略论档案工作的性质及其规律

龙洋

档案在经济发展和社会全面进步中，具有特别重要的意义，它不但是历史活动的记录，同时也能够对选拔人才和使用人才提供帮助和借鉴，还能使人们对于过去进行充分的了解。因此，本文分析研究了档案的基本性质和其充分发挥作用的规律性，以便能够为档案的使用提供帮助。

一、档案基本作用的性质

档案的基本作用，可以概括为两个基本方面。

1.凭证性质。从档案的形成来看，档案是原始历史的真实记录，是令人信服的历史证据；从档案的形式上来看，档案是历史的真迹，保留着真实的历史标记，可以成为处理问题的真凭实据。比如说，对于工作的成败得失，对于各种纠纷的检验和评判，常常会以档案为凭据；在揭露篡改历史，维护历史面貌，常常会以档案作为真凭实据进行见证；在维护国家主权和领土完整，解决历史争端，常常会以档案为凭证；在办理刑事与民事案件中，常常以档案为物证进行断案，这样一来档案管理就能够更好地为民警办案提供方便。

2.档案管理参考性质。从现实情况来看，档案是历史活动的真实记录，档案对于人们了解过去的历史以及以往发生的一些情况，研究事物发生以及发展的普遍规律，需要我们对历史进行批判地继承，也需要进一步地继承历史文化遗产。毫无疑问，档案对于这些问题具有广泛的参考作用和价值。

档案的参考作用，有它自己的特点，这就是档案的原始性和可靠性，由于人们常常把档案称为真实的原始记录，所以档案对于机关和企事业单位来讲十分重要。另外，档案也有自身的对应特点，这就要求我们要辩证地去看。在过去，由于人的认识水平具有一定的局限性，同时我们有时也会遇到政治斗争的复杂多样性，所有这些情况都使得档案所记载的内容有时可能并不是十分符合客观事实及其发展的客观规律以及历史的真实情况，有的甚至是恶意歪曲事实和诬陷他人。这种情况在旧政权档案中比较明显。因此，不能认为凡是档案上记载的就都是真实可靠的，而是要具体问题具体分析。

二、档案发挥作用的规律性

1.档案作为机关工作和生产的客观存在，是机关和企事业单位历史活动以及过去情况的记录。在一定时间内，档案要发挥其应有的规律性就需要对档案的具体情况进行查考和相关利用；同时，档案管理工作是国家的一笔宝贵财富，国家在各项工作中也需要利用。档案既有现实的作用，又有长远的历史作用。因此，必须正确地处理好全局与局部、当前利益和长远利益之间的关系。绝对不能简单地认为档案是机关和企事业单位没有用了的东西，而不负责任地把档案随便烧掉，也不能只是考虑本机关内部的规则，将重要的档案留在本机关内进行保存。各个机关的档案既不能过早地移交给档案馆，也不能长期不向档案馆集中。集中起来的档案，既不能只顾眼前的利用，而不采取必要的保护措施；也不能考虑长远的安全，而不顾当前的方便利用。

2.随着时间的推移和历史条件的不断变化，档案的机密性逐渐减少直至消失，最终可以开放，广泛提供利用。一般来说，档案的形成时间距离今天越远，其机密性就越小，反之，现行机关的档案机密性就越强。档案的机密性强弱与档案保存的时间成反比关系。在阶级社会里，无视档案的机密性是十分错误的，但是把机密性看成是固定不变的也是形而上学的做法。因此，应当不断地研究档案的基本内容，合理地调整档案的秘密等级直至解密，并且要逐步地扩大档案的利用范围，直到面向社会进行公开，以便于更广泛地发挥档案的作用。

3.在档案管理活动中可以通过对档案的查找反映出历史活动，同时档案又是我们进行生产和繁荣科学文化所必需的。在现代社会中，随着经济发展和社会的不断进步，档案为我们事业的发展和时代的进步服务，也为生产建设、科学研究和文化教育服务。新中国成立以来，从档案利用工作的发展变化情况来看，可以看出档案发展变化的一般规律性。由于社会矛盾的不断变化和发展，档案从主要服务于阶级斗争逐步转化为更多地应用于生产建设和科学文化事业上来。

4.档案的发挥作用受一定条件的限制。档案的作用是客观存在的，同时其作用是随着社会发展和时代进步而表现出不同的作用。一方面，社会发展水平、社会制度以及政治路线、方针政策等，对于档案利用的程度，都有很大的制约作用；另一方面，人们对档案的认识水平和管理水平都将直接影响档案能够发挥作用的程度。

（作者单位：吉林省通榆县医疗保险经办中心；研究方向为档案管理）

（责任编辑 刘月娇）