采购管理系统的需求及可行性分析

李昌旺

摘要：采购管理系统是一个方便公司以及供货商联系的系统，供单位、公司、超市使用。这是一个记录有关采购信息的系统，一个完善的信息管理系统将极大地减轻使用者工作量，减少出错情况，提高工作率。这个管理信息系统只针对比较普通的应用功能进行介绍，这个系统适用于厂家对采购实现基础信息管理。以下将会具体对系统中个模块的功能和应用流程进行分析和设计。在需求分析一节中将会介绍系统用户对系统的要求，在系统功能描述一节中将会对采购系统的功能进行介绍；在功能模块划分一节中将对功能模块详细划分，对系统中个模块的整体划分有个更加清晰地思路。

关键词：管理系统；工作量；提高；功能模

系统需求分析

1系统边界

采购管理系统是根据厂家对采购信息的管理需要来设计开发的，目标是提高厂家管理采购信息的工作效率，为厂家提供强大的管理支持和查询服务。因为不同厂家对采购信息的要求未必相同，所以系统重点不仅是要具体显示采购的哪些确定信息，而且要增加相应的功能模块，使用户更加方便，快捷，安全的使用本系统。系统主要包括厂家对功能的需求。

（1）采购计划管理

根据生产计划、库存情况及采购规则形成采购计划。

（2）采购过程管理

根据采购计划、供应商选择规则形成采购订单并执行订单。

（3）供应商管理

完成供应商的增、删、改、查等基本功能。

（4）生成报表

根据上述需求可以将采购管理系统划分为以下几个模块，划分结果如下。

1）采购计划管理模块：从生产部门拿来生产情况表单，根据仓库部门库存情况表，经计算自动生成采购计划。

2）订单管理模块：采购计划经过审核生成订单后可以对其进行查询、若原料还需采购可以继续审核后生成订单，若订单生成以后不合理则采购主管可以对其修改或者删除订单信息。

3）采购合同管理模块：合同的增删改查及其状态，从而体现采购流程。

4）供应商管理模块：当收到采购单以后，需确定能够满足此需求的供应商。在这个模块里，先查询数据库中相关供应商，如果数据库中没有合意的供应商，则根据现实信息添加供应商信息，若供应商的某些信息有改动还需对其进行修改，某供应商无法提供合格原料时删除该供应商。

5）入库验收模块：当供应商收到订单并发货时，就进行入库作业。向系统中输入采购后的原料信息生成入库单给仓库部门。

6）生成报表模块：生成订单表，入库表给财务部和仓库部门。

采购管理系统的工作重心：根据生产部门和仓库部门提供的信息和供应商及时联系，适时通知供应商供货，使库房货源充足。

2.系统执行者和用例

采购管理系统只负责供应商管理，订单管理，原料采购等一系列功能，对于企业商品的生产和原料的库存以及使用功能不包括在内。

经上述系统需求可知，采购管理系统有3个执行者，即计划人员，采购人员，供应商客户，采购主管。

1）计划人员：制定采购计划。

2）采购人员：与客户签订采购合同负责监督合同的正常执行，合同执行完毕，设置履约标志。

3）供应商客户：与采购人员签订采购合同，并发送原料。

4）采购主管：参与制定采购计划，审核采购订单。

根据需求分析中客户对系统功能提出的要求，可以找出系统用例。采购是企业主要业务活动之一。为了保证企业采购到合适原料，必须认识了解采购过程，做好采购业务决策，加强对采购过程的监督，确保采购工作的圆满完成。

3.系统开发的必要性

随着企业的扩大，供应商的增加，传统的手工记录或者已有的旧系统已不能满足企业日常需求，而计算机技术的日趋成熟也为开发新系统提供支持，竞争对手给的压力，供应商的需求也会迫使企业进行系统更新，所以系统的开发相互的更替是无法避免也是必需要进行的。

4.管理可行性

采购管理是企业为了达成生产或者销售计划，从适当的供应商，在确保适当品质下于适当的时期，以适当的价格，购入必须数量的物品或者劳务所采取的一切管理活动。采购管理信息系统在取得物品与劳务的过程中统筹兼顾事前的规划，事中的执行以及事后的控制，以达到维持正常的产销活动，降低产销成本的目的。

5.经济可行性

采购系统带来的经济效益是明显的，其最主要的表现就是减少了企业管理费用和人力开支，不仅节省了大量的时间，还为企业的采购决策提供了宝贵的资料，同时可以提高企业的采购效率，从良莠不齐的供应商中挑选出性价比最高的，降低成本并且提高原材料质量，即提高了企业的经济效益。所以说在经济方面，采购系统是完全可行的。

6.技术可行性

该采购系统拥有有好的人机互操作界面，操作人员只需要进行少量的培训，采购系统的功能基本上就能顺利实现。所以在技术上采购系统也是可行的。

7.系统分析

7.1系统层次结构图

8.性能需求分析

根据用户对本系统的要求，确定系统在响应时间、可靠性、安全性等方面的性能要求。

8.1界面需求

1）页面内容：主题突出，站点定义、术语和行文格式统一、规范、明确，栏目、菜单设置和布局合理，传递信息准确、及时。

2）导航结构：页面具有明确的导航指示，且便于理解，方便用户使用。

8.2响应时间需求

无论是客户端还是管理端，当用户登录进行任何操作时，系统应该及时地进行反应，反应的时间在5秒内。

8.3可靠性需求

系统保证在多人同时使用时不死机，用户能正常使用

8.4开放性需求

系统应具有灵活性

8.5系統安全性需求

系统有严格的权限管理功能，各功能模块需有相应的权限方能进入。系统需能够防止各类错误操作可能造成的数据丢失，破坏。（作者单位：天津师范大学）