网络环境下高校档案信息资源共享模式探究

杨培决

【摘要】 当前网络技术的高速发展，对高校档案工作提出了新的要求。高校档案信息资源共享，让档案信息的布局变得更加科学，促进了高校档案管理工作再上新的台阶。高校可通过完善的网络，实现基本数据、专题数据和珍藏档案数据的校内、校际和社会共享，实现档案工作服务师生服务社会的目的。

【关键词】 网络环境 高校 档案信息 资源共享

在社会信息的演进之下，人们对于信息的获取需求越来越强烈，而网络为人们搜集和整理各种信息提供了全新的环境，让信息的获取变得更加实时、快捷与便利。近年来，高校数字化校园得到了迅速的发展，高校档案信息已经不会受到空间与时间的限制了，推进高校档案信息资源的建设与共享是一个必然的需求，这也是推进高校档案工作发展的重要途径。

一、高校档案信息资源共享内涵分析

高校档案信息资源贡献是在高校科研工作、教学工作、党政管理等工作中形成，且对于社会和高校而言，具有价值的声像、图表与文字。高校档案信息资源共享，即采取行之有效的方式提升信息获取性，让组织与公众可以公平的获取想要知晓的信息。网络媒体可以利用互通协议将不同的媒体互联起来，继而实现网络文化、硬件以及软件的共享，高校档案信息资源属于数字化资源库，为了将其充分的利用起来，必须多应用信息化档案，利用不同的网络系统来获取数字资源。

实现高校档案信息资源的共享可以让相关的组织与个人可以获取到相关信息，信息资源与物质资源是存在差异的，物质资源会减少，而信息资源是能够无限复制的，分享后，其价值也不会受到影响，这种分享本质就是通过协调信息资源的数量、区域与时效，让信息的布局变得更加科学，满足用户的需求。

二、网络环境下构建高校档案信息资源共享模式的对策

依托发达的网络环境，为高校档案管理工作构建新的资源共享模式，可以促进我国的高校档案管理工作再上新的台阶，具体的讲，高校档案管理共享模式主要表现为以下几个方面：

2.1共享流程分析

要想实现档案信息的共享，需要在各个部门与校园网中建立起完善的信息共享平台，实现资源的共享与互通，为此，高校管理人员需要深入的意识到影响高校档案信息资源共享模式构建的因素，结合高校对于信息资源的需求，确定好信息资源的共享环节。

2.2高校档案信息资源的共享内容

在《高等学校档案管理办法》中，关于档案资料的内容有明确的规定，这主要包括学生类信息、行政类信息、党群类信息、科研类信息、外事类信息、财会信息、仪器设备信息、基本建设信息等，记录的形式可以采取文字、录像、录音、照片等。

一般情况下，网络环境下高校档案信息主要有几个部分：

一是基本目的数据库。基本目的数据库即高校内部档案的基本情况，通过对卷宗目录的题名、档号、形成时间、责任者、全宗号、馆代号、主题词、数量、分类号等信息编纂而成，共享此类知识能够提升相关档案的利用率。

二是专题数据库。只要高校建立起专门的专题数据库，就可以提升信息的共享性，但是，共享对象会受到各类因素的限制，因此，专题数据库的建立需要考虑到自身的硬件环境、软件条件、档案利用重点，建立起具有针对性的专题数据库。

此外，教学档案与科研档案也是信息资源的重要组成部分，教学档案的内容主要包括学位论文专题数据库、电子课件专题数据库、试题数据库、学籍档案数据库、成绩数据库；科研档案的内容有教师论文、科研项目、教师著作、专题资料、成果鉴定、学术活动等。

三是珍藏档案数据库。珍藏档案有学校的实物档案、声像档案、人事档案、党政档案，主要通过相机摄录与扫描的方式取得，需要编制好关键词、责任者、题名等相关的索引，建立起数据库，展现出档案的原貌。

三、网络环境下高校档案信息共享范围与需求

3.1网络环境下高校档案信息共享范围

高校档案信息是为广大的学生和教职工服务的，合理的数据库资源能够实现数据的高效应用与互通使用，在传统的档案管理模式中，档案利用主体主要有归档者、形成者、相关者来使用，在网络环境下，档案信息的使用主体得到了有效的扩展，使用档案的主体不再局限在这三类人群中了，使用档案的不仅仅是组织和机构，企业、个人也能够获取自己需要的档案，同样的信息会面向不同的人群，需求主体越来越多。以学生信息资源档案为例，教育部门需要使用档案来管理学籍，财务部门需要以此为依据来收费，毕业机构则需要利用其开展分配管理工作，用人单位以此来考核学生的综合水平。

3.2网络环境下高校档案信息共享限定

档案信息资源不同，其共享主体也会表现出一定的差异，一些不宜公开的信息资源，需要根据其保密程度划分内部级、秘密级、机密级、绝密级四个类型，不同类型的档案，共享程度与共享范围是具有很大差异的。此外，档案的来源也决定着其共享范围。

3.3网络环境下高校档案信息的共享范围

高校档案信息资源的共享范围是由高校内部决定的，其分享范围有以下几种类型：

首先是在校内范围实现档案信息共享。校内共享的资源是高校内部的档案信息，其主体是校内的教职工与职能部门，档案信息是由相关档案部门来提供的，利用校园网公开，这些信息校外群体是不能共享的。

其次，在校际范围实现档案信息共享。校际信息资源是建立在校园网基础上连通，学校的档案部门是资源共享的主体与客体，必须要把握好信息资源的准确性和真实性。

最后，在社会范围实现档案信息共享。社会共享是高校内部档案部门利用网络为社会上的档案利用者和需求者提供服务，社会共享是档案共享的最高层次，这种主体包括档案部门、企业单位、事业单位、政府、社會公众、社会团体几种类型。

四、网络环境下高校档案信息资源共享模式类型

4.1集中控制型

此类形式是最常见的共享模式，档案信息都储存在一个服务器中，档案需求者只要通过网络就可以访问到信息，该种模式有着发布速度快、查询效率高、集中度高的优势，但是对于服务器的要求较高。

4.2共享分布控制型

该种类型的共享模式是点对点的交换模式，具有访问权限的计算机是资源的使用者，也是提供者，与信息资源相关的单位只需要上传数据即可。该种方式也有一定的缺陷，在共享资源时，用户只能够上传自己的资源后其他人才能够利用，致使信息存在滞后问题。

4.3集中分布控制型

以上两种信息共享模式有着一定的缺陷，如果能够将服务器与P2P技术整合起来，就能够形成集中分布控制型信息共享模式，在该种共享模式下，网络用户构成了一个个的子单元，能够实现对资源的自主管理，网络服务器则承担辅助管理功能。使用该种模式不需要开发专用的软件，文件传输工作与信息查找工作都能够在服务器中一一实现，可以有效综合集中控制型、共享分布控制型的优势。

五、结语

总而言之，在网络环境下，实现高校档案信息资源的共享已经成为一个必然的发展趋势，这也为高校档案管理工作提出了更高的要求。因此，高校管理者需要意识到这一问题的迫切性，而档案部门则要把握好信息的开发关与利用关，以学校工作为出发点，将档案信息与教学工作、管理工作、科研工作、改革工作结合起来，主动的为学生、教职工、其他部门服务，只有做到这一点，才能够充分发挥出档案的作用，为档案服务注入活力，继而促进高校的发展。

参 考 文 献

[1] 闫明.刍议网络环境下高校档案管理存在的问题及对策[J]. 东方企业文化. 2014（22）

[2] 赵红.“三个体系”建设要求下的高校档案工作网络建设问题与对策[J]. 上饶师范学院学报. 2012（01）

[3] 刘彦君.关于高校档案信息化建设的现状及其发展研究[J]. 湖北大学成人教育学院学报. 2011（06）