项目管理在高校学生事务管理中的应用

陈栋 裘海旋

【摘要】高校学生事务是一个庞大且复杂的系统，且具有多种特点，需要学校各级部门的通力合作才能进行较好的管理。本文主要分析了现阶段高校学生事务管理中的一些问题，并尝试着使用项目管理方法进行组织管理，时间管理，质量管理等。

【关键词】项目管理；高校学生事务；甘特图

一、高校学生事务管理的特点

随着高校学生管理工作的日趋成熟，高校学生事务管理也逐渐将学生思政教育、生活服务、社团实践等项目慢慢统一，因此如今的高校学生事务管理已经变得庞大并且复杂。高校学生管理就是高校对学生在校内外非学术活动进行计划、组织、协调、控制的总称。简单说来，高校学生事务管理就是对学生除了学校委派专任教师所教授的所有理论与实践课程之外，所有校内外的生活、兴趣活动等事务的管理。

每所高校或者每个分院对于高校事务管理运作方式都会有一些不同，也没有统一的操作标准，但明确的是每块内容的管理目标是确定和统一的。除了目标确定统一之外，高校学生工作还有周期性，唯一性，一次性等特点。例如学生迎新文艺汇演这样的活动，每年都会按期举办，这是周期性，但每年会有不同的主题与节目，这是唯一性，而且汇演结束之后无法再重新炮制，这是一次性，大部分的高校学生事务都有类似的特性。

二、高校学生事务管理现状

受到学校事业单位工作性质的影响，高校学生事务管理在很大程度上都是采用职能式管理模式，这种管理模式的特点是以部门与人作为单位，在部门与人下给与配备各种职能来开展与完成各项工作任务，在高校学生管理中使用这种管理模式可以极大程度的节约与利用成本，为学管工作人员灵活给予职能来进行学生事务的管理与开展。但是仍然会有一点弊端，比如：（1）模式单一，不够灵活。长期的职能式管理模式下，管理者容易陷入固定思维模式，处理问题的方式不够灵活，当出现职能之外的新问题时无法及时做出正确的决策。（2）分工不清，权责不明。职能式管理中的大部分管理者地位是平等，当某一项学生事务涉及到多个职能部门和职能负责人时，就会出现分工不清，沟通不顺，权责不明，严重影响该事务的开展与处理（3）学生在管理中的地位过于被动。职能式管理的特点是自上而上的制度式管理，大部分的制度由领导层与管理层决策而定，所以被管理者的学生们在管理中没有话语权或者话语权较弱，学生无法及时进行反馈，导致理念与制度不匹配，理论与实践有误差的情况。（4）激励制度不够健全。职能式管理中的学生事务虽然有周期性，但不同时期的侧重点与管理内容还是会有或多或少的改变，还会因为政策等原因出现临时性的工作内容，面对变化的情况，当激励制度不能及时跟上时就会出现“做与不做一个样，做多做少一个样”的不良局面，工作倦怠等情况就会出现在管理者身上。

三、项目管理应用的可行性

项目管理指在项目活动中运用各种相关的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，为满足或者超越项目有关各方对项目的要求与期望，所开展的各种计划、组织、领导和控制等方面的活动[1]。它区别于职能式管理，将项目作为管理的主体与目标，以项目运作的进度与过程来管理其中需要的各项职能，因此它更具效率与目的性。其中项目的定义，则是在限定的资源及限定的时间内需完成的一次性任务，这与之前提到的高校学生事务的定义非常相似，因此大部分高校学生事务也可以认为是“项目”，那么学生事务的目标就是项目目标，学生事务中的管理者学校领导、学工部领导、分院党总支书记、辅导员等就是项目经理，而其中学生则是项目成员。根据项目管理的9大内容，也可以将高校学生事务管理分为项目范围管理，项目时间管理，项目成本管理，项目质量管理，项目人力资源管理，项目沟通管理，项目风险管理，项目采购管理，项目集成管理。

四、项目管理在学生事务管理中如何应用

1.管理组织形式矩阵化

矩阵式组织结构是能够最大限度发挥以上两种组织结构的优势，尽量避免其弱点而产生的一种组织方式。如今在高校改革进程中，学生管理工作内容多样化，规模化，越来越多的学生管理活动要求进行多部门协作处理[2]，因此单一的职能式管理容易出现协调困难，进度拖沓等问题，但使用项目化管理就可以针对特殊的学生事务项目对各职能进行统筹管理，确定好项目中的各级关系以保证效率。因此使用矩阵式组织结构即是整合职能功能与项目功能，既能保证传统职能部门的职能权利，又能较好的协调项目中的职能关系，建立通畅的沟通协调平台。

下面是某分院的学生事务管理组织矩阵图，横向可以看到在该分院学生事务管理中各管理者与职能部门的管理范围与主要职能，纵向则可以看到在各种学生事务项目中参与的管理者与职能部门，最重要的是可以在矩阵图中看到该项目的职能关系，分清从属与权责。矩阵图以最直观的方式表示出职能与项目的关系，并且当有新项目与新管理者加入时也容易修改。

2.使用甘特图进一步完善学生事务管理的时间管理

甘特图是项目管理中经常使用的方式之一，即以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。它可以直观地表明任务与计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。管理者由此可便利地弄清一项项目还剩下哪些工作要做，并可评估工作进度。高校学生事务大部分属于服务类，与企业形式的直接产生利益不同，因此学生事务处理的质量高低不会直接对管理者与学校产生影响，学生工作者容易出现倦怠与拖沓情绪，而甘特图则是通过图表直观的展示学生事务工作的完成情况与进度，能更好的提醒学生工作者与管理者，同时提供具体可信的评价结果。

下图是以某个学生事务为例子所做的甘特图，可以从该图中直观的看到该学生事务项目按照内容可以分割为6项任务，而且都标明了该任务的主要管理者，然后根据横坐标时间轴就可以知道在哪个时间段哪位管理者应该完成哪项任务。

3.使用项目管理来明确学生事务管理中的权责与奖惩

职能式管理中的管理者虽然看起来分工明确，但在突发事件与职能重叠事务面前却容易出现混乱，而项目式管理的应用就可以在突发事件与职能重叠事务出现时第一时间确定好参与项目的管理者与管理者的从属关系，进而分清权责与任务，提高处理效率。学生事务管理中甘特图的引用可以进一步明确事务项目中每个管理者的任务与责任，以及最重要的时间控制，杜绝了管理者的“大锅饭”心理。甘特图可以清楚的显示每个的参与管理者的工作时间与工作量，因此作为评价手段，学生事务项目的领导应在项目结束后公开，公平，公正的对于所有参与者进行评价与奖惩，这样能为高校学生事务管理者的成长提供有效的经验，为学校学生管理工作的良心循环提供数据与帮助。

4.项目管理理念向学生组织转变

许多学者在研究高校学生工作中引入项目管理时都针对学生组织或者学生社团开展，而我个人认为应该直接从学生的管理者开始转换管理理念，由学生管理者的项目化管理进而影响与转变学生组织的管理方式。高校学生管理中除了直接管理者，还有学生组织，学生社团在使用管理技能，他们都是学校第二课堂的主力军，在学校校园文化建设，学生服务工作中有着举足轻重的作用，他们策划组织的各种学生活动都符合项目管理的基本特性，可以使用项目管理方法来进行管理。而项目管理的方法与理念则需要专门老师与学生组织的管理者去教授与培训，教授学生如何合理安排人力、物力、财力等资源，快速有效的优化配置，保证学生活动的圆满完成，如何使用矩阵式组织结构与甘特图来帮助管理。学生通过在学校进行项目管理的学习与体验，对他们将来的社会工作也有着十分重要的帮助，特别是像我校等工科类院校的学生毕业后的工作大部分都在企业中，提早让学生感受企业般的项目管理制度，可以为学生的工作技能打下基础。

可以看到，项目管理在高校学生事务管理中的应用是可行且有效的，而且其实许多高校的学生工作已经不自觉的使用了项目管理的一些手段，但高校学生工作毕竟是服务型工作，也不能完全照搬项目管理的所有内容，还需要在实践与探索中进一步完善与创造。

参考文献：

[1]戚安邦.项目管理学[M].北京：科学出版社，2007，1-39

[2]王楠楠，陈勇.项目管理法在高校学生精细化管理中应用研究[J].黑龙江科技信息，2011（33）

[3]楼群英，陈婧.基于项目管理理念的基层学生组织运作实施策略[J].高等农业教育，2010（9）

[4]姚岐芳.项目管理在高校学生管理的应用[D].天津大学，2011