浅谈如何做好现代化教务管理工作

石静

摘 要：随着我国高校办学规模不断迅速扩大，教学管理信息也随之出现了增多的态势。面对每日增长的的管理信息，实施现代化教务管理已成必然。本文比较详细的通过三个方面阐述了如何实现现代化教务管理的工作。

关键词：现代化教务管理；办公软件；网络平台；软件资源

二十一世纪是现代化的世纪，既然电脑、网络和手机都已经在全社会普及，那么我们就要在平时的教务管理工作当中好好利用这些资源，来使我们的教务管理工作变得更加现代化。结合自己多年的教务管理工作，应该利用以下三种资源来实现实施现代化教务管理工作。

一、 应用办公软件

办公软件有很多种，现在比较流行的就是office 办公软件，比如word、excel，他们的普及使教务工作方便很多。有许多word常规文档，我们还可以在沿用以前的格式或者表格，只是替换部分新的内容就行了，这样就不用再重新设计文档格式了，可以节省了很多时间，提高了工作效率。Excel软件里的计算功能非常强大，这一功能也是我们最常用的功能，熟练的掌握这个功能，我们平时的工作就再也不用计算器一个一个计算了。

二、 充分利用网络平台

教务管理工作的特点之一就是繁琐，教务管理者尤其是系教务老师每天要面多许多老师和学生，有很多教务方面的信息需要通知到教学老师和学生，教学老师和学生也要把反馈信息反馈给系教务老师，这些信息的传递和反馈要浪费大量的时间和精力，但是如果充分利用网络平台，就会节省很多精力和时间，大概我们平时常用到的有三种方法：

1、 利用QQ聊天软件

QQ聊天软件里有一个可以建群的功能，我们可以建一个群，然后把平时工作中需要常联系的人都加在群里，有什么事情需要通知给大家时，就可以在群里的聊天对话框里发布文字或者图片信息，教学文件都可以用扫描仪扫描或者用相机手机照成图片信息，这样一来，教务管理人员就不用一一通知到每个人了，还要给每位老师读文件、解释文件，图片信息非常直接明了，一目了然，节约了许多时间，有助于提高工作效率。

另外，QQ聊天软件里的群文件功能也特别实用，有什么文件需要大家查看或者下载填写，都可以上传到群文件里，这样只要是群里的成员就可以下载查看填写。

QQ聊天软件里两个人还可以互传文件，只要把需要传给对方的文件用鼠标拖拽到聊天对话框，对方接收就可以实现互传，如果对方不及时接收，发文件方还可以点击发送离线文件，QQ聊天软件自动为对方保留7天的时间，7天内对方都可以接收到对方发来的文件。

2、利用微信软件

微信是腾讯公司在2011年初推出的一款可以快速发送文字和照片、支持多人语音对讲的手机聊天软件。它和QQ聊天软件的功能非常相似，目前微信的流行度要胜过QQ聊天软件，人们越来越热衷于微信，天天刷朋友圈的人大有人在，所以教务管理者传递信息通过微信可能时效性更强。

3、利用电子邮件进行沟通

电子邮件是Internet应用最广的服务，通过网络的电子邮件系统，教务管理者可以用非常低廉的价格，非常快速的方式，与学校任何一个教师和学生联系，这些电子邮件可以是文字、图象、声音等各种方式。电子邮件还可以进行一对多的邮件传递，同一邮件可以一次发送给许多学生和老师。有些文件涉及到保密或者需要长期保存，那么就可以发电子邮件到电子邮箱里，这样电子邮箱就可以帮助教务管理者保密和保存这些文件。

三、 使用软件资源

我们在教务管理工作当中，可以广泛的使用应用软件，因为这些应用软件会使我们的教务管理工作更加轻松，更加高效。

比如每学期排课程表的时候，如果用人工手排，那么排出的课程安排表可能不科学而且容易出现撞车的错误，而且效率非常低，那么如果用排课软件，只需要把一些相关数据输入排课软件里，然后排课软件就可以帮助教务管理者排出科学的课程安排表。

还有学生成绩管理，以前学生考完试，教师要把成绩抄写在纸质成绩单上，上交给教务干事，学生教师想查询学生成绩，只能翻看纸质成绩单，学生成绩排名，也只能拿着计算器加分排名，效率低下，现在有一种软件叫成绩管理系统，每位教师、教务人员、学生都有用户名和密码，教师登陆到系统中去，就可以把每位学生的成绩输入到系统中去，教务人员和学生通过自己的用户名和密码进入到系统中去就可以查看，教务管理者还能通过这个软件可以查看全班各科成绩和排名，再也不用计算器一个一个计算了，而且，需要成绩单时，不管是打印一个学生的成绩，还是全班成绩单，都可以实现打印功能，非常好用，实现了现代化学生成绩管理。

考场安排软件的出现也使考试考场的安排更加智能化、科学化，应用这一软件实现了考场考试学生随机化、考场座位随机化、考场监考教师随机化，避免了一些人为因素干扰教育教学的正常进行，也使教务人员省时、省力，留出时间和精力做好其他工作。

重视并做好高校现代化教务管理的建设具有相当积极的现实意义，所以，应尽可能地利用当前的网络技术以及一系列软件开发方法，推动其发展，如此一来，才能大幅度提高高校的工作效率，进而促进我国高等教育事业的健康和快速发展。（作者单位：辽宁锦州师范高等专科学校初等教育一系）

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