秘书协调工作中必须重视的几个问题

吴延生

内容摘要：协调就是化解矛盾、统一行动的过程。秘书部门所处位置的特殊性，决定其在协调工作中具有得天独厚的条件。作为一项重要职责，秘书在协调中又有特定的方式、原则。通过这一视角，研究协调目的的明确把握、良好人际关系的建立是进行协调的前提，也是秘书树立良好窗口形象的基石。

关键词：秘书工作 协调 关系 形象树立

近年来，随着政治、经济领域的变化，秘书部门原来的工作原则与方法受到了强有力的冲击。在这种情况下，高层次、高水平的秘书工作愈来愈显示出协调工作的重要性。

如何做好秘书人员协调工作呢？这应该是秘书人员值得讨论的话题。协调，它既是一门科学，也是一门艺术。关于协调工作的重要性或协调的方法，或者是协调的类型、内容，或者是协调的原则、形式，我们是必须掌握与牢记的。在此，恕不对它们进行论述，只想浅谈秘书协调工作中必须重视的几个问题。

一、把握明确的协调目的

明确把握协调目的是做好协调工作的前提条件。协调工作总是为完成某一任务，或者说为达到某一目的而展开的工作。领导的意图、上级的指示，就是我们展开这一工作的依据，因而，我们就必须正确理解、把握领导意图或上级的指示。当领导持相同意见时，秘书人员的工作就显得较为轻松一点，但在实际工作过程中，领导意见往往不一致，对此秘书人员就不能一会儿听这个，一会儿听那个，觉得他们都没错。而是应该从认识论角度去斟酌、了解、接受。必要时还可以私下找领导商谈，交换一下彼此的看法，这是很有益处的。

协调工作有时是很复杂的，可以分为纵向协调和横向协调。纵向协调，是上下级之间的协调。横向协调是几个部门之间的，或几个单位之间，甚至牵涉到外单位协调，在这种复杂协调中，除了把握协调目的之外，还必须适当地运用公关学、心理学、逻辑学等知识进行协调，希望通过以上手段来达到协调的目的，因此，只有明确协调的目的，才能头脑清醒，正确把握，切中要害，从而提高工作效率。

二、建立良好的人际关系

建立良好的人际关系是做好协调工作的桥梁。一个单位的秘书人员有较好的人际关系，就能使上下领导阶层凝聚为一个整体，上下一条心，左右关系融洽，大家相互理解，彼此尊重，相互支持，共同帮助，一切事情就容易商量，容易办成，常常能够事半功倍。相反，就连一些简单的事情也扯来扯去，无尽无休，无法办成，而且必将形成一种恶性循环。

做为秘书人员，在建立良好的人际关系上，应该做到：

（一）对内关系

1、妥善处理好与上级关系

秘书工作是领导活动中的一个环节，及时地向领导报告本部门的工作情况、问题，让领导对整体有一定的了解。在领导工作繁重时，应主动为其分忧，替领导争得荣誉。由于某些原因，领导也难免出现差错，此时，下级应与领导团结一致，给予领导热情帮助，与领导处好关系，不能阿谀奉承，投其所好，领导说什么，就是什么。

2、处理好与同级的关系

同级之间，由于合作共事，关系比较密切，因而一定要处好关系。这样有利于大家同心协力。在工作过程中，大家应当彼此尊重，即不要相互吹捧，也不要相互拆台。另外，应当增强彼此了解沟通，这有利于协调工作的开展。一般来说，同级之间，工作不能协调好，大多是在人际关系上出现问题。

3、处理好与下级关系

为下级服务是处理好与下级关系的关键。做为秘书，虽说是为上级服务，但也要时时刻刻关心下级，这样有利于与下级沟通。处理好关系是搞好协调工作的关键，在工作中，下级很容易出现这样那样的错误，做为秘书人员，不应当指责而是应当关心他们，帮助他们改正错误。

协调工作就其实质来说就是协调人际关系的工作。它既是一项事务工作又是思想政治工作，秘书人员要善于处理各方面的工作。统一认识化解矛盾，融洽关系，完成任务。因而，秘书必须在建立人际关系上花功夫，费精力。人际关系处理好了，问题也就好办多了，对于协调工作确实起到了桥梁作用。

（二）涉外关系

由于来访者与秘书所在单位的关系不同，他们可能受到一般欢迎，也可能受到隆重的礼遇，但不管来访者是谁，秘书都应立即停止工作，抬起头来向他微笑，以示欢迎。所有的来访者都必须受到热情的接待，秘书必须有礼貌地对待他们，因为他们每个人对秘书所在单位的成功，都起着直接或间接的作用。从他们踏进办公室到离开办公室，秘书经常是他们第一个见到、最后一个告别的人。因此，秘书的态度如何，直接影响单位的声誉。

1、善于接待来访的人民群众

人民群众的来访，主要是来反映问题的。秘书对他们反映的情况要做详细记录；不清楚的地方，应询问，请求对方讲清楚；若当时无法讲清，可要求对方回去了解情况后再补充过来。如果秘书判断反映的情况有较高的参考价值，应该请对方回去整理成专题书面材料送过来。如果是新问题，应请示领导后再作答复。

2、善于应付难以对付的来访者

有些来访者比较粗鲁甚至野蛮，若与他们不期而遇，对他们礼貌相待需要高度的自制力和意志力。如果你不认识来访者，可客气地说：“需要我帮忙吗？”或“您能告诉我您的尊姓及贵单位的名称吗？”如果来访者不愿通报姓名，也不说出求见理由，却千方百计想绕过秘书直接去见领导，这时秘书的态度必须很坚定，并可用以下任何一种回答来应付：

第一，“我很抱歉，某某先生只会见预先约好的来访者，请您在这张卡片上写下姓名及求见的简要内容，让我送进去好吗？”

第二，“如果我违反某某先生的指示让您进去他将会不愉快。您写下您想和他谈些什么，由他决定是否接见您，比您硬闯进去好得多。”

第三，“我保证把您打算谈的事转交某某先生，过些时候您可打电话给我，我再告诉您他的答复。”

第四，“某某先生正在研究一些很重要的事情，还得用一段时间。为了不浪费您的时间，请您留个条子给他。”

3、接待新闻记者

新闻界在社会上有着特殊的地位，而新闻界的传播工作主要是通过记者从第三者的角度来报道的。因此，前来光临的如果是记者，秘书要满腔热情地接待他（们），表现出乐意帮忙的意思，但不要对事情轻易表示赞成或反对，更不能未得到领导批示而提供内部情况。采访完毕后，秘书可以向记者询问，若对方决定报道，秘书可请他们写好材料后送给本单位领导审阅，由单位领导决定是否报道；若记者要求本单位写报道稿，秘书可以将对方的要求向领导汇报，经领导同意后再接受任务，并组织人员起草。稿件发出之前，要经领导审阅。

三、树立真诚的秘书形象

树立值得信赖的形象是做好协调工作的重要因素。秘书人员要做好协调工作，就必须从做好“三要”入手。第一要虚心。“虚心使人进步，骄傲使人落后”。秘书人员要时时刻刻保持谦虚谨慎的态度，才能赢得领导和同事的认可和尊重，才能够做好协调工作。比如，秘书在审核文稿或根据领导意图草拟公文时，其中必然涉及到单位的有关数据或具体情况，如果你不虚心地向领导或单位其它部门人员请教或了解清楚，而只是凭借自己主观想象，妄加推测，那是肯定做不好秘书协调工作的。第二要诚心。无论做什么事情我们都要诚心诚意。古人云：精诚所至，金石为开。做为秘书人员只有以心换心，将心比心，真心真意同人交往、办事，才能树立好的形象，值得信赖，那你才能做好协调工作。比如，上级领导派你去协调与下属单位之间的矛盾时，你就必须诚心诚意地站在公正的立场，以国家政策和单位规章制度为办事原则，判断是非，做好协调工作。同时，要实事求是地向上级汇报。如果心不正，意不诚，偏袒某一方，那一定做不好这项工作。不但损害自己的形象，也恶化单位之间的关系。人以诚信为本，其他人才原意同你交往，秘书人员的协调工作才好开展。由于秘书人员处在这样一个承上启下的位置，要处理好上下左右的各种关系，离不开诚心，只有这样，才能得到同事和领导的信任。第三要耐心。协调工作要与人打交道，协调主体的心理反应必须随协调客体的变化而变化。同时还必须有一定的承受能力，这就是我们常说的耐心。秘书做为协调工作尤其要有耐心，对于领导与非领导的关系，在处理上稍有不慎，会激起较大的矛盾，影响他们工作的积极性。有时候，秘书人员会遇到一些“怒发冲冠”者，对于他们，秘书人员应以“朋友”式的态度，心平气和地、诚恳而又耐心地同他们交谈，耐心而又细致地对他们进行解释和说明，直到他们满意而归。切忌对他们爱理不理，以打发的方式赶他们离开。如果这样没有耐心，讲得不细心，敷衍应付，那就没有完成自己的责任。另外，秘书人员经常会遇到一些领导者安排的繁琐而又无头绪的工作，这就更加需要耐心。对这样的工作秘书人员应认识到这是自己工作的一部分，任劳任怨，努力争取把工作做得更好。否则，你就一味地埋怨领导，表现得很无耐心，领导必然会对你的能力表示怀疑。

这种虚心学习、耐心工作、诚心待人的形象的确是做好协调工作的无形力量和成功因素，是做好协调工作的权威所在。在协调中应尽量避免狂妄自大，不虚心好学，自以为是，言而无信，办事拖拉，一次不成就没有第二次的态度，这是非常危险的，长此下去，协调工作将无法开展。

（作者单位：淮阴工学院人文学院）