浅谈档案工作中归档文件的价值鉴定

鞠红艳

档案记录了前人的科研成果，无论是社会科学的各个领域，还是自然科学的各门学科，所有的研究工作都必须充分的占有材料，档案可以为科学研究提供充分可靠的材料，是科学研究的必要条件。因此，在实际工作中，注重归档文件的价值鉴定十分重要。

一、归档文件鉴定的原则和

标准

归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节。这一环节包括两个阶段。第一阶段，在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。因此，归档范围的确定实际上是对文件价值的初步判定。第二阶段，对进入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的“生存期”，提出应保存的年限。划分档案的保管期限是对文件价值的进一步判定，是决定档案的命运的关键。

二、归档和不归档的范围

确定归档的范围，是整理工作首先要解决的问题。一个机关单位在工作活动中形成和使用的文件材料数量很多，而且随着工作的深入开展，有不断增加的趋势。在这些文件中，有本机关制发的，也有上级、同级和下级机关送来的，有主送的，也有抄送的;有重要法规性的，也有一般事务性的;有单份的，也有重份的;有长期效用的，也有短期效用的等等。在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。在确定机关文件材料归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。国家档案局1983年出台了《文书材料归档与不归档范围》，实际工作中应以此为依据制定本单位文书材料的归档范围。在制定单位的归档范围时，要尽量结合处室和部门的职能来制定，使归档范围的条目与实际工作相匹配和对照，一目了然，便于操作。

凡机关工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，办理完毕后均应进行整理并定期向档案部门归档。这些文件材料包括机关党、政、工、团及人事、保卫、业务等工作中形成的文件、图表、照片、录音、录像，以及以电子形式存在的电子文件。另外，财务、基建、专业工作中形成的文件材料以及以音像、电子形式存在的各种门类、各种载体和各种形式的文件材料，也是机关归档工作的重点。

总之，凡反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，针对本机关主管业务并（下转第9页） （上接第48页）需要贯彻执行、可供本单位查考的文件都应归档，反之则不应归档。具体到每一个机关，还应根据此《范围》的精神，结合实际情况，制定本机关文件材料归档与不归档的具体范围。尤其对涉及专门领域，诸如会计、审计、人事、纪检、职称评定等方面的文件材料，更需要做进一步的具体规定。

三、归档范围上应注意的问题

当前，在收集范围上存在的主要问题是：重要文件不完整，而不重要的事务性的文件却归了很多。文件（特别是重要文件）归档不全主要表现在以下几个方面：

一是只注重“红头文件”，而没有归“白头文件”，有的甚至“红头文件”也不齐全;

二是有的只归了有登记的收发文，而没有归内部使用的文件。如领导活动形成的文件（党委、党组会议记录、领导同志讲话材料等），以及领导和各业务部门外出开会带回的材料，不上报的统计表、登记表、计划、总结等;

三是有的只归了一些一般的通知和来往文书，而把常用的规章制度留在业务人员手中;

四是有的只归文字材料，而没有归表格、簿册、名册、照片等;

五是有的只归“正式文件”而没有归其它材料，如各种刊物等;

六是有的只归业务性文件，人事工作的文件没有归。

档案工作是一项基础性工作，正确鉴定归档文件价值又是做好档案工作的前提，一定要注意在实际工作中不断总结经验，做好归档文件价值鉴定，充分发挥档案作用。

（作者单位：河北省高速公路管理局服务管理中心）