文书档案工作的思考

张凤娟

摘 要：随着社会的进步和医疗卫生体制改革的不断深入，医院开始意识到文书档案管理工作的重要性，但是这项工作做得还不够完善，缺乏一定的科学性和系统性，而信息时代的到来也给现代医院文书档案管理工作提出了更高的要求。本文分析了当前形势下医院文书档案管理工作方面存在的困境，并针对具体问题提出了几点建议，希望能对实现医院文书档案的科学化管理提供帮助。

关键词：文书档案资料；档案管理；对策

0 引言

医院文书档案是包括基建项目资料、会议记录、人事调动资料、工作计划、年度总结及病人病历等在内的重要资料，是医院开展各类管理活动的重要历史凭证。文书档案管理作为医院档案管理工作的重要组成部分，担负着医院公文的收集、分类、传递、归档等重要的责任，其管理水平的高低会对于档案资料的完整性和质量都有很大的影响。为了提高医院档案资料的利用率加强文书档案管理，实现文书档案工作的科学化和规范化是必然的。做好医院的文书档案工作不仅能使医院各部门和患者能够及时方便的获取所需信息，还能够促进医院在新时期的和谐持续发展。

1 医院文书档案工作现状及面临的困境

1.1 文书档案管理人员综合素质偏低 随着信息化时代的发展，无论是企业、单位还是各类社会组织，其竞争力的高低归根结底取决于其人才综合素质水平如何。尤其是对于医院文书档案管理工作来说，专业化程度比较高，特别是在竞争日益加剧的知识经济时代，对档案管理人才更是提出了高要求，既要有专业的档案管理专业知识，又要熟练基本的计算机操作等。然而，从目前医院文书档案管理工作队伍来看，这种高素质、高水平、专业的复合型人才还比较缺乏，综合素质普遍偏低，这很不利于医院档案管理工作效率的提高。

1.2 部分单位不能有效地利用医院文书档案 目前，还有部分医院管理人员和相关工作人员缺乏档案意识，对于档案资料的保存和利用认识不到位，常常造成文书档案的毁坏与人力浪费。另外，有些医院由于对文书档案的管理工作不够重视，因此缺乏必要的档案管理部门，或者在档案管理的职责上分配较为混乱，档案存放和管理职责不明确，档案的传递是使用过程中缺乏规范性，甚至有些医疗档案不统一存放于综合档案室进行管理，而是存放于各个科室，很容易造成档案的混乱和丢失，为后期文书档案资料的使用带来障碍，影响医院各类工作的正常开展。

1.3 缺乏硬件设施，信息化程度低 很多医院由于缺乏对文书档案管理工作的重视，而缺乏对档案管理相关硬件设施的建设，导致医院档案室硬件设施达不到相应标准，比如缺少档案存放位置或档案管理条件差等，大大降低了医院文书档案管理工作的效果。并且，目前还有很大一部分医院的文书档案工作仍然为传统手工操作，使文书档案资料不能及时整理归档，更容易造成档案的损坏和丢失，影响档案资料的真实性和完整性。如今，我国大部分医院还没有意识到档案管理信息化建设工作的重要性，缺乏对于信息化建设的人力、物力、财力等各方面的投入，导致文书档案信息资料搜集不全面、更新不及时等问题，最终导致文书档案管理工作的混乱，降低工作效率和文书档案的使用效率。

2 做好医院文书档案管理工作的对策

2.1 提高对医院文书档案工作的重视 首先，医院要想切实提高文书档案工作的效率，档案管理部门就必须取得领导的理解与支持，让领导意识到档案管理工作对于医院现代化建设发展的重要性。档案管理工作人员要多多汇报工作，以此来提高领导的档案意识，使档案工作更好的为领导的决策提供帮助。其次，要不断提高档案工作人员的自我觉悟，选配专业对口、工作认真负责、职业道德良好的员工担任文书档案管理工作人员，要求档案工作人员认真务实，能够自觉学习不断提高综合素质水平与档案管理水平，从而更好地为医院工作服务。然后，医院应该加大资金投入，为文书档案管理工作提供必要的经费和物质保障。比如对档案室进行装修改造，配备铁质档案密集柜、计算机、打印机等现代档案管理需要的硬件设施，进而保证医院文书档案的安全性和保密性。另外，医院档案部门要积极争取各方面支持与协助，最为重要的是要获得其他科室同事的支持，加强他们对档案工作的了解，使他们积极配合文书档案工作的顺利开展。

2.2 提高医院文书档案管理人员的综合素质 新的社会形势对医院文书档案工作人员提出了更高的要求，要切实做好档案管理工作，需要相关工作人员不仅要有丰富的档案管理专业知识，还需要熟悉现代计算机技术，即要具有较高的综合素质。因此，首先医院必须加强对文书档案管理人员的专业培训，也可以通过加强职业教育的方式，丰富其档案管理专业知识，提高档案管理的技能水平和信息素质。其次，医院要建立和完善档案管理工作体制，建立一套规范的、系统的文书档案管理程序，实现医院文书档案的科学化管理，进而方便切实解决档案管理中出现的各类问题。此外，医院档案部门还要积极引进高水平的文书档案管理人才，特别提高对那些掌握现代档案管理专业知识和操作技能的高校档案专业人才的重视，为医院档案现代化建设工作储备人才。

2.3 加强文书档案管理设施建设，实现信息化 基于信息时代大众的要求，医院文书档案管理工作迫切需要进行信息化建设。文书档案信息化建设工作是一项具体的管理工作，需要严格的技术和完备的软硬件设施作为支撑，对医院文书档案资料内容定期进行管理和维护。因此，医院必须加大对文书档案信息化管理的投入力度，配备档案信息资源建设所需的完善的软硬件设施。只有完善了与档案信息资源建设相配套的设备仪器和软件系统，才能为实现档案管理的信息化提供很好的基础保障设施，才能实现科学化、规范化、现代化的档案管理，保证医院文书档案的真实性、完整性和保密性，进而更好的为医院和患者提供优质方便的档案服务，在很大程度上提升医院的工作效率。

3 小結

综上，目前部分医院在文书档案工作方面还存在一些问题，需要医院及各部门提高对文书档案工作的认识，加强档案管理工作必要的软硬件设施建设，最终实现医院文书档案管理工作的信息化。同时，还要不断提高档案工作人员的综合素质，提高文书档案工作的科学性和规范性，使得文书档案更好的为医院各项工作的顺利开展服务。

参考文献：

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