美国西北数字档案馆的建设及其启示

闫冬

摘要：美国西北数字档案馆是数字档案馆建设的成功案例，具有联合建设，馆藏丰富、检索先进，用户导向、持续改进等优势，对于我国数字档案馆在突破一馆局限、加强外部合作，丰富馆藏资源、完善检索服务，重视用户需求、强化使用跟踪方面具有借鉴意义。

关键词：西北数字档案馆网站建设联合数据库

一、美国西北数字档案馆的建设概况

美国西北数字档案馆（Northwest Digital Ar？ chives，NWDA）成立于2002年，用于帮助研究者通过互联网获取馆藏信息，促进信息的广泛使用。它的这种作用体现在联合数据库功能上，即华盛顿州、俄勒冈州、爱达荷州、阿拉斯加州、蒙大拿州各机构的档案编码著录（Encoded Archival Description，EAD）检索工具的联合数据库。作为联合数据库，西北数字档案馆采取分散式建设，它并不对原始资料进行归档，而是扮演资源列表的角色，帮助用户定位被隶属机构归档的资料。

从工作流程上看，它主要包括两个部分。一是创建检索工具，参与机构负责修改、编码、著录各自馆藏全宗，或创建新的美国机读目录记录（the Machinereadable Catalogue Record，MARC），或修改现有美国机读目录中的856字段，从而形成档案编码著录的目录全文检索工具和机读目录记录；二是递送目录，即完成EAD检索工具与机读目录记录的编写后，西北数字档案馆成员通过匿名FTP服务器或其他为数据交换建立的网络协议，向公共服务器递交自身创建的检索工具。完成汇集的公共服务器，再将各机构的检索工具整合纳入美国西北数字档案馆网站，实现对用户的利用服务。

二、美国西北数字档案馆的特点及优势

（一）联合建设

数字档案馆建设涉及通信、计算机网络、数据库、信息安全等诸多领域，是一项复杂的大型系统工程。从技术看，单一的档案馆无法满足现实要求，部分美国大学参与联合开发，可以为数字档案馆提供人才保证和技术支撑，图书馆及其他单位的参与则有利于馆藏资源的丰富和总体开放性的实现。因此，美国大多数字档案馆的建设都由图书馆、博物馆、档案馆、大学进行联合建设、合作开发，美国西北数字档案馆的建设亦如此。

1.在理念上坚持联合建设的原则。美国西北数字档案馆的建立源于2000年华盛顿州贝灵汉市的西北档案工作者年会。起初，西北数字档案馆只是一个汇集了阿拉斯加州、爱达荷州、俄勒冈州、蒙大拿州和华盛顿州的多个机构、超过4500种档案编码著录检索工具的网络可用联合目录。2001年1月，西北地区的部分档案学者在俄勒冈州波特兰“在线西北”（Online Northwest）举行非正式会议，会议一致同意联合向国家人文基金提出建立西北数字档案馆的建议。该倡议会同其他建议一并交由国家人文基金保护与开发部门（Division of Preservation and Access，NEH），并最终获得两大阶段的资助：第一阶段从2002年7月到2004年12月，第二阶段从2005年7月到2007年9月。

2.在规划上秉承整体布局的思路。美国西北数字档案馆在建设初期就申请到国家人文基金项目，为了实现其对检索工具完整性的要求，满足目录索引增添信息的需求，该项目由西北诸州35个单位合作完成，合作机构主要分为以下5类：大学如爱荷达州大学（University of Idaho）；图书馆如阿拉斯加图书馆（Alaska State Library），协会如蒙大拿历史学会（Montana Historical Society）；档案馆如西雅图手稿档案馆（Seattle Municipal Archives）；博物馆如西北艺术与文化档案馆（Northwest Museum of Arts & Cul？ ture）。各参与单位不仅是该数字档案馆的资源基地，而且承担了部分项目工作，例如俄勒冈州立大学负责管理项目，华盛顿州立大学提供技术支持并主办NW？ DA数据库。

3.在实践上贯彻协调统筹的思想。美国西北数字档案馆建立之初就摆脱了一市一州的局限，其规划的出发点是将西北地区的档案资源联合起来。在实施过程中该数字档案馆不仅注重参与机构内部资源的互联互通，而且积极与区域外的机构合作，例如除了与加利福尼亚在线档案链接外，还曾提出与资金充足的图书馆如加州大学伯克利分校图书馆，耶鲁大学手稿与档案馆链接。更重要的是，其长远发展是要与北卡罗来纳州的回声项目、新英格兰五学院项目等计划一同链接到美国数据库，如此宏大的目标，加之西北数字档案馆积极申请国家基金足以证明该数字档案馆规划长远、阶段清晰、目标明确。

（二）馆藏丰富，检索先进

美国西北数字档案馆馆藏资源丰富，尤其是历史人文资源甚至覆盖普通民众的生活，例如涉及华盛顿州居民的大古力水坝拆迁，亚裔美国人领取救济粮的相关文献资料，内容上不仅包括家庭档案等日常生活档案，还包括法律文书等档案资料；种类上不仅包括常见的照片档案、音频档案，还包括艺术作品、地图等档案资料。

丰富的馆藏资源为美国西北数字档案馆先进的检索服务奠定了基础。这些先进的检索服务主要依靠以下技术手段。一是IXIASOFT TEXTML数据库。美国西北数字档案馆建设前期，没有明确的数据库程序能够满足实际需要。2003年，在完成对商业与开放资源EAD传递软件程序的评估后，该档案馆选择IXIASOFT TEXTML作为数据库解决方案，一方面该数据库具有良好的可拓展性，曾在英国利用档案（Access to Ar？ chives，A2A）项目中将图书馆、文件中心、大学和博物馆等四百多家不同组织中的目录索引汇总融合；另一方面该数据库使用XML相关规范，例如XPath1.0，它是一门在XML文档中查找信息的语言，可对XML文档中元素和属性进行遍历，使用类似URL路径的形式导航XML层次结构，因而具有强大的索引功能。二是数字档案馆网络标识符。为了实现对档案的有效管理、提供长久检索利用，美国西北数字档案馆建设初期项目负责人要求设计可持续网络标识符系统，确保数据库中的EAD编码检索工具等可以被档案馆网页，或其他在线文档参考引用。为了满足这一要求，华盛顿州立大学的技术人员实施了档案资源标识符规范（Archi？ val Resource Key，ARK）。作为第三代网络标识符，档案资源标识符规范的实施具有三大功能：第一提供稳定的标识符，可以为检索文档提供参考，同时有利于搜索引擎“收割”链接；第二保证可持续性，当用户添加参数到ARK标识符时，该标准保证信息的呈现，根据加利福尼亚数字图书馆保存术语表（the California Digital Librarys Preservation Glossary），它是“由一个旨在保存和提供特定对象或者对象集合的组织的声明”，这种能力保证联盟能为数字对象定义保存政策，为用户提供透明的信息。一旦承诺声明URL得以登记，有关保存对象的信息将会提供给用户，其中的标识符也将得到较长时间的保存。第三保证检索效率，携带有网络标识符的档案著录条目可以加入到搜索引擎中，用户可以通过搜索引擎查找到档案，例如谷歌（Google）搜索引擎自动将其加入搜索条目中，输入检索词“an？ nie abel-henderson”，谷歌显示的第一条检索条目是来自西北数字档案馆该责任者的相关档案。

（三）用户导向，持续改进

美国西北数字档案馆网站不仅为用户提供初级检索、高级检索和检索帮助，而且提供了四个检索通道，分别是“类别录”、“载体类型”、“资源馆藏机构”、“按标题检索”。用户还可通过网站提供的站点链接直接访问“落基山档案在线”、“德克萨斯州档案资源在线”、“加利福尼亚州档案在线”以及“亚利桑南州档案在线”的检索界面，查询所需的档案信息。美国西北数字档案馆凭借其强大的检索服务体系有效地实现了合作机构档案信息资源的共享，较为成功地解决了档案信息分散性与用户需求集中性之间的矛盾，而这源自用户驱动。2004年，美国西北数字档案馆发布了第一代搜索界面的设计与功能，网站功能、外观设计都是基于项目工作者和档案人员的偏好。为了摆脱“为自己设计”的局面，工作人员坚持以用户为导向，进行了多次可用性测试。2005年5月，时任美国西北档案工作者协会秘书长的Elizabeth Joffrion在Easy Access中撰文表示，“我们必须学习商业领域的营销原理，发展成为更加以客户为导向的职业”，他指出为了实现这一目标，必须改善与用户的关系。

基于用户导向，美国西北数字档案馆对网站的持续跟踪，了解用户使用状况，分析数据结果。起初该数字档案馆使用谷歌指标和内部报告来跟踪使用情况。2005年，为了更有效地服务用户，该数字档案馆建立了可用性测试工作组（UYWG）。并分别于2006年5月、2006年底和2007年、2008年在蒙大拿年度会议、蒙大拿大学、西华盛顿大学、俄勒冈州立大学进行了五次可用性测试，根据测试结果先后对网站关键词、搜索选项、导航栏、折叠展开功能、目录索引等内容进行了修改。另有报告显示2006年1月，只有24个目录索引从数据库中被检索，但2008年1月使用量已攀升至15000个。

三、对我国数字档案馆建设的启示

2000年5月，我国第一个数字档案馆项目——深圳市数字档案馆工程研究与开发的启动，是我国进入数字档案馆时代的重要标志。2010年6月《数字档案馆（库）建设指南》和2013年10月的“全国数字档案馆（室）建设推进会”，进一步促进了我国数字档案馆的建设。尽管如此，我国数字档案馆建设不断发展的同时，其出现的问题也应该引起足够的重视。

（一）突破一馆局限，加强外部合作

就我国数字档案馆过程而言，大多地方档案局（馆）除了与供应商合作外，很少与高校、图书馆合作。这样，高校较为丰富的人力资源和技术资源就不会充分利用，图书馆较为丰富的经验也没有得到充分体现。对于档案局（馆）而言，在理念上突破“本位主义”，尝试“互联网思维”，建立互联的思维方式；在规划上放宽视野、立足长远，积极寻找“利益共同体”，以多元角度整体上谋划建设主体；积极与高校密切联系，充分利用其人才和技术资源，汲取数字图书馆建设的有益经验，主动建立外部合作，充分利用外部资源。

（二）丰富馆藏资源，完善检索服务

与美国西北数字档案馆相比，我国数字档案馆资源囿于传统收集范围，内容上较为常见的是政府文件资料等固定内容，种类上也相对单一，利用价值有限，馆藏接收渠道亟待拓展，馆藏资源亟待丰富，检索服务亟待完善。这就要求我国档案馆（局）从以接收党政机关、国有企事业单位的档案为主、以文书档案为主，向以接收范围社会性、价值多元性的档案过渡，更多地关注社会民生。

与美国西北数字档案馆相比，我国数字档案馆检索服务发展较为滞后，部分地区数字档案馆检索手段单一，开放权限较低，存在大量死链接。应充分利用先进的信息技术，一方面完善搜索应用，丰富数字档案馆检索手段，逐步开放访问权限；另一方面，加强馆藏档案、数字资源的整理、分类，及时清理无效失效链接，提高检索效率。

（三）重视用户需求，强化使用跟踪

在我国推进数字档案馆建设的过程中，承包商包办或过于重视档案部门业务流程的现象较为普遍，结果最终成形的数字档案馆都多少带有“为自己设计”的痕迹，使用户的需求没有得到充分体现。因此，要从设计理念入手，充分考虑用户需求、用户习惯，坚持以用户为导向改进数字档案馆的建设工作，充分利用大数据技术对用户体验进行分析。同时，我国数字档案馆应学习美国西北数字档案馆坚持开展可用性测试，坚持对用户的使用情况进行跟踪、分析，进而提高数字档案馆的可用性和易用性。

*本文为国家社科基金重大项目“国家数字档案资源整合与服务机制研究”（项目编号：13 &ZD 184）的前期研究成果。

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