就深化企业信息化办公系统应用的思考

李东

摘要：伴随着信息化程度的日渐提高，我国众多行业都已经熟练运用了信息技术，而且大多数企业引进了信息化的办公系统，由此可见，网络的介入完全改变了企业传统的办公管理模式，企业信息化办公系统迎来了前所未有的春天。本文就深化企业信息化办公系统应用做以思考，重点研究企业信息化办公系统对企业信息化建设的意义以及系统应用的优化手段。

关键词：企业信息化 办公系统 意义 应用思考 优化手段

企业信息化办公系统是完全区别于传统办公系统的一种新颖形式，其主要是利用先进的计算机技术把企业的办公过程电子化，创建出一个集体共享、信息集成的开放性办公环境，将企业内部所有员工集中在一起共同办公，旨在将办公过程和结果信息化、自动化与效率化。如果想要实现这一目标，企业就必须应用先进的信息化办公系统，并且熟练掌握系统的每一处内容和每一步操作，从而提高企业自身的办公效率，增强企业自身的综合竞争力。

1 企业信息化办公系统对企业信息化建设的意义

1.1 能够获得企业领导对信息化办公的重视和赞赏

由于信息化的办公系统具有极强的信息传递速度，而且还拥有强大的资源信息共享功能，这就使得企业的决策信息和管理要务能够迅速传达到各个部门，各个部门间的生产经营信息数据也能够迅速反馈到企业决策部门，无形中将企业内部信息的传递和通达推向了更加快速、明晰的境界。再者，信息化办公系统的用，在企业培养关键用户、创新管理模式、扩展顶层应用和收获大力支持等方面也具有重要意义。而且在一定程度上能够增强领导对企业信息化办公的赞赏和认同，为企业的未来发展争取到更加强劲的后备支持。

在实际的企业办公过程中，很多企业都是通过避重就轻、自上而下的方式进行办公系统的试点、推开，其实这种方法并不好用，反而会造成事倍功半的结果，毕竟再好的办公系统也不会涉及到企业领导层的办公与应用。如果企业领导层仍旧沉浸于传统办公模式而无法自拔，或者信息化办公系统的建设资金不到位，这无疑会影响决策、阻碍信息化的摄入进程。因此，一旦信息化办公系统的显著成效获得企业领导的重视和赞赏，那么企业内部的管理、决策、指挥等任务才能开展的顺风顺水，企业的生产经营活动才能朝向信息化建设和正确的方向有序开展。

1.2 益于满足企业全员的办公需求和网络环境搭建

在企业信息化办公系统的运行过程中，除了企业领导层能够享受到独特的优势以外，企业内部的全体员工也能够冲破时间和空间的限制，第一时间得到有效信息，从而协调好工作的各项内容，而且，信息化的合作办公平台在一定程度上减轻了员工的工作量，善于将员工从琐碎的事务性工作中抽离出来，转向更加专一、专业的业务中去，极大地提升了企业员工的工作效果。针对业务系统来说，它涉及的范畴可能不如办公系统全面，它更多地是满足个别部门或者单独人员的工作需要，办公系统则面对的是整个企业内部的所有员工，拥有广泛的用户群。

在企业日常工作中应用办公系统，可以引起较大的轰动效应，甚至在整个行业都掀起一股热潮，其中最最鲜明的一点就是，信息化办公系统巧妙地在各级领导、各级员工和同事之间建立起了一种微妙的联系，进而形成了一个庞大的网络家庭，在同样的网络环境、信息平台、计算环境下处理各种不同的业务，从而利于行业间的交流学习和传统办公模式、思维方式的转变，为企业信息化的建设提供了强大的动力支撑。再者，企业可以将自身的信息化办公系统作为信息建设的切入点，带动企业局部网络的建设，培训一大批计算机水平较高的企业员工，迎合信息化社会的发展脚步。

1.3 助于建设以决策需求、各级管理的系统建设主线

从影响企业发展方向的影响性因素来看，管理和决策是企业所有工作内容的核心，决策更是各级管理人员确定工作内容的参考标准。传统的企业决策，首先需要领导提出一定要求，再交由下级部门根据自身的认识和判断过滤出不合理的地方，最后经慎重考虑后将确定的答案再上报，这种做法比较繁杂，而且信息的审核难免也会出现一系列始料不及的问题，但信息化的办公系统比较高效，它可以将系统中存录的业务数据在比对、分析的条件下核算的更加详实，也更具有代表性，也便于领导层通过数据核算结果掌握全局基本情况，进而提高决策的合理性和准确性。

除此之外，管理和决策的最终结果经由信息化办公系统传达到各个部门和人员，提升了沟通的时效性，而且助于增加企业的应变能力和整体竞争力。同时，在管理和决策这一关键性内容的拉动下，关于以决策需求、各级管理这条系统建设主线，也逐步拓展了业务信息化水平的范畴，实现了办公系统和业务系统的融合，最终益于达到综合处理企业业务的集成目的。

2 企业信息化办公系统的优化手段

2.1 优化企业信息化办公系统，确保企业安全平稳的前进发展

关于企业信息化办公系统的优化问题，我们必须严肃对待，因为它关系到企业的正常化发展和前进步伐，而且影响到企业的整个信息化建设进程。因此，在企业信息化办公系统的应用过程中，首先必须深化好企业的信息化办公规划方案，确保企业制定的发展朝向与目标标准合理且明确，确保方案能够按次序、步骤完美进行。

其次，需要促进办公系统的各个流程紧凑协调，促进企业信息化建设的稳步前行。最后，我们还应时常注意各环节的调试和更新，建立分步实施的项目管理原则，将信息共享提升到一个较高的层次，推进系统的现代化和信息化水平。

2.2 健全办公系统的视频会议，促进企业内部各环节有效协调

会议电视系统是一种新颖的会议形式，它主要是通过人与人之间的网络传输，实现实时沟通的目标，加之互传影视资料，在提高沟通水平的基础上强化自身工作质量与效率。为了深化网络传输系统设备的应用，确保会议系统的健全，企业需要引进视频会议系统，并事先运用于小型会议中，将电话、传真、电脑三方结合，确保小型会议应用的风声水起，随后在不断地扩展。同时，信息化办公系统可以通过具体的网络手段，实现公文的网络处理协同合作，并且定期发布一些实时信息，既提高了工作人员的办公效率，也促进了企业内部各环节的协调。

2.3 應用多种信息化具体手段，提升企业信息化办公系统水平

在企业办公的过程中，为了确保企业内部生产办公系统的优化，我们有必要更新自身的管理模式，而且也需要应用多种信息化的手段，促进企业信息化办公系统的应用水平，最终提升企业的经济效益。现下，手机作为人社交交流的一项必备通讯工具，企业可以巧妙地借助手机普及化、广泛化的特点，在企业产品的宣传中尽情发挥其价值，比如：在具体的宣传活动中，可以通过“微信”或者“邮箱”的形式将信息发给用户，达到一种点对点的服务和传送。除此之外，企业需要深化协调内部人员结构，提高企业信息化建设队伍的综合素质，重视上下级部门间的沟通和交流，从而提升企业信息化办公系统水平。

3 结束语

总的来说，在企业信息化办公系统的应用过程中，企业必须明晰信息化办公系统对自身发展的重要意义，在实时应用过程中不断总结和归纳经验，进而不断优化办公系统软件，确保信息化办公系统的健全和完善，从而达到深化思考的目的。

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