谈文秘工作对档案管理的重要性

陈丽

文秘工作与档案管理有着密切的联系，可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的。如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承担和执行过程中，具有现行效用，但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作為凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。环境卫生管理处是基层事业单位，由于受人员、编制的限制，文秘人员既是教务办的编制同时还兼任档案管理人员，在基层事业单位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促进档案管理工作进行探讨和分析，以及档案在文秘档案管理中的重要作用。

一、文秘工作与档案管理工作的联系

文秘工作与档案管理工作两者是密不可分、相辅相成的。

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键也相辅相成。

首先，文秘工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率;能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神;为人员提供学习进修的信息，使人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对企业的经济和社会建设都起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。

其次，做好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重要活动的重要信息来源和物质基础直接关系到文秘工作本身。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理工作和首要任务。档案管理是一项比较复杂的系统工作，在开展的过程中要求工作人员具备一定的专业技能，同时还要具备一定的责任心，这样才能够最大限度的保障档案管理工作的开展。档案管理工作是文秘工作中的重要构成部分，对于文秘人员来讲，在工作开展的过程中必须要具备良好的档案管理技能，这样才能够促进自身工作的顺利开展。在实践的过程中，做好档案管理工作可以很好的保障文秘工作的全面性和科学性，是文秘工作准确、科学开展的前提和重要保障。

所以在新的历史时期，健全档案管理工作体制是文秘工作开展的重要任务和管理手段，同时也是新时期文秘工作的必然要求。

二、档案和文秘工作规范化管理的措施探讨。

1.文秘人员与档案工作的关系

文秘人员和档案工作有着十分密切的关系。从某种意义上说，文秘工作是档案的基础，档案工作是文秘工作的归宿。作为机关文秘人员是档案馆档案材料“入口”的关键主要力量。随着高校行政管理、教学科研、外事、基建等各项活动文件材料的日益增多，文件转化为档案，专业性强、程序复杂、直接影响档案工作的质量高低。全面、完整地收集档案材料是一个科学的过程。因而作为文秘人员需要具有较强的档案意识，认真细致地控制文件材料的走向和运转，要将具有查考价值的来文、发文、内部文件等材料千方百计地收集齐全，真正理解和掌握档案工作的需求，是对文字秘书人员需要努力学习实践的要求。

2.档案管理工作对文秘人员的要求

做好归档文件的收集。收集是学校档案工作的一项长期的基础工作。高校文秘人员不仅担负着部门来往文件的收发、传阅、催发等文书处理工作，也是第一时间接触文件材料的工作者，完整收集各项文件材料为将来学校工作做好实证性的研究及领导决策和研究工作中处理重大问题的使用提供便利。所以必须熟悉文件材料的形成过程，把握住进出文件材料的流程，这就要求文秘人员必须有较强的档案意识，发挥工作中熟悉文件内容及形成的优势，做好既不丢失或扣留一份有价值的文件，也不把毫无意义的材料作为档案保存。同时最大限度地保持文件之间的历史联系，维护文件形成的系统性、成套性和完整性。这样才能及时有效地收集好各类文件材料，为档案工作打下良好的基础。这就要求文秘人员首先将具有查考利用价值的文件材料收集齐全、完整。 参考文献：

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