档案信息资源整合共享过程中的利益相关方探析

摘要：档案信息资源整合共享过程会涉及诸多对象，包括政府、利用者、整合共享平台等，笔者借用管理经济学相关概念将其称为“利益相关方”，并从主体——政府、利用者——受众和整合共享平台——媒介等方面出发，探析利益相关方的功能和作用。

关键词：利益相关方档案信息资源整合共享

档案信息资源在促进社会进步、推动经济发展等方面起着重要作用，它正在逐步成为一种基础性资源和战略性生产要素。[1]要真正发挥档案信息资源的作用，整合现有档案信息资源，并使之实现最大化的共享，应是必经之路。整合共享作为一种行为，将涉及发出者、承受者、媒介等利益相关方，本文通过对其功能和影响的探析，以期更有效地促进档案信息资源的整合共享。

一、档案信息资源整合共享过程中的利益相关方

利益相关方是指任何可能受到企业决策与活动的影响，或可能影响企业决策与活动的各利益群体或个体，包括公司、顾客、竞争对手、员工、供应商、政府、社区以及大众媒体等，这是一个相互影响的过程。[2]这种影响可能是有利的，也可能是不利的。对于档案信息资源整合共享来说，它更多的是一种行为，在此过程中档案信息资源是其不可或缺的组成部分。档案信息资源整合共享中，利益相关方有效地对它们进行管理和影响，能够促进档案信息资源的整合共享。笔者在利益相关方概念的基础上，又借鉴了美国沃顿商学院及决策战略研究领域学者凯西·皮尔森博士提出的“利益相关方模型”，认为档案信息资源整合共享过程中的利益相关方应主要包括政府、公众和整合共享平台。

二、档案信息资源整合共享过程中的利益相关方功能分析

在档案信息资源整合共享过程中，会涉及政府（主体）、利用者（受众）和整合共享平台（媒介）。它们的关系如图1所示。推动档案信息资源整合共享，需要明晰利益相关方的诉求、期望和相互作用。片面强调以公众需求为导向、坚守政府利益为主导以及刻意突出技术缺陷，都不能有效地实现档案信息资源最大化的整合共享，而从利益相关方的视角剖析档案信息资源整合共享，能够提供一种更为有效的方式以均衡各方利益，进而达成一致性目标。

（一）主体：政府

政府的主体作用体现在主导档案信息资源的整合共享过程，围绕自身利益和社会利益决定利用内容和利用对象；档案信息资源整合共享过程的改善和优化需要围绕政府进行，包括主动寻求和被动接受上。具体而言，政府作为主导者占有绝对的优势地位，它能够决定整合什么、共享什么，通过什么来整合共享，整合后向谁共享、共享多少。[3]按照美国著名经济学家詹姆斯·布坎南的公共选择理论，政府具有“经济人”角色，即政府主体是其自身追求的“经济人”，他们的行为毫不例外地以自身追求的最大化为目标。政府的这种“经济人”角色，要求它具备自身的利益诉求，也要求政府在档案信息资源整合共享的过程中，把自身利益作为重要的考量标准。同时，公众从政府传统服务的附加服务对象[4]逐渐成为政府公共信息服务体系的中心，[5]政府在档案信息资源整合共享中已经不能完全遵循自身利益高于一切的原则，它作为公共行政的主体，维护和发展社会公共利益是其存在的基本价值，[6]这促使政府均衡自身和公众的双重利益，使档案信息资源获得最大化的整合共享。

（二）利用者：受众

档案信息资源整合共享的利用者主要包括内部利用者和外部利用者，其中内部利用者主要以政府自身为主，可以是跨部门的，也可以是跨层级的；外部利用者以公众为主，接触的档案信息资源主要是面向社会共享的。在档案信息资源整合共享中，笔者主要介绍外部利用者。不同利用者对档案信息资源的需求不一，对整合共享什么、通过什么方式整合共享具有强烈的诉求，内部利用者希望获取除自身所属档案信息资源以外的信息，而外部利用者则希望获取与自身利益切实相关的信息。由于各自需求的差异，内部利用者之间、内外部利用者之间往往会产生矛盾。而促进档案信息资源最大化的整合共享，均衡内外部利用者的利益必须要重点考虑。

（三）整合共享平台：媒介

政府与利用者的连接需要媒介的支撑，构建完备的整合共享平台，有利于发挥政府的主体作用和满足利用者的信息需求。档案信息资源的整合共享离不开媒介，即平台的构建，这是技术攻关经常涉及的方面。促进档案信息资源最大化的整合共享，建立有效的平台，既能够确保内部利用者的快捷查询使用，又能满足外部利用者的正常需求。但就目前的研究来看，政府内部的整合共享已经逐步实现，而对于外部利用者来说，保密条款是其中最大的问题。

三、档案信息资源整合共享过程中利益相关方的作用分析

（一）政府：发挥主导作用促进整合共享

政府在促进档案信息资源整合共享过程中发挥主导作用，需要解决三方面的问题，一是部门间的信息私有格局；二是层级间的信息瞒报现象；三是信息整合后的社会共享。

目前，政府部门间档案信息资源的整合共享更多地表现为档案信息资源的有限整合共享，其主要特点是政府部门整合“部门私有化”的信息资源时，设定共享权限，形成事实上的资源“部门私有”格局，从而导致“信息孤岛”和“信息壁垒”现象频发，甚至“信息寻租”的违法案件也屡见不鲜。原则上讲，任何档案都有特定的用户，不提供任何人利用的档案是无意义的，没有存在的必要。[7]政府只有发挥主导作用去平衡体制下部门之间的权力和利益分配，才能切实有效地达成目标。即跨部门突破档案信息资源有限整合共享的现状，实现部门间从有条件性整合共享到完全性整合共享的转变，促进档案信息资源最大化的整合共享。理论上讲，上级行政机关对下级行政机关更具备信息优势，但由于下级行政机关是行政信息的形成者和具体执行者，在报送什么、报送多少、什么时候报送、采用什么方式报送等诸多问题的处置上，下级机关拥有实际的信息制发权、优先处置权和主动权，[8]这就使得信息瞒报、信息失真现象层出不穷，只有跨层级摒弃“肥水不流外人田”的观念，各部门各司其职，才能推动档案信息资源最大化的整合共享。

部门间和层级间的档案信息资源整合共享主要是针对内部利用者的，而面向公众的社会共享需要政府满足外部利用者的需求。政府对档案信息资源进行区分，包括多利、少利和无利政府信息资源，将多利档案信息资源优先整合，面向内外部利用者共享；对少利和无利政府信息资源，筛选整合利于公众的部分进行共享。

（二）利用者：采取倒逼机制，推动整合共享

作为受众的利用者，在自身需求未满足的情况下，会以“反馈”的形式倒逼政府推动档案信息资源最大化的整合共享。为了能够最大化地利用档案信息资源，提高行政效率，政府内部利用者必然会在遇到“信息孤岛”“信息壁垒”时进行申诉，寻求获取其他部门所整合的信息资源，这是一种政府内部式的“倒逼”，有利于解决部门间、层级间存在的问题，从而最大化地实现档案信息资源整合共享。同时，“政府公开什么民众就看什么”的时代正逐渐远去，“民众想看什么就找政府获取什么”的时代正在到来。特别是自《中华人民共和国政府信息公开条例》公布以来，对与社会公民相关的档案信息资源，公众更迫切地促使政府部门提供获取条件。

（三）遵循利于政府和公众的原则构建整合共享平台

档案信息资源整合共享平台的构建既要符合政府利益，又要满足公众需求，相互之间更要保持平衡。从国家层面出发，制定相应的政策，打破部门之间只注重自身利益的格局，均衡自身和其他相关部门的利益，促使档案信息资源最大化的整合共享。同时，也要考虑公众利益。档案信息资源的来源主要与政府相关，但也与公众密切联系或者同时与公众和政府都有关联，遵循既利于政府又利于公众的原则，最大化地促进档案信息资源整合共享。

注释及参考文献：

[1]蒋冠.网络环境下档案信息资源整合研究[D].湘潭大学.2005.

[2]任丹，管竹笋，于志宏.利益相关方视角下的企业知识产权保护[J]. WTO经济导刊，2012（6）：53-54.

[3]陈永生，聂二辉.政府信息资源趋利性整合共享及其应对策略[J].档案学研究，2014（4）：12-16.

[4]周毅.基于信息权利保护的政府信息资源规划研究[J].情报资料工作，2010（3）：45-49.

[5]周林兴，仲雪珊.以公众需求为导向的档案信息资源规划探讨[J].档案学通讯，2012（5）：45-48.

[6]彭姝.政府行为的目标——对政府行为的利益取向分析[J].内蒙古农业大学学报2005（4）：307-310.

[7]张照余.网络共享中档案信息的内容划控与权限控制研究[J].档案学通讯，2009（2）：62-65.

[8]杨霞.行政层级监督中信息不对称问题及其治理对策分析[A].“构建和谐社会与深化行政管理体制改革”研讨会暨中国行政管理学会2007年年会论文集[C].2007.1076-1083.