见证城市变迁 服务百姓生活

胡菡

在今年的“国际档案馆日”暨北京市第七届“档案馆日”当天，北京市城市建设档案馆（以下简称“城建档案馆”）举办了“1949年北京城原状模型”展。展厅内，一位八旬高龄的北京老人在模型前驻足观望，久久不愿离去，甚至在当天展览结束后又反复多次恳请工作人员允许他再次回到展厅观展。当这位老人终于在模型中找到他儿时在北京居住的院落时，竟激动得难掩泪水，兴奋地对工作人员说，“这就是我小时候住过的地方，和当年一模一样。”相似的情景在城建档案馆举办的各种有关“城市记忆工程”的展览中经常出现，也许这就是城建档案的魅力，它以独特的视角记录着城市的变迁，留存着城市的记忆，探寻着人们心中封存已久的疑问，而城建档案馆也随之摘下了神秘的面纱，以鲜活、生动的面貌走进公众视野。

资源建设扎实有效

城建档案馆建成于上世纪90年代，是一所以城市为单位的专业档案馆，主要负责接收、整理、保管全市应当永久和长期保存的城建档案，并对其进行科学的管理和利用。目前馆藏主要分为两类：一类是规划管理档案，另一类是工程竣工档案。馆藏数量约为70余万卷。作为专业档案馆，城建档案馆的馆藏是极富专业特色的，它不仅覆盖面广，涵盖了北京市范围内所有地上、地下的建筑工程；而且分类细，仅竣工类档案按用途分又可以分为民用和工业两类，而工业竣工类档案按业务类别又可细分出市政、管线、水利、园林等若干小类。针对专业档案的这些特点，城建档案馆在加强资源体系建设中，树立了“大档案”观念，争取逐步建立内容丰富、结构合理的档案资源体系。同时，考虑到档案利用多元化的趋势，注重民生保障、生态环境、现代产业和能源资源、城市规划、地下管线等多方面档案的收集，不断扩大馆藏范围，丰富馆藏内容。面对档案利用者纷繁芜杂的特殊要求，继续加大建筑设计类档案、城市雕塑类档案和声像档案、电子档案等新型载体档案的接收征集力度，制定相关标准，搞好综合服务，改善馆藏结构，提高馆藏质量。

为了做到应收尽收，确保北京市范围内的城建档案能够及时进馆，城建档案馆的同志们不断改进工作机制、创新管理方式，采取了一系列行之有效的方法。例如，他们通过改进管理措施，突破性地解决了多年来地下管线工程档案进馆难的僵局，对这类档案采取了接收与征集并举的进馆方式。对历史遗留的权属单位的档案采取征集方式，充分发挥行业主管部门档案机构的作用，通过明确征集标准、建立良好的工作机制，与管线权属单位共享管线资料，协同开展地下管线工程档案的归档工作。2011年，城建档案馆以市燃气集团、轨道交通公司为试点，开展地下管线竣工档案的征集工作，采取不断推进试点单位的方式，于2012年向全市推开。截止2013年6月底，87%的竣工档案遗留项目及时进馆。而对在建工程备案项目档案则采取接收方式，在北京市住建委质量处的支持配合下，严格按照法律要求和地方标准规范工作环节。

为丰富档案资源，城建档案馆不仅在正常的档案接收中下功夫，在重点建设工程的档案管理工作中也取得重大进展。“十二五”期间，纳入各级城建档案馆进馆范围的重点工程档案已全部通过档案预验收，重点工程竣工档案进馆率达到100%。在这份成绩的背后体现了城建档案馆在管理方式上的创新。一是以工程档案登记、监督指导、预验收为手段，有力地促进了重点工程建设档案的规范化管理。二是对这类档案采取分类管理的方式，保证了它们能够齐全完整并及时地移交进馆。例如，对未来科技城、丽泽商务区等大型园区建设工程采取统筹管理，抓住牵头的园区建设管理单位，将原来对多家业主单位的分散管理模式转变为统筹管理模式；对园博园、园博湖等重点建设工程，与市档案局等各委办局通力合作，联合检查指导，通过协调会的形式协商解决问题，保证过程档案的齐全完整。对区县重点建设工程采取分工合作管理，与区县城建档案馆联合对重点工程进行检查，推动市、区两级城建档案管理部门对重点工程的接收。

此外，为优化馆藏结构，使不同载体形式的档案被及时接收进馆，城建档案馆还积极探索全市重点工程、重点区域声像档案管理的新方式。据馆里相关部门负责人介绍，“‘十二五期间，我馆接收市属重点建设工程照片8751张；开展市属重点工程建设项目和重点区域的跟踪拍摄工作，共拍摄照片6314张、录像1622分钟；开展‘城市记忆工程，把处在城市化进程中的首都城乡结合部的变革过程，以声像档案的形式保存记录下来，共形成照片1600余张，录像297分钟。”此外，为拓宽声像档案的收集渠道，除了被动接收外，城建档案馆还采取向社会主动征集的方式。比如，从北京市规划学会征集照片6673张，其中名人故居、北京四合院、烟袋斜街等承载历史积淀的照片5738张；征集到市住建委建筑企业联合会2010-2012年国优工程鲁班奖、詹天佑奖北京地区获奖工程等59个项目的照片1598张、视频360余分钟，这些都极大地丰富了馆藏资源。

截止到2014年年底，城建档案馆保存的各类纸质档案共69万卷，照片档案15万张，底图15万张，缩微胶片2029万幅。

服务利用彰显特色

“发展与服务”是城建档案馆在制定“十二五”规划过程中确立的主题。围绕这个主题，城建档案馆着力于加强公共服务能力，深化城建档案的有效利用，近年来他们不断完善馆藏档案的利用制度，依法向社会提供档案利用服务。据相关部门负责人介绍：“馆里结合当前利用工作的状况和社会需求，修订了业务流程，制定了‘科室业务流程图和‘工作守则，使各项工作做到有章可循；针对大宗档案利用增多的状况制订了‘大宗档案利用办法；从提高工作效率及规范化程度出发，制定了‘复制档案取件制度，进一步优化了工作效率和质量。”

除了有制度方面的保障外，城建档案馆还通过不断改善档案提供利用方式，改善利用环境，为社会提供优质便利的档案查询服务。馆里本着“以人为本、服务为先”的理念，不断增强服务意识，改进服务措施，陆续开展了电话预约服务、定期回访、简化工作流程等人性化服务方式，为利用者提供了更加便捷的服务。在服务手段上，城建档案馆加强了信息化管理，首次将现代电子商务管理模式应用到本馆的MIS系统，将档案利用的登记、检索、调卷、库房定位等全部过程统一纳入管理系统，实现了同一利用者对不同类别档案的快速检索并有效缩短了调卷时间，提高了工作效率。在服务空间上，城建档案馆对利用环境也进行了不断改善。改造后的利用场所重新划定了服务功能区，形成查询接待及装具销售区、纸质档案阅览区、缩微档案阅览区、电子档案阅览区四个区域。同时，更新利用设施，购置了缩微档案阅读器等现代化设备，为利用者营造了更为舒适的利用环境。

面对档案利用呈现的新特点，城建档案馆又开展了有针对性的档案服务。其一是针对公民档案意识和维权意识不断增强，因维修、改造、诉讼、纠纷等缘由查询档案的业主及业委会数量急剧增长的现状，城建档案馆为用户提供了电子档案查询服务，将利用率高的类别档案进行数字化扫描。并于2012年正式启用“竣工档案数字化影像查询系统”，使利用者可以通过计算机直接查看电子档案，提升了档案利用效率，并降低了对档案实体的磨损，有效地保护了档案原件。随之，电子档案也成为继纸质档案、缩微档案、声像档案后又一向社会提供利用的载体形式。其二是针对有关部门在专题研究中对档案新需求的特点，城建档案馆为用户提供了专题档案查询服务。如为北京城建勘测设计研究院及中航设计院等多家设计单位的轨道交通建设项目、地调院的全国地质钻孔基本信息清查项目、热力公司的节能减排项目、市政市容管委的热计量改造项目、国家科技项目“综合风险防范关键技术研究与示范”等项目共提供5000多项8335卷档案用于专题科研。

此外，更值得一提的，城建档案馆在馆藏的开发利用中更着力于展现专业技术类档案的文化内涵及其贴近百姓生活、为民服务的本色。例如，“北京旧城中心城区历史照片展览”展现了京城旧貌，吸引了大量参观者；《北京市城乡结合部50个重点村规划建设纪实》专题片不仅是对政府重点工程的宣传，更反映了新农村的变化；《国家体育场建设纪实》画册不是单纯的图片集合，还包括设计理念、施工工艺、建造历程的描述，是一部图文并茂的编研精品。无论是展览、视频、画册、光盘哪种载体形式的档案，都不仅仅是技术的总结，更是从不同角度进行文化宣传。而为“北京老旧小区综合改造项目”、中小学校舍抗震加固排查等政府重点工程调阅档案，更体现了城建档案为政府服务、为百姓排忧解难的特色。

信息化建设稳步推进

高速发展的信息化技术，使传统的档案管理方式无法满足政府部门、建设单位和社会公众对档案的利用需求，因此加强信息化建设成为北京城建档案馆适应时代发展的重要举措。

首先，城建档案馆针对资源建设开展的信息化工作主要体现在对电子文件的接收与利用。据相关部门负责人介绍：“电子文件包括电子著录数据、电子档案以及档案的数字化扫描副本三类。”2011年至2013年期间馆里逐步开展了电子著录数据的接收，目前接收的竣工档案都是已经著录完成的，像交通设计类、资质审批类、建筑工程类等工程档案都做到了实体档案和电子著录数据同步进馆；声像档案已经达到100%电子化；规划类档案达到100%数字化扫描，而且是随时形成，随时扫描。

其次，全面优化档案资源管理系统。城建档案馆对档案资源的管理分为内网和外网。内网拥有城建档案信息管理系统，该系统已经运行10年，今年，城建档案馆对其进行升级改造，通过优化该系统，提高档案管理和利用的效率。在优化内网的同时，今年，城建档案馆又建立了基于GIS技术的外网网站，并作为市规划委外网子系统。通过外网，声像档案资料可以向公众展示，市民也可以查询到政府允许公开的城建档案，就像是为馆藏资源做了一个检索工具，利用者可以通过它知道城建档案馆中是否有自己需要的城建档案，以便于后期更有针对性地到馆里调阅，极大地方便了公众对城建档案的利用。目前外网系统处于测试阶段，预计年内可以上线使用。

再次，针对档案资源分类较多、较细的特点，城建档案馆开展了全市“城建档案目录数据库”建设，即通过调研建立一个全市城建档案目录中心，由市城建档案馆制定标准，市与各郊区县城建档案机构提供数据，在统一的系统中进行管理，实现资源共享。相当于对全市的城建档案资源做了一个清晰的梳理，使很多信息一目了然，比如全市有多少城建档案，哪些是竣工类，哪些是规划类，分别在哪里保存等等都可以通过该目录数据库知晓，从而为公众提供方便快捷的调阅、查询服务。

最后，为防止档案数据的丢失和误删，城建档案馆还开展了档案数据备份工作，做到每周一次差额备份，每月一次全额备份，并在全市范围内有异地备份存储，更于2014年与对口城市重庆建立了异地备份合作方案，使保密措施更安全、完备。

爱教宣传方兴未艾

北京是世界历史文化名城，有三千多年建城史，850年建都史，城建档案忠实地记载了经过漫长的历史演变而形成的北京城的历史，集中体现了我国历代都城规划建筑成就，包含了哲学、社会科学、文学艺术、科学技术诸多方面，内容博大精深，蕴含着优秀的民族传统文化、民族精神和道德情操，是进行爱国主义教育的宝贵资源。尤其是自2001年底被授予市级爱国主义教育基地以来，城建档案馆更是把爱教宣传视为己任。“爱国主义教育功在当代，利在千秋。”城建档案馆以爱教基地为平台，把档案优势变为文化教育优势，彰显档案工作的社会教育功能。

在上述思路的指引下，城建档案馆开展了各种形式的爱教宣传活动。比如，利用馆藏照片档案先后制作了“北京的立交桥”、“变化中的北京长安街”、“旧貌换新颜”、“北京的雕塑”、“北京内城九门展”、“北京外城七门展”、“北京市旧城中心区历史照片展览”、“北京市轨道交通建设成就展览”等图片展览；利用声像档案材料制作了“第29届奥林匹克运动会临时比赛场馆建设纪实”、“城之脊梁”、“神州第一街”、“十三陵现状”、“明皇城遗址公园旧状新貌”、“从空中看北京”“北京市轨道交通地铁六号线规划建设纪实”等专题录像片，采取走出去和请进来的方式，对广大青少年进行非常直观的教育，收到了很好的效果。又如，先后与一些中小学、驻馆武警中队、东城区教委等单位签订共建协议，共同开展了邀请共建学校师生、少年宫师生、工读学校师生走进“神秘档案馆”活动；组织“看立交、爱北京”的主题征文活动；策划了复外一小高年级学生近200人到档案馆参观展览，近距离接触档案的活动开展了“从城建档案看北京城的发展变化”的征文活动；参与东城区、西城区教委组织的“蓝天工程”活动，以及向共建单位赠书等丰富多彩的爱国主义教育活动。这些活动对于培养青少年的档案意识，激发他们爱首都爱家乡爱祖国的情感起到了积极的促进作用，受到共建单位和参与者的一致好评。

在开展这些活动的过程中，城建档案馆也因展厅面积小，展区位置不利等因素，遇到很多困难，而且作为保密单位，接待参观者的人数和来源都受一定的局限，其中青少年所占比例更小，但是相关负责同志对此的诠释更体现了城建档案馆作为爱教基地的意义，即“爱国主义教育不仅仅针对青少年，通过我们的展览和活动对每一位成年人都是一次生动的爱祖国、爱家乡的教育课。”可以说，这些爱教宣传活动都发挥了城建档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的作用。

当前，北京已经进入全面建设中国特色世界城市的新阶段，在首都科学发展的新形势下，全面提高城乡规划建设管理水平，推动保障和改善民生，推进城乡一体化发展，产业结构优化升级，重点工程和重大发展项目不断推进，经济社会管理体制机制不断创新，都将对城建档案工作带来新的挑战与机遇。愿城建档案馆百尺竿头更进一步，不断适应行政管理与公共服务的新需求，以更高的标准推动发展，更好地为首都的城乡规划、建设、管理工作服务。