探讨如何做好财务档案管理工作

孔艳玲

摘 要：财务档案，是指机关、企业单位、事业单位等在经济活动进行过程中，对于财务活动的真实反映和原始记录。是各个单位对于自身的经济业务过程的第一手重要资料和研究依据。也是单位发展的重要借鉴资源之一。而在这个健康发展的过程中，财务档案作为一个单位经营等各项经济活动的直接记述，对于其的管理、审计和应用也逐渐为各单位档案工作者们所重视。也逐渐成为了财务工作的一个重点难点

关键词：财务档案；管理；问题；措施；

中图分类号：F253.7 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

一、财务档案管理工作中存在的问题

改革开放后，我国社会经济不断发展，并在各方面取得了巨大进步。各项管理工作也逐渐完善起来，并取得了很大成就。财务档案管理作为管理工作的重要组成部分，也在不断进步，取得了很好的成绩。但在管理工作中依然存在很多问题，主要有以下几点：

（一）缺乏财务档案管理意识或管理意识薄弱。记录单位财务信息的的财务档案是本单位运营情况的真实写照，财务将各种财务信息收集并整理归档，使之成为单位管理人员进行科学决策的重要参考依据。但是很多财务管理人员或者企单位的管理层缺乏财务档案管理的意识或者财务管理意识薄弱，导致很多财务信息的遗漏或遭到损害。其中不乏重要的财务资料和信息，这些财务资料和信息的遗失或损害会直接或间接影响单位的正常运行，从而给单位造成不同程度的经济损失。

（二）缺乏专业管理人员。目前，只有在大型企事业单位才设有专门的人员来管理财务档案，并在财务档案管理工作上有明确的分工。其他企业很少设有专门的工作人员管理财务档案，且管理分工非常混乱，管理部门之间、管理人员之间的职责分工不明确。管理工作的缺位、越位、错位等现象普遍存在。

（三）财务归档工作不规范。目前很多单位的财务归档工作不规范，难以实现全面归档和全面管理。归档的内容大多只限于收集凭证，制作账表等简单的管理工作，对单位经营的各种合同、登记凭证等缺乏有效的管理，或者对档案资料归档不合理，保存不完整等。而正规的财务档案管理工作除了对账表及报表的进行归档外，还应对企业单位的经济合同、各类票据领用登记表、资产评估报告、检验资产报告、各种审计报告等进行归档，并送往专门的档案室保存完整。目前财务档案管理工作中存在的这些不规范行为，企业领导应引起足够的重视。

（四）财务档案管理的基础设施不完整。属于财务档案管理的档案资料宜储存在专门的档案室，以便整理归档和查找。但目前我国大多企业单位，除一些大型企事业单位外，没有设立专门的财务档案管理室进行档案管理。或者即使设有档案室，但里面的基础设施也相当有限，有些只有档案架子和桌椅.

（五）财务档案的管理体制不完善。实践中可以得知，很多的财务档案管理负责部门没有系统的分类，存放，利用制度和规章。有些单位觉得这些文件已经使用，不再具有利用价值。而且对档案学的最基本知识都毫不了解，凭直觉办事，使得很多常规的工作都有着很大的内耗。投入大，效率低。

（六）从事财务档案管理的人员不专业。实际操作中，很多财务档案管理的工作竟然是由后勤来完成了。这些人员基本没有必须的业务素养和专业的档案管理和财务工作常识。

二、对于做好单位财务档案管理工作的几点浅见

（一）强化财务档案管理意识。首先，从单位领导到具体档案工作的操作人员，应该从财务档案保管意识上着手改变，来对财务档案管理工作的水平进行提高。财务档案管理人员首先应认识到财务档案管理对于单位发展战略、单位文化建设和单位核心凝聚力起到的重要作用，重视单位财务档案管理的积极作用。进而使单位领导层对于财务档案管理对于整个单位生产经营和经济活动的重要性产生积极认识。由上而下对于档案意识有着较大提高，能够把财务档案管理工作形成财务和档案管理的日常化工作列入单位工作的短期日程中去。其次，财务档案管理的工作人员应当对自己的档案管理意识进行提升并紧跟时代发展潮流。认识到财务档案管理工作不仅仅对于档案保存具有重要作用，而且对于单位财务工作也有着重要的监督作用。

（二）设立专人负责财务档案管理工作。财务档案管理工作关系企业单位领导的决策，针对很多单位领导忽略财务档案管理工作的行为，建议管理者重视财务档案管理工作，并设专人负责该项工作。重视培养财务档案管理人员的专业素质，组织相关的培训，提高管理人员的业务能力。使其掌握财务档案管理的流程，并注重细节，将档案编号入册，便于查找。若企业的档案不多，则可将整理好的档案统一交至档案室储存，并分类摆放。

（三）注重财务档案的分类。利用先进的信息技术，将财务档案资料科学归类，建立财务档案数据库，逐渐转化旧的管理模式，实现电子文件归档的电子化，是财务档案管理的必然趋势。财务档案分类细化，

（四）定期培训，提升财务档案管理人员素质。一个合格的财务档案管理工作者，应该要求其具有财务人员的从业资格和档案管理人员的从业资格。只有具有这两方面的专业知识，才能真正做好财务和档案两方面的工作，才能了解工作重心，使财务档案的真正意义得到充分地挖掘。此外，财务档案管理人员应注重自身业务技能和水平的不断提升。定期参加技能培训。紧跟技术发展步伐。以对财务档案管理工作的日新月异有所适应。

（五）完善财务档案管理的基础设施。完善财务档案管理的基础设施，并加大对基础设施建设的投入是提高财务档案管理的有效途径。如设置专门的财务档案管理室，并优化档案室环境，完善档案室的基础设备，这些基础设施的配备和完善，是提高财务档案管理水平的有力保障。

总而言之，作为一个高度系统化的工作，现阶段我国的财务档案管理制度还不够完善。随着市场经济改革的进一步深化，其中的隐性问题也将逐渐浮出水面。财务档案管理制度的加强，不仅对于单位档案的完善有着重要作用，对单位财务的公平、公正和公开也是一个有力的保障。做好财务档案的研究和分析工作，大到对单位发展大方向，大战略的制定；小到对一时一事财务工作的监督，都有着不可忽略的重要作用。

参考文献：

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