图书出版企业ERP系统的应用研究

崔媛媛

摘要：在经济快速发展，信息管理不断升级的今天，出版企业的信息化建设也被提上了日程。中央广播电视大学出版社有限公司（以下简称“电大出版社”）成立已有30余年，主要经营国家开放大学教材教辅的出版，近年来也在尝试开拓社会图书的出版业务。在经历了快速发展之后，要想在业务上更上一层楼，优化业务流程是必不可少的，管理水平就要跟得上，业绩考核就要跟得上，成本控制就要更加细化，单书成本核算的实时性和准确性也迫在眉睫。ERP系统集中体现了先进的管理思想和管理理念，诸多出版企业开始舍弃局部化信息系统，着手引进全套出版业务ERP系统。电大出版社在充分考虑了ERP系统在出版企业的应用性，及信息建设的重要性后，决定引进用友ERP系统，并全力保障ERP系统的前期培训、数据准备、平稳过渡。现阶段电大出版社的编务、印务、人力资源等模块已经正式运行，财务、发行等模块采取新旧系统并行的方式。文章以电大出版社为例，从ERP系统在出版企业应用的必要性入手，对ERP系统在图书出版企业应用的范畴、应用的准备工作、实施ERP项目可能遇到的风险及解决方案等方面进行论述。

关键词：ERP系统;图书出版企业;上线准备;风险防范

一、ERP系统在出版企业应用的必要性

（一）ERP系统具有较强的整合性

ERP最大的特色便是整个企业信息系统的整合，比传统单一的系统更具功能性。出版企业的业务也是多板块的，总编室、编辑中心、印务中心、营销中心、计划财务部、人力资源部等，各个部门都分别使用了独立的信息系统，信息分散。而ERP系统可以在一个系统里满足上述所有部门的信息化管理，每个部门都有单独的模块，而每个单独的模块又可以有接口衔接，把所有的模块串成企业的业务链，从而可以优化出版企业的业务流程，实现内部数据的集成与共享，加强计划性的同时提高灵活性，也有助于提高出版企业的运营效率和管理水平。

（二）ERP的模块设计极具弹性

ERP采用模块化的设计方式，使系统本身可应企业需要新增模块来支持并整合，提升企业的应变能力，不必因为新增业务板块再增加新的系统。

（三）ERP强大的数据存储功能

ERP将原先分散在企业各独立系统的数据整合起来，使数据得以一致性，并提升其精确性。出版企业各部门都有独立的信息系统，在数据衔接上容易出现同一本书的代码不同、查找不便、数据不准、多方数据不一致的情况。而ERP作为一个整体系统，则要求总编室、编辑中心、印务中心、营销中心、计划财务部、人力资源部等各部门的基础数据必须统一，从根本上消除了数据孤立和未来应用中的重复劳动现象。

（四）ERP信息应用具有便利性

在整合的环境下，企业内部所产生的信息透过系统将可在企业任一地方取得与应用。因为不同以往系统分散，ERP系统的信息可以在取得相应权限后一览无遗。即使是不在单位，在家里，或者是在外地出差期间，也可以通过互联网，通过用户名及密码登陆本企业的ERP系统，进行相关数据的查询，或是处理相关业务。

（五）ERP信息处理具有实时性

ERP是整个企业信息的整合管理，重在整体性，而整体性的关键就体现在“实时和动态管理”上。一本书从选题到一审、二审、三审，再到排版、印刷、装订，财务中心支付稿酬、组稿费、计入成本，并最终实现单书成本核算，环节很多，以往信息分散，一本书进行到什么程度往往靠口口相传。在ERP系统里，则可以实时看到一本书的最新情况，例如：一本書流转到什么环节了，或者一本书的当前成本是多少。

（六）ERP流程处理具有及时性

ERP管理的关键是“现实工作信息化”，即把现实中的工作内容与工作方式，用信息化的手段来表现。在现实工作中，有的时候各项业务头绪很多，记录不清容易使人头晕脑胀，出错误也就在所难免了，如果统筹做的不太好，工作效率也容易打折扣，上了ERP系统之后，将工作内容与工作方式信息化了，把每一步进度都反映到ERP系统里，一看明了，就能形成ERP管理的信息化体系，才能拥有可靠的信息化管理工具。

二、ERP系统在出版企业应用的对策分析

（一）ERP系统在出版企业应用的范畴

1. 成本管理与单品管理

（1）成本管理应用。出版行业的成本核算具有延时性，主要是由于其特定的结算周期引起的，国内出版业的状况是，很多时候，图书已经销售，销售收入已经确认，而与收入相配比的成本，主要是纸张成本和印刷成本，由于未到结算日期，成本信息缺失，从而导致要进行频繁的成本预估，待实际支付时再进行调整。在传统模式下，出版企业成本核算多采取按定价的一定比例进行估算的方法，与实际成本差距甚远。解决成本核算问题一直是出版企业财务负责人最为重视的问题之一。

（2）单书核算应用。这里说的单书核算是指对单个出版物的管理，要想搞清楚哪本图书赚钱、哪本图书亏损，就必须要实现单书核算;这样才能进行业绩考核，才能搞清楚哪个编辑为出版社贡献大，哪个编辑贡献小，等等。因此，无论是为了出版企业能够优化选题方向，还是为了进行编辑人员、编辑部门的业绩考核，单书核算都非常重要。

（3）单品成本核算应用。编辑中心使用图书生产模块，主要包括建立选题卡片，进行图书基本信息的建立，这是进行单品成本核算的第一步，也是最基础的，之后的稿费、编审费、其他费用等都通过唯一的代码进行记录及传递;印务中心使用出版模块，主要包括建立印次卡片、设计单、发排单、材料出入库、工价、校对费等，按照单品的唯一代码进行记录及传递;计划财务部使用成本模块，对编辑中心和印务中心传递的数据进行复核和记账，分摊各种间接费用，每个月底对所有的单品进行成本结转，得到实时的成本数据。由于是上游到下游的一条龙传递，代码唯一，基础数据不需要重复录入，既节省了时间和人力，又能保障数据处理的及时和准确。

2. 预收账款和应收账款管理

在ERP系统中，营销中心使用发行模块，跟计划财务部的应收预收模块进行衔接，可以更好地管理预收账款和应收账款。用友ERP系统在发行模块和应收预收模块中引用了客商管理，使每一笔预收和应收的款项都有了明确的对象，在做收入冲销预收账款或应收账款的时候明细到了客商，这样在月底、季末或是年末，就可以很清晰的看到款项的归属，不用再人为的进行余额分析了。

（二）ERP系统在出版企业应用的准备工作

ERP系统建设是一项难度系数很高的系统工程，不仅要求人们改变管理理念，在管理方式、管理程序方面都需要发生较大的改变，对于传统企业的管理来说是一场深刻的变革。实施ERP系统工程，我们要重点抓住以下几点：

1. 坚定目标，全员重视

由于建设ERP系统比较复杂，不容易理解，需要投入大量精力，从客观上决定了建设ERP系统必然会遇到较多的困难和阻力。在确定引进ERP系统后，电大出版社领导小组确定了详尽的工作目标及执行进度，进行全员动员，大家积极参与，全力保证ERP系统的建设。通过反复深入的宣传和引导，电大出版社全体员工背水一战，不达目的不罢休。这种氛围的形成，为克服实施中的困难提供了强有力的支持和保证。

2. 科学组织施工，确保进度和质量

（1）加强工作的推进力度。电大出版社ERP建设领导小组对每一阶段的工作都定期召开会议，每次会议都对前一阶段工作推进情况及效果进行总结评价，对下一步工作重点、实现目标做出具体部署，形成了一环扣一环的强力推进态势。

（2）对技术骨干进行培训。从每个部门挑选技术骨干作为ERP项目的联络员，率先对联络员进行培训，使其掌握ERP系统设计思路和操作技能。联络员积极执行推进小组的意图和要求，及时处理实施中遇到的各种难题。

（3）保质保量做好全员培训。由系统开发商、推进小组对相应部门的员工进行培训，使员工素质达到上线要求。

（4）坚持“先上线、后完善”的实施原则。由于从旧系统导入到ERP系统的数据庞大而且复杂，准备工作千头万绪，为保证ERP系统能够按照原计划的进度运行，电大出版社ERP领导小组决定先上线，之后再根据实际运行中暴露的问题进行微调，使ERP系统逐步完善。

（5）各个部门大力支持配合，全力攻关。在ERP系统建设过程中，总编室、编辑中心、印务中心、发行部、计财部等部门全力支持与配合，尤其是发行部和计财部，在上线ERP系统的同时，还保留了以前一直在用的系统，两个系统并行，就是为了保证数据的准确性，充分验证ERP系统的数据，同时可在ERP系统不能解决实时发生问题的同时，保证工作的连贯性和及时性，再多给ERP系统一点时间进行完善，保证了ERP系统按计划推进。

三、ERP系统应用过程中存在的风险与防范

（一）前期准备阶段的风险与防范

1. 选择和设计ERP软件的风险及解决方案

目前，适合我国出版企业的ERP软件很少，各个出版企业的业务流程也不尽相同，所以，大多数出版企业在ERP系统的应用上仍然是走“量身定做”的模式。ERP系统作为一种管理工具，整合了企业的管理理念、业务流程、基础数据、人力物力等因素，因此，出版企业要充分考虑到自身的管理基础、具体需要、人员能力以及实施条件等因素，一旦前期设计存在缺陷，后期很难弥补，严重的话将直接导致ERP系统流产。这就需要出版企业在前期准备阶段，详细梳理各个部门的业务流程，提前做好需求统计工作，每项业务所需字段，以及各项业务有联系的部门之间进行沟通等等。前期的设计一定要全面，也要有前瞻性，避免系统正式上线之后做大的调整。

2. ERP上线前历史数据移植的风险及解决方案

正确的数据移植是保证新旧系统数据正确衔接的必要保障。一旦出现差错或是有考虑不周的地方，会给后续业务处理带来不可预估的风险。要想最大程度上的避免此类风险，首先，要搞清楚出版企业都积累哪些数据，哪些数据要进行移植，提前做好相关准备。有一些数据是各个部门在开展业务活动时都需要的数据，如图书基本信息、部门信息、员工信息、客户信息、供应商信息等，这些数据在整个系统中会被不同部门的人员共同使用，这是保证数据一致性的基础。由于之前各个部门都分别使用了独立的信息系统，所以在数据准备阶段，就需要分析清楚基礎数据以哪个部门、哪个系统的为准。其次，旧系统的数据一般质量较低，也较分散，ERP系统对基础数据的完整性要求比局部信息系统要高，因此，出版企业的各个独立信息系统在向ERP系统切换时，很多数据需要由专人进行处理，以符合ERP系统对数据的要求，提高数据匹配的准确性。

（二）实施过程中可能产生的风险与防范

1. 降低实施成本

大多数ERP系统的实施都超过了预期的成本和项目期限。由于前期对需求的调研不够全面和深入，导致在实施过程中不断加入新的需求，使成本不断提升的风险;或是流程梳理过程中对业务的认识不够充分，没有前瞻性，导致跟账过程中麻烦频出，项目期限不断延长的风险。这同样需要在项目初期做好调研工作，做好长远规划，明确现实目标，把能想到的尽量都考虑进去，对本企业的发展及业务需求具备一定的前瞻性。依据出版企业的发展战略，纵观生产、经营、管理的所有环节，对信息化工作做长远的、整体的安排是必要的。做好各项准备工作，在实施过程中加强和ERP系统开发人员的联系，描述遇到的问题时详尽、清晰，尽量汇总各个部门的问题，一并集中解决，避免重复开发或是开发脱节。

2. 提高计算机系统的安全性

ERP系统不像我社之前使用的系统是在电脑装客户端，而是网页版，方便大家随时随地办公，打破了地域性和时间的束缚，随之而来的就是风险的防控。由于是网页版，只要录入正确的网址，下载相应控件，任何人都能看到本单位的登陆页面，用户名也很简单的使用了姓名的拼音，很容易被破解。一旦有心存不轨的人进入到本单位的ERP系统，账目就被一览无遗，如果被篡改，那就是致命的了。改进方法：配备U盾，就像银行网银系统一样，进行身份验证;或者绑定手机，密码加手机验证码登陆;及时解除离职人员的登陆权限;服务器每天定时备份数据，保存足够的时间。

四、结论

ERP系统的实施对于电大出版社具有里程碑的意义，通过用友出版业务ERP综合管理系统在电大出版社信息化管理中的应用，对以往各业务部门各自为政，相同业务数据存储信息不唯一，有了明显的改善，工作效率明显提高。随着大家对ERP系统的操作越来越熟悉，业务衔接也越来越畅通，实现了想要的档案信息数字化维护、查询和管理，从选题的申报、编辑加工、生产印制、成书入库、图书发行、财务核算等，一系列的图书数据，只要按步骤处理了业务单据，所有需要的信息管理字段，就都存储在系统中了，不仅方便了查阅，而且更准确，梦想多年的单书成本核算不再是遥不可及了。

参考文献：

[1]林华.浅谈出版业务ERP系统实施过程中的数据准备[J].科技与出版，2009（02）.

[2]王俊峰，卞涛.ERP系统在出版行业的应用分析与对策研究[J].合肥工业大学学报（社会科学版），第20卷第一期，2006（02）.

（作者单位：中央广播电视大学出版社有限公司）