企业人事档案信息化管理面临的挑战及对策

2015-05-20陈卫华

商场现代化 2015年10期

陈卫华

摘要：随着时代的进步科技运用的发展，各行各业都在传统本职工作的基础上纷纷不断加入了信息化手段和方式的运用，大大提高了工作的效率和工作成果。本文主要对信息化技术在人事档案管理中的具体应用进行分析，指出了人事档案信息化管理面临的挑战及对策。

关键词：人事档案；信息化管理；挑战；对策

一、前言

人事档案管理是一项精细化要求高的管理工作，因此传统的管理手法经常容易出现管理混乱或失误。随着以计算机为代表的信息化科技时代的到来，人事档案管理也面临着从原来的纸质化向信息化管理转变的挑战。对于人事档案管理人员来说应该迎积极采取对策迎接挑战，实现人事档案管理的全面信息化发展。

二、人事档案信息化管理的重要意义

人事档案的信息化管理是适应当前时代发展要求下的一项主流档案管理趋势，对企事业单位和国家的人才管理利用都具有着重要意义。

1.实行人事档案信息化管理，大大减少了以往纸质文档管理的工作量，精简了人员构成和工作内容，提高了管理效率。

2.信息化管理实施改变了以往建立简单使用困难的局面，实现了一次录入管理、多次反复使用，更利于单位对人才情况有一个综合了解，提升人才资源的合理化配置利用效率。

3.人事档案信息化管理使全国的人才信息和资源实现了更大程度的共享和人才流通，提高了单位选用的人才与岗位的匹配度，满足了现代众多行业个性化和多元化的人才选用需求。因此，也在另一方面对人事制度的改革具有重要作用。

4.以往有对人事档案进行传动、调阅的时候，都要把纸质文件调出，容易造成纸质文件实物的损坏或丢失，而信息化管理的实施，无疑保护了纸质档案文件的完好，有利于人事档案事业建设。

三、人事档案信息化管理面临的挑战

由于人事档案是一项存在历史较久、管理思维和模式形成了较为稳固的方式等原因，对信息化投入人事管理的使用形成了一定的挑战，具体有以下几点：

1.以往的人事档案管理模式较为单一、陈旧，需要的人力劳动量也很大，而且由于工作量繁杂细琐经常会出现这样那样的差错，因此管理的效率也不高。一方面人事档案一旦封存若再想调阅或流转就很难，或需要一定的翻找时间，降低了档案管理的及时性、方便性和准确性；另一方面人事档案的库存式管理使各单位很难对人才信息有一个综合的了解，降低了社会人才资源的配置和利用效率。

2.以往的人事档案管理人员接受的都只是与传统档案管理相关的业务知识能技能培养，对信息化档案管理系统和设备的操作比较陌生，在主观上直接制约了人事档案信息化管理的推进和实施。人员要素往往也是进行一项革新或改革时需要考虑的第一基本要素。

3.人事档案信息化管理强调的是对信息化手段的运用，因此在实施过程中信息化的软硬件设备是必不可少的。但是目前我国人事档案管理的设备现状就是管理软件或平台落后、缺乏先进的硬件设施，不能适应现代的人事档案管理和使用需求，也不能满足现代化办公操作的要求，这些也都从物质条件上限制了信息化管理的转变实施。

4.信息化的人事档案管理对人事档案和信息文件的处理方式改变了以往纸质档案的方式，而是更多地利用电脑信息存储形成网络资源库的方式。但是由于传统的人事管理的技术标准和组织工序都不能与现代化的计算机操作相匹配，因此存在信息化方式难以实施阻碍信息化管理进程的挑战。

5.有一些大的企事业单位，意识到了人事档案信息化管理的重要价值，也实行了信息化管理方式的改革。但并没有进一步制定一个规范的实施要求并严格落实，因此在具体的实施过程中，经常出现信息录入不完整、人事信息不准确、更新不及时等问题，这些都违背了人事档案信息化建设的初衷，也限制了信息化管理的有效开展。

四、应对人事档案信息化管理挑战的对策

针对上文所述的人事档案信息化管理实施中所面临的一些挑战，具体可以从以下几项措施入手来迎接应对。

1.提高人事档案管理人员的素质。一方面引入既对档案管理业务知识技能熟练精通、又了解相关法规、并且能够操作使用信息化设备的专业复合型人才，另一方面加强对老员工在工作技能方面的提升，尤其是对信息化设备的认识和操作学习，使他们能够在最快的时间内完全独立熟练地进行信息化操作，能够胜任现代化人事档案管理的工作要求。此外，也要加强管理人员的职业操守提升，提高他们在工作中的细致度和责任心，增强他们的工作服务理念。

2.升级人事档案管理的软硬件设备。首先应该适当增加资金投入采购一批适应现代化人事档案管理要求的信息化设备，其次应该对老的、落后的管理软件和平台实行更新换代，使其能够满足现在的管理工作需求，为人事档案信息化管理的实施和发展提供物质保障。

3.制定完善的信息化管理体制。企事业单位应该在做好人事档案管理信息化转变的人员和设备准备时，更应该针对自身的经营策略和特点，制定一套完善的实施规范并严格落实，促使人事档案在录入时的准确有效完整、在流动中的合法规范合理，确保人事档案管理的高质、有效开展，为自身的经营和发展提供高质的人才资源。

4.根据信息化人事档案管理的流程和要求，优化原油人事管理技术标准和组织工序规范标准，使其能够最大化地与信息化档案管理实施相匹配，为人事档案信息化管理的推进提供有力的保障。

5. 制定一个规范的信息化人事档案管理的实施标准，并在日常工作中要求工作人员严格按照标准实施，确保人事信息录入的真实、准确。

五、结束语

当今社会是信息化高度发展的社会，所有工作都或多或少地受到了其影响，并且从中获得了一定的便利。但对于人事档案管理这种传统行业，在推进过程中仍面临着诸多的挑战。人事档案管理人员应该勇于迎难而上，针对存在的问题研究相应的解决对策，使人事档案管理的信息化升级转变能够早日全面有效的完成。

参考文献：

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