新形势下“服务型”高校二级学院办公室工作的创新探索

潘厚勇

摘 要：高校二级学院办公室工作承上启下、协调左右，集管理性、执行性、服务性于一身，是部门工作正常开展的重要枢纽。办公室工作人员，必须认清自身工作特点，改变思想作风，提高业务素质，创新服务理念和方法，提升服务能力，从繁杂的工作中解放出来，为广大师生员工提供优质高效的服务。

关键词：服务；二级学院；办公室；管理；创新服务

随着我国高校内部管理体制改革的深化，高校已基本实行二级管理，高校二级学院办公室作为各方联系与沟通的桥梁，起着越来越重要的作用。二级学院办公室工作人员要牢固树立服务为先的宗旨，为学校其他职能部门、本部门师生员工提供优质的服务。在此基础上，不断更新工作思路，创新工作方法，构建“服务型”办公室工作模式，推进高校二级学院办公室工作有序进行。

一、二级学院办公室工作特点分析

（1）管理性。二级学院办公室的主要工作就是行政管理，主要包括二级核算经费管理、二级学院后勤保障、二级学院资产管理、文件档案的搜集与管理、各种信息的传递与交流以及各级领导临时安排的事务性工作等。

（2）执行性。二级学院办公室，作为高校最基层的管理层，具备政策指令的执行性。这一特点要求办公室工作人员，必须从政治的高度观察和思考问题，严格把握政策尺度与范围，落实好学校、学院领导布置的各项工作和有关政策精神。

（3）服务性。从现代管理学角度看，管理就是服务，办公室人员必须牢固树立服务意识，耐心、细致、热情、周到地为师生员工服务，建立和谐幸福的“大家庭”。在各项工作的执行过程中，不能机械、教条地生搬硬套，而应根据实际情况，针对不同的服务对象，采取不同的服务方式和方法，将制度的原则性同执行的灵活性相结合，力求达到最佳的管理与执行效果。

二、改变思想作风，创新服务理念

（1）提升政治思想素质。不管是办公室主任，还是普通科员，都必须加强学习，不断地提高自身素质。作为学院领导的参谋助手，要有坚定的政治立场，必须充分地了解学校和学院整体发展思路，实事求是，顾全大局，维护学校和学院的整体利益。同时，办公室工作繁杂，工作人员必须具备细致认真的工作作风，才能有序地完成各项工作。而且办公室经常会遇到临时工作任务，要求工作人员有为学院发展牺牲自身利益的精神，要有无私奉献、吃苦耐劳和全心全意为学院师生服务的精神。因此，提高自身政治思想素质，坚定为师生服务的理想信念，是做好办公室工作的先决条件。

（2） 妥善处理“大”与“小”的关系。办公室工作繁杂，期间不乏影响学院发展的“大事”，如部门年度计划的制定与落实、二级财务预算与核算、重要会议的安排、突发事件的处理等问题，都需谨慎对待，提高工作效率和质量。然而，办公室更多的是“小事”，如接打电话、收集材料、收发文件、活动通知、打印公文、车辆安排，等等。这些事情看似很小，也没有太多的技术含量，但却与学院的日常运转息息相关。

因此，无论大小事，都需认真对待，牢固树立“细节决定成败”的思想，培养耐心、细心的品格，服务好每件事、每个人。

（3）“服从”意识转变为“服务”意识。由于办公室工作的执行性特点，许多工作都停留在“服从”的层面上，服从上级、服从领导，按部就班开展工作。缺乏创新意识，缺乏人文关怀，未能与岗位特点相结合。在新形势下，我们必须改变一味“服从”的工作作风，大力提倡“服务”意识，为领导做好参谋服务，为部门做好协调服务，为师生做好指导服务。

三、创新服务方法，提升服务能力

（1）提升业务素质，优化队伍结构。管理者自身的业务能力直接影响管理的效率和服务的质量，管理者除了服务态度好、服务意识强以外，还必须拥有丰富的管理理论知识，掌握现代化管理技术，运用先进的管理手段，才能提供优质而高效的服务。然而，高校二级学院办公室人员基本上是以年轻人为主，大多由教师转岗人员组成，管理经验缺乏，业务能力亟待提高。因此，在自身努力积累工作经验的基础上，高校应该重视现有办公室工作人员的专业化培训，打好“走出去”“请进来”两张牌，多方面学习交流，提升业务素质，提高服务效能。

（2）科学制订计划，统筹安排时间。办公室工作千头万绪，必须有科学的计划性，把握各项工作的时间节点，做到忙而不乱。年初根据学校和部门确定的年度工作计划，建立详细的工作行事历，做到每月工作有重点，每项工作有专人负责。针对实际情况，月初应对工作计划进行适当调整，统筹安排好工作时间，提高工作效率。同时要想在前、谋在先，为领导留足决策时间，为师生留足准备时间，避免疲于应付，确保有充分的时间和精力高质量地完成服务工作。

（3）完善管理制度，加强宣传力度。科学化、制度化管理是构建“服务型”高校二级学院办公室工作的有力保障。只有加强管理制度建设，明确责任分工，提高制度的执行力，办公室工作才能高效运行。首先，加强制度建设，积极推进规范化管理，完善绩效考核、财务报销、教学规范、接待、考勤、公文处理、档案管理等一系列制度的修订，加强宣传力度，组织教职工深入解读相关制度，提高制度的执行力。其次，规范岗位责任制，将部门工作任务细化到人头，做到事事有人干、事事有人管，有效避免因职责不清出现相互推诿扯皮现象。最后，加大制度执行力，增强每个人员按规章制度办事的自觉性，强化制度的约束力和透明度，避免办公室工作人员反复催促、重复劳动，工作人员只需按制度化程序为师生提供好服务，诚恳接受广大师生的监督。

（4）加强信息化平台建设，提升服务效能。随着信息技术的快速发展，数字化校园正悄然走进我们的身边，各高校已经着手全面推进数字化校园建设，学院与学校各职能部门基本实现了快捷的网上办公模式。但由于软硬件设备、人力资源等因素，各二级学院内部信息化办公水平并不高。那么，在现有条件下如何搭建二级学院信息化平台，提升服务效能呢？首先，办公室工作人员要加强自身学习，提升现代信息技术和计算机应用技术能力，熟练掌握学校数字化平台的使用，加强与学校各职能部门和其他二级学院的信息沟通。其次，加强学院网页信息发布，建立学院工作QQ群、微信号、短信群发等交流平台，形成立体式的信息传播渠道，实现快捷的信息传达与信息汇总。最后，建立数字化档案材料，对使用频率较高的档案材料，实施电脑扫描保存，建立数字化档案目录，便于查询，减少师生反复提供材料复印件的烦恼，提高服务效能，增强广大师生的认同感。

（5）营造良好工作环境，搭建开放性、协调性服务平台。办公室是学院工作的枢纽，起着承上启下、协调左右、联络内外的作用，其工作方式是多层面、全方位、综合性的。因此，办公室工作不能闭门造车，对内对外都应体现出其开放性、协调性的特点，努力营造和谐、有序的工作环境。办公室工作人员一方面要注意收集和上报学院师生各方面的意见和建议，及时反馈领导的处理意见，增加工作的透明度；另一方面要加强与其他部门的沟通与联系，开阔视野，协调好学院与学校其他各部门之间的关系，建立联动机制。

参考文献：

[1]杨爱东.基于新形势下的高校二级学院办公室工作的若干思考[J].社科纵横（新理论版），2013（02）.

[2]张伏力.谈高校二级学院办公室的现状及建设的路径[J].继续教育研究，2013（06）.

[3]蔡荣荣，胥 亮.新形势下高校二级学院办公室管理效能研究[J].邢台职业技术学院学报，2013（01）.

（作者单位：杭州科技职业技术学院）