连环追问解决邮件合并难题

杨春芳

编者：邮件合并是Word中的一项有很强实用性但操作比较复杂的高级功能，常用来批量制作名片卡、成绩单、请帖等内容多数相同的文本。本文介绍了更加好用的操作办法。

一、正本清源

（一）工具：

Word中单击“邮件”菜单，出现“邮件合并”工具栏，运用各组工具栏完成邮件合并，可以更自由地处理合并过程中遇到的问题，效果要优于“开始邮件合并”按钮中的“邮件合并分步向导”许多。

（二）邮件合并“三剑客”：

文档1为主控文档；文档2为数据源文件，即含有合并命令的文档；文档1对文档2执行“合并”操作，生成文档3，也即合并文档。

二、连环追问解决一纸生成多个记录的难题

（一）通过设置主控文档实现

从大家最熟悉的信函类型入手。要想解决这个难题，首先，必须对主控文档进行属性设置，是信函、目录、标签中的哪一种。属性不同，导致占页结果不同。设置属性在“开始邮件合并”一栏选取。

1.信函类型

此类型默认的合并文档是一条记录占一页。分析一下主控文档，一个完整的主控文档文本只控制了一条记录。因此，将插有合并域的这段主控文档文本复制几份（2份以上），是否就可以控制几个记录了呢？事实证明，在每份主控文档文本前再插入NextRecord域，发号一个命令就可以喽！

学生准考证主控文档如下所示：

对于像准考证这样小型表格样式的合并文档，每行只有一个会浪费大量的纸张，为了更有效地横向利用纸张，只能进行错行处理，文档才能辨清下一条记录的记录号，否则会出现一行2条相同的记录。

2.标签类型

有没有自动化程度更高的办法呢？——“标签”就具备一页控制几条记录的“气质”，且横向纵向兼顾！

在“开始邮件合并”一栏中，指定主控文档的属性为“标签”之后，进入“标签选项”对话框，用“详细信息”按钮进行标签的设置和修改，包括标签的大小、每页的标签数、标签之间的间距等参数。做出若干个空白标签后，选择收件人后，在各个标签中就自动出现了《Next Record》。在第一个标签内插入合并域，再复制到同页的其他标签，同步点击“更新标签”，一页几个标签便可大功告成！

学生作品标签主控文档和合并文档如下：

可见，《Next Record》所包含的深意显示出了无限的威力。它告诉我们，以上两种类型的主控文档都是将记录逐条处理的。难道没有将所有记录整体处理的办法吗？

3.目录类型

目录，顾名思义，是将所有内容一览无余之意。在“开始邮件合并”一栏中锁定主控文档的属性为“目录”，再制作出目录的外观，如一个表格，再插入合并域。注意在这个表格的下方一定要插入若干个空行，用以将不同的记录隔开。

工资条主控文档如下：

合并文档如下：

（二）删除分页符实现一页多条

通过观察短小合并邮件发现，每个记录对应的合并邮件后其实都有一个“分页符”，导致下一个邮件被指定到另一页。所以，将合并文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）即可将不同记录拉回到一页上来！

三、格式设置方面的优势

由此可见，主控文档相当于一个母版。是不是修改主控文档的域的格式，合并文档的格式全部修改呢？答案是肯定的。对于标签，则可在第一个标签中做格式修改，然后点击“更新标签”按钮，即可更新主控文档中后面的标签。

四、连环追问解决域的难题

（一）组合域——地址域和问候域

因为有了域，主控文档才得以和数据源合并生成新文档。而更具人性化的是，Word将几个风格相投的合并域进行了组合，形成了一个“组合域”，这个组合的名字叫做“地址域”。那它是由哪些成员组成的呢？

如果你的数据源采用的是系统预定义的字段名，如图所示：

在“插入地址块”对话框中，不妨先按下“匹配域”按钮观察一番，左侧“必选信息”即是这个组合的“席位”！而预定义的字段成员们恰好同这些“席位”匹配，所以全部显示出来，如果哪个成员想“出局”不显示，只要点击“不匹配”即可。

由此想开去，如果没有采用系统预定义的地址字段名，又怎样创建你的“组合”呢？只需要将你已有的字段同地址块的“席位”去匹配好了！能匹配上的成员即形成你的地址块“组合”，就可以最终显示在你的合并文档中！

“问候语”同“地址块”用法相近，不再赘述。

从合并结果来看，数据源的每一个记录的值对应唯一的信函（标签/目录），这部分文字不妨称之为“记录的函数”，其他非域部分文字不妨称之为“常规文字”。那么，有按规则出现的文字吗？以某个域的取值构成条件，符合条件出现一种文字，不符合条件则出现另一种文字，不妨称之为“双向选择文字”。

（二）“规则”文字

使用“编写和插入域中的”中的“规则”中的“如果…那么…否则”这个工具完成。示例如图所示：