注重细节定位 提升档案管理服务水平

摘 要：档案管理工作的主要内容是对档案管理信息进行分类以及利用档案为各项工作服务。档案管理是一门专业性较强的工作，档案管理人员应适应当前政策和形势，实现档案管理的科学化、制度化，拓展管理档案的新思路，转变管理方法的陈旧性，不断创新档案管理工作方法，协调各个部门，全面提高服务质量，提高档案利用率，更好地为社会各项工作服务，为此，笔者结合自己多年档案管理工作经验，从组织保障、档案从业人员素质、服务需求定位及多元化服务渠道入手，提出针对在档案管理工作范围和利用上的新理念，作出总结，以便档案管理人员更好地完成档案信息的收集和利用。

关键词：档案管理；提升服务；细节定位

档案管理工作的实质将管和用相结合。档案管理人员应该与时俱进，针对工作实际情况，制定适应本单位的管理体制，及时提出档案管理的新思路、新方法，不断提高档案管理水平，积极提供利用，努力改善档案的服务质量，保证档案管理工作到位，为社会各阶层需要作出更大的贡献。笔者从档案管理的实践工作中，总结出对于现代办公条件下，档案管理服务工作应用从细节入手，准确定位管理对象和服务对象，从而全面提升档案管理服务水平，具体有以下几个方面。

1 加强组织领导，从组织上提供保证

档案是人类历史记录真实的载体，它是我们宝贵的精神财富，有些甚至可称得上是珍贵的文化遗产。人类自古以来前进的历史的步伐从未隔断过历史、离不开档案。从社会发展和人类进步的高度来认识档案管理工作并不过分。所以档案工作是社会各项事业中非常重要的一部分，需要档案管理工作者以及全社会的关注和支持。

加强组织领导，从组织上提供保证是做好档案工作的首要问题。通过确立组织机构，明确人员分工，制定各岗位说明书及相关考核制度，可以有效提高档案管理的组织性和计划性，可以把档案工作列入议事日程，及时研究解决档案工作中的实际问题，做到议事有议题，提上议程，列入计划，措施到位，保证经费，通过扩大库房面积、配备微机、除湿机、增置档案柜等方面促进档案管理工作的发展。对原有各类档案，进行重新整理、分类、立卷、装订、编号，根据新时期的工作需要及档案管理的新要求，编制检索工具，以

便提高檔案资料查找的准确率和全面性，为社会工作提供有效服务。

2 注重专业学习，从素质上满足管理需要

无论组织多么的健全，领导多么的重视，而档案管理服务的工作主要还是依靠档案管理人员来操作，档案管理人员应该认识到档案管理工作的重要性，档案管理人员必须全面提升自己的素质，从专业知识和实践水平的角度都要不断随着工作的进展和时代的进步而不断完善，合格的档案管理人员应具备办事细心、作风严谨的工作态度和职业道德，具有事业心、责任心和创新精神，有较深的文化底蕴，丰富的档案管理经验，档案管理部门应经常进行专业培训，组织经验交流活动。通过活动开拓所属人员视野、丰富知识、增长学识。在日常的工作中边学习边操作，提高业务素质。特别是面对信息技术高速发展的今天，要敢于学习信息技术和操作技能，在原有传统管理的模式上，通过设备引进、技术的更新，加大对信息化管理系统的学习，使得自己能够满足现代档案管理服务的需要。

3 建立相关制度，用制度保证工作开展

依法办事，建设法制政府，是党中央在新时期提出的依法治国的行动纲领。机关各项工作的开展，也应当依法行政，用法律法规保证工作的开展。档案工作也是如此，依法建立相关的规章制度，用好的制度做保障，是做好档案工作的基础。

在机关档案工作中，目前的主要依据有《档案法》、《机关档案工作条例》和《机关档案业务规范》等法律法规的规定，结合本机关档案工作的实际，制订相关的制度。用制度约束每个相关人员、约束工作。机关档案室比较基础的工作制度主要有：

《机关文件归档制度》。一般而言，《文件的归档制度》主要体现在归档原则、归档范围、归档时间、归档文件的数量（份数）等方面。在归档要求中，应对归档的文件齐全完整、文件载体和书写材料的质量、文件的价值鉴定、文件的整理编目、档案移交程序等提出明确的要求，保证归档文件的收集能够全面、系统、准确，为做好档案工作的其他环节打下坚实的基础。

《机关档案保管制度》。这项制度重点针对档案库房管理的安全性、库房中各种设备的使用期限提出明确的要求。如为机关档案设立专门的存贮库房，配备必要的档案柜或档案架。档案库房应坚实耐用，并配以各种防护设施（如防盗、防火、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防鼠等方面的设施）。根据具体情况，配置相应的温湿度监控设备、复印机、打印机、扫描仪、计算机等现代化办公设备和管理设备，以保证档案不丢失、不损毁，保证档案的安全管理，为档案的提供做好准备、打好基础。

除此之外，机关档案工作还有《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案统计制度》、《机关档案利用制度》等。

4 细化职能定位、从需求上适应发展

档案工作者必须不断的进行调查研究，针对利用者需要解决的不同的问题，对档案的利用也有不同的要求。除了利用者提出的需求问题，还应及时地把群众关心的热点档案信息梳理出来、公布出去，加大宣传力度，多角度全方位的服务于社会。

例如：高校毕业生就业问题早已成为社会各界高度关注的焦点。近年来，许多高校都加大了人力、物力投入，建立了毕业生档案管理系统，为提高教育教学质量，提高大学生管理工作的效率起

到积极的推动作用。加强高校学生档案的信息化建设，科学系统

地分析研究和利用学生档案资源，为用人单位提供最准确、最快捷的毕业生档案信息，从而为解决学校“出口”难问题提供精准的资料。

再比如：灵活就业人员具有流动频繁的特点，因此灵活就业人员人事档案管理要求档案管理人员要不断地探索，勇于开拓，为灵活就业人员提供更好的服务。利用计算机技术，对灵活就业人员人事档案进行信息存储、检索，是当前灵活就业人员人事档案管理需要重点解决的问题。利用局域网、互联网建立人事档案信息化服务系统，以利于实现灵活就业人员异地查询和人才流动管理。灵活就业人员的人生记录全部体现在人事档案中，通过就业服务部门或者人才中心对其人事档案管理的完善，有效地维护劳动者的合法权益。这些实践说明了档案管理服务工作要注重细化职能定位，从需求来满足不同需要，使得档案管理服务工作能够在一个良性的轨道上发展。

5 拓展服务形式，为利用者提供服务

管理是档案工作的一方面，服务也是不可替代的一部分。管理是基础，利用是目的。良好的管理工作是为了更好地提供档案服务。就需要从多种形式上不断完善服务方式，为需求者提供方便。

首先，要明确服务方向，端正服务态度。档案利用工作应当具有为社会主义两个文明建设服务的正确方向。随着党和国家工作重心的转变，档案利用工作更应注重为社会的经济、科技、文化教育等项事业服务。

其次，要熟悉室藏档案，优化档案服务工作，主动热情地了解档案用户的当前和长远的利用需求。比如档案利用者，由于对档案管理情况不熟悉，这时候就需要我们管理人员提供咨询服务，通

过耐心细致地对利用者提出的问题进行解答，在其查找、利用过

程中进行认真指导，提供热情服务，按照档案管理工作的要求，

直接提供真实的资料和数据，积极地代查，使其能够在最短的时

间内，及时获得有效的利用，同时还需要主动回答利用者在查询过程中涉及的其他问题，比如有关档案材料的可靠性、历史背景、使用状况等，帮助其解决问题，真正达到档案的利用效果和社会效益。

档案利用工作是整个档案各项基础工作的出发点和落脚点。利用工作的好坏，是用户评价机关档案工作质量的一个重要标准，因为利用代表整个档案工作的成果直接与档案用户发生关系；也是对机关档案工作起着检验和推动作用，因为利用工作可以客观地反映出档案用户的需求，促进其他业务环节的开展。总之，搞好利用工作，才能使档案工作生机昂然，否则，便会死气沉沉。

作者简介：

陈海燕（1972-），女，浙江杭州人，馆员，从事档案管理工作多年，现在秦皇岛市专业技术资格考试处工作，主要研究方向：档案管理工作，财务工作。