五莲县国土资源局档案信息化建设进程

孙晓志 王冬梅 赵中华

摘 要：随着互联网的迅速发展，信息化已成为当今世界经济社会发展的大趋势。目前，国土资源档案信息化建设存在重业务信息化、轻国土资源档案信息化的现象，尤其是基层国土资源档案信息化建设十分薄弱，国土资源档案管理工作必须与时俱进，紧跟国家档案信息化建设的步伐，加快“数字国土”建设，才能更好地适应国土资源管理工作新的形势和新的任务的要求，更好地适应经济和社会发展的需要。

关键词：国土资源管理工作;档案数字化建设

五莲县国土资源局自1988年建局，1995年成立档案室，馆藏档案25010卷。 随着社会信息化的不断发展，电子科学技术的日益更新，传统的档案管理方式已经跟不上时代的步伐和经济发展的脚步。

1 档案信息化建设的意义

开展国土资源档案数字化建设是新形势下国土资源管理工作的客观要求，是国土资源管理工作不可或缺的组成部分，必须做到与时俱进，不断适应国土资源管理工作新的形势和新的任务的要求，其意义重大。

1.1 开展档案数字化建设，是全面推进“数字国土”的必然要求。国土资源管理工作既形成各类土地档案资料，又依赖于这些档案资料开展日常工作，要建设“数字国土”，必须建设数字档案室，随着国土资源综合事务系统的全面应用，建设用地网上远程报批和国土资源管理“一张图”的实施，国土资源管理网上办公的推进，必然要求档案工作紧随其后，实现国土资源档案数字化。

1.2 开展档案数字化建设，是提升档案管理整体工作水平的需要。随着全国第二次土地大调查、新一轮土地利用总体规划修编等工作全面结束，档案数量越来越多，信息贮量越来越大，原始、手工的档案管理手段已经不能适应国土资源管理工作新形势的需要，尤其是随着城市化进程的推进，城市规划、建设，都将以国土资源信息来支撑。我局档案室已升级为省特级档案室，实现档案管理载体的更新换代，实现国土资源档案数字化才能全面提升国土资源档案管理整体水平和社会发展需要。

1.3 开展档案数字化建设，是提高国土资源服务社会效能的需要。国土资源档案是调处土地权属纠纷和查处国土资源违法行为的真实依据，是土地利用总体规划实施和管理及城市建设和拆迁安置工作的重要依据，是土地登记发证、变更登记和土地利用现状变更调查的必备资料，在掌握国土资源动态和国土资源优化配置等方面起着不可替代的作用。随着国土资源管理使用制度改革的不断深入，国土资源市场十分活跃，土地用途变更、使用权转让时常发生，而国土资源档案中记录着大量关于土地的产权登记、变更的资料，这就必然会提高档案的利用率。因此，开展国土资源档案数字化建设，不仅能完善档案管理机制，提高档案利用水平，还能为国土资源工作提供快速、高效、优质的档案信息，更好地服务于地方经济建设。

2 档案信息化建设内容

2.1 加大资金投入，加大对基础设施建设的力度。为加快数字国土建设步伐，我县国土资源局投入资金建设数字档案馆系统达40万元。目前全县下设共有1处国土分局，12处基层所已全部实行档案网络化管理;在局内部建立局域网，通过网络交换机等设备，实现内部办公、档案查询等工作需求;建立消毒、防磁、温湿度监控等现代化设备，对馆藏档案进行科学化管理。

2.2 强化软件建设，开发应用相应的信息化系统。

我局经多方考察，选定了国內最具影响力的“紫光软件电子档案管理系统”。系统实现档案信息化管理，方便档案管理、利用，包括收集整编、档案管理、鉴定销毁、档案借阅管理、档案编研、系统维护、档案设置、权限管理、档案管理工作量统计等功能模块，基于我局现有组织架构和技术环境，以档案和资料信息的全方位利用为目的，以数据库为管理手段，以使用扫描等技术数字化档案，并利用先进的开发平台及网络技术、信息处理技术、图像处理技术、光盘刻录技术、压缩存储技术，全面建设符合现代档案管理发展方向的档案工作体系，提高档案管理和利用水平。

2.3 实现纸质资料数据化，国土查阅实现全覆盖。为了档案信息化系统的建设，同时也是为了提高档案的服务效果，我局对馆藏档案全部进行了数字化扫描工作。其中业务档案主要包括地籍管理类档案和建设用地类档案，占档案数量的绝大部分。而且业务档案纸张规格也不同，内容不仅包括申请、审批等表格，还包括各种收据、证明复印件以及不同图幅的档案资料，为了达到扫描的最好效果，需要对不同纸质的档案进行不同处理。另外，档案管理系统扫描后的数据进行OCR识别处理，使得系统可以对所有电子文件中的信息进行查询检索。我局建成数字档案馆系统之后，实行了全局系统内部的档案联网，足不出户就可查询所需要的全部资料，大大的节省了查阅者的时间。在我市国土系统也是首家实现档案网络全覆盖的区县。

3 档案信息化管理的必要性

档案信息化管理及其平台建设是档案管理工作的一次技术提升和质的飞跃，对于档案管理部门适应新形势下的档案管理工作具有重要的现实意义，同时也是不断适应信息技术发展、满足现实工作要求的必然趋势。

4 档案信息化管理平台建设探讨

信息管理平台的建设是一项技术要求比较高的系统工程，其建设和发展工作的大力推动需要相当数量的资金支持，因此，加大信息化管理平台的专项资金投入是保证平台建设效率和使用质量的基础条件。平台开发设计的基本要素包含了硬件、软件和专业工作人员等，硬件基础包括扫描仪、打印机、网络通信设备、计算机等设备，同时为了保证信息化管理的有效性，必须制定详细的管理标准和使用规则。同时，为了使档案管理者能够具备信息管理的素质，满足平台维护的人员要求，还必须在专业人员素质培训方面加大投入，从而培养适应信息化管理和信息化建设的专业人才。此外，专项投入还包括对平台使用的广泛宣传，只有深入拓展平台的应用渠道，才能使更多的人和单位能够接受它，才能不断完善平台的管理功能。 从技术角度来讲，信息化管理是传统管理方式的一次突破和创新，做好平台开发工作的第一步是业务需求分析。第一，要紧紧围绕“平台综合管理”的技术要求，在档案管理方式单一、种类单一、功能单一方面有所创新，力求实现多种档案资料的统一综合管理。第二，平台建设要在“系统融合与兼容”方面下功夫，解决不同部门之间的系统对接问题，将办公自动化系统、信息管理系统等功能模块有机结合，优化管理流程，建立电子档案的一体化管理脉络。第三，突出平台开发中“效率与全面”的特色。档案信息化管理的最终目的是实现档案资料的开发利用，在业务需求分析阶段的体现就是在低级功能的基础上实现高级功能，提升管理效率。