操作不当而被删除。

2.保密管理的难度加大。档案信息的管理一项的重要职责就是要不能泄露一些档案信息。然而，电子档案有些是存储在电子存储器上，而有些为了使用方便可能只是存在档案管理人员的电脑上。有规范的档案管理系统还可以有效的实现档案的保密工作，如果没有档案管理系统，或者是档案管理系统的权限设置存在问题，那么，档案信息的保密工作就不易实现。对于国土资源的业务信息来说，它是具有一定的保密级别的，这就为基于数字化的管理系统提出了规范、安全管理的更高要求。

3.依赖于计算机系统实现。基于数字化的档案管理系统是信息技术的产物，它也必须依赖于计算机与网络上才能实现相应的管理。那么，这就意味着它不能脱离计算机与网络来进行工作，这就要求国土资源数字化档案管理系统的实现要具备较好的计算机硬件条件和网络环境，还要有熟练运用计算机技术和网络技术的专业人才，实现档案信息的查询与调阅可以在计算机网络上的管理，因此，计算机系统的性能就必须是可靠的，网络系统的安全性也要符合档案管理的要求。虽然电子档案是借助于计算机技术实现的，但是这种完全依赖于计算机的做法也是它的缺点。

三、基于数字化的国土资源业务档案管理工作如何扬长避短

1.存储制度应扬长避短。对数字档案进行管理时，要充分的发挥数字电子档案易于存储，可以实现多处类型文件的存储并且存储量大的优点。而要克服掉存储时间短，数据容易被破坏的缺点。可以建立一个完善的数字档案存储制度，将国土资源的业务相关信息的数字档案分成几个存储等级，再按存储等级的不同分别备份多个文件，送交不同部门进行管理。对于已经存储的信息要定期进行检查，如果出现数据读取错误，一定要及时的采取补救方法，建议一些比较重要的档案信息还要保留原有的档案管理方法，就是采用纸质档案备份的方法。数字档案的存放也要定期的进行检查，除了基本的检查外，还要对磁化环境进行检查。

2.保密管理应避短。数字档案的保密管理是其管理内容的一大难题。由于采用数字档案管理方式，很多单位都会将大量的信息进行存储，大量的、数量繁多的信息进行管理起来十分不方便，如果没有信息管理系统的使用，其保密性必然受到影响。加强电子档案的保密管理，首当其冲的就是建立数字档案信息化管理系统，设置系统访问权限，还地专机专用。其次是要制定严格的查阅制度，对于越权查阅的行为坚决的制止，并根据情节严重与否提高批评建议。

3.档案中的管理内容要适宜。数字档案的管理数量较大，可以管理的文件类型也较多，这是档案管理的优点，但是不能将所有的数据不做甄别与挑选，一股脑的存储在计算机或存储器上。对于国土资源的业务信息而言，如前面所述，存储的内容多、全面有有利的一面，但是也要依据一定的规则，数字档案的管理内容也要做到适宜，既内容要具有存储的价值，数量也要适宜，无论信息社会如何发达，电子存储容量也是不断扩充，但是总不能把所有的过去全部记录下来，总不能把工作中的一切都记录下来。因此，档案内容的选择工作还是必须要进行的环节。

4.档案的销毁工作要规范。数字档案信息如果存储的不好，容易被破坏，或丢失，但是这不能作为一些工作人员工作失误的理由，更不能成为一些人销毁信息的借口。数字档案的销毁工作一定要规范，制定出严格的档案销毁制度。要以档案主管部门的指导性文件和本单位的文件销毁制度，由档案管理部门组成的鉴定小组做成鉴定。

四、结语

国土资源的档案管理实现数字化是众多单位面临的一个共同的議题，上面分析的数字档案管理的优点与缺点，也是众多档案管理工作中都会遇到的问题。基于数字化的档案管理虽是社会档案管理的必然趋势，但是，适应发展趋势的情况下克服其缺点，才能利用好信息技术，让信息技术为我们的工作与生活服务。

参考文献：

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[2]袁少琼 .加强数字档案管理工作的几点思考[J].科技与企业.2013（1） .

[3]郑宇蕾 .新形势下数字档案管理存在的问题及对策[J].赤子.2013（1） .