档案管理工作中的问题与对策分析

印铭

摘 要：档案资料不仅真实反映了发展历程与日常工作巨细，还能够为其提供决策依据，为整体发展规划提供正确指导，也是广大职工维护自身合法权益的重要凭证。藉此，本文主要介绍了目前档案管理日常工作概要，分析了该工作过程中的几点常见问题，并就如何提升档案管理工作效能提出了相应建议，以期为档案管理工作的完善提供有价值的参考。

关键词：资料收集；档案管理；工作现状

以建立健全的档案管理体系、巩固发展档案管理工作为目标，不断提高我国档案工作质量与效率，是我国建设社会主义新的重要发展战略。然而，档案管理工作目前仍处于向上发展阶段，诸多环节亟待改善，本文藉此展开的档案管理问题研究具有一定现实意义。

1 新时期档案管理日常工作职能

现实中，大多日常档案管理工作内容主要为：利用完整、全面的档案信息为社会主义新建设做全面宣传；为促进和谐发展提供可靠参考的资料；为单位建设发展理念的完善提供指导与借鉴等，一面帮助职工群众加强对社会主义新建设的认识，另一面也为当前和谐建设提供强大的理论支撑。由此，各部门档案管理必须规范监督工作，以保障内部档案管理工作的有序发展。

2 当前档案管理工作中常见问题

（一）单位档案管理工作重视程度不够。就我国目前基层行政档案管理工作现状来看，相当一部分档案管理工作局限于行政管理范畴，对档案管理问题的认知有所偏差，只关注单位眼前经济效益与发展前景，漠视档案管理对单位经济增长的积极作用，导致内部档案管理工作长期缺乏有序部署与严格管控，比如，档案资料的收集归档不全、整理不规范、散乱等现象严重，继而造成大量资料信息因长期管理工作不当而流失、残损。

（二）档案管理人员队伍素质亟待提高。笔者于多地交流学习中发现，部分单位档案管理队伍普遍缺乏专业档案管理人员，现有任职工作人员部分从其他科室或部门抽调任职，或是部分未经正规业务技能培训的非专业人员，对档案管理工作流程不熟悉，相关法律法规也缺乏深入地了解，甚至部分管理人员身兼多职，工作任务重但待遇低，从而丧失工作热情，难为档案管理工作提供充沛的人力与技术支持。

（三）档案管理配套基础设施条件较差。健全的档案管理工作体系必须配备完整且匹配的相应基础设施与监管机制，但当前档案管理工作普遍存在档案管理软、硬件条件较差，有如档案柜架等基础设施的配备装具参差不齐，致使档案工作陷入被动局面的现象常有发生。甚至部分基层档案室建设缺乏专项启动与维修资金，纸质档案资料在长时间的存放下出现霉变、虫蛀等，造成这一现象也正如本文上述提及，对档案管理的漠视，鲜有财政拨款，继而受资金匮乏所致，电子化档案室或数字化档案室建设至此遥遥无期。另外，还有部分未设置档案管理机构，在进行档案资料查询与使用等程序操作时极为繁杂，加上专业管理人员的缺失，现有档案资料不能得到及时整理与妥善保管，形成档案信息完整性与安全性两相堪忧的局面。

3 优化档案管理工作的施行思路

（一）编制严谨规章制度，夯实管理工作基础。笔者认为，档案管理工作应秉持《中华人民共和国档案法》与党的相关方针政策为依据，结合工作具体情况来制定行之有效的工作规范与奖惩机制，为档案管理工作提供坚实的制度基础。与此同时，还应在提高认识、加强重视的基础上，加大建设资金的投入，为档案管理工作以专款专用、准确预算、恰当使用、详细记录、及时结算等位为准则设置专项资金，优化工作机构设置，在综合考虑实际情况与能力范围情况下，积极投建电子档案室或数字档案室，加强档案管理信息化建设，实现档案收集、整理归档、保管、利用等环节的安全便捷。

（二）指正领导高度重视，确保观念与时俱进。于工作实践中，档案管理工作的开展首要局限点在于大众对档案管理观念的认知偏差。基于这一前提之下，单位各层应转变原有思想观念，从意识层面提高对档案重要性的认知度，切实强化责任感与使命感，积极投身于社会主义新档案工作中，深入学习国家与党的政策方针，狠抓各项任务落实，提高服务意识，改革以往被动工作格局，以提高档案管理工作的规范性、安全性与效益性为原则，以宣传栏、广播电视、网络等为宣传平台，以干部与广大基层群众为宣传对象，逐步强化相关方针政策与法律法规的宣传力度，明确划分各级部门权责归属，为档案管理工作有序进行提供全面保障。

（三）充分发挥档案作用，健全档案服务体系。开展档案管理工作的最终目标主要是能够使得单位内部档案能够得以科学、合理地使用，以期档案管理工作能够充分发挥在单位经济建设中的积极作用，促进并实现单位和谐、向上的发展目标。由此，即需要充分利用现有的档案信息资源，优化工作档案信息查询服务，最大程度的将程序便捷化、简易化；借助现代信息技术建立数字化信息共享平台，在公开部分档案资料的同时，严密布控档案信息的安全工作，让档案资源真正意义上的服务于社会主义新建设。

（四）强化工作人员素质，积极开展业务培训。只有提高档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，充分了解到本职工作职责，树立终身学习意识与创新意识，定期专业培训活动能够不断强化管理人员的基础理论知识，了解当前国内外档案管理最新理论，并在实际工作中自觉将理论应用于实践，逐步提高专业技能，才能保证档案管理工作高效有序地进行。须知，档案管理体系之所以能够得以不断完善，很大程度上要倚重于拥有高素质的档案管理队伍。由此，在组建业务熟练、政治觉悟高的档案管理队伍时，必须严格把关人才的筛选，还要在革新管理工作骨干思想观念的同时注重队伍年轻化建设，招用热爱档案工作、综合素质良好的青年基层工作人员投身档案管理事业。需要注意的是，知识经济时代下要想留住人才，首先即要懂得尊重人才，为他们提供良好工作环境，落实正式编制，提高福利待遇，使其能够专注于本职工作，敬业爱岗。除此之外，对于在职人员的培训工作也不可怠慢，必须依时定期开展业务培训，明确培训目标，组织档案管理人员深入业务知识与相关法律的进修，相互交流工作经验与心得；在提高对档案管理的信息化建设的同时，还应要求相关工作人员熟练掌握基本信息技术，为电子档案室、数字档案室建设与推广奠定技术基础。

4 结语

综上所述，要使档案管理工作得以充分发挥其实际效能，即应在最大程度维护档案完整与安全的前提下，积极对档案各个环节进行规范化管理、合理化利用来实现更好地为的发展而服务，研究切实可行的完善措施，推动档案管理工作的长足发展。

参考文献

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[2]钟素英.浅析企业档案管理信息化[J].兰台世界，2012（03）endprint