信息时代档案管理的重要性

曹玉环

摘 要：档案作为记录信息的一种载体，记录了人类历史的变迁与改革，也是人们利用信息的一种方式。随着社会的进步与发展，信息时代的到来，有关于计算机技术、网络技术、通讯技术广泛发展。这对于传统的档案管理具有严重的冲击性，但也是其发展的一个机遇。档案事业会在信息时代随着各种技术的不断进步而进步，其重要性仍旧不能小觑。

关键词：信息时代；档案管理；重要性

档案作为一种信息资源，是人类社会发展的记录载体。它是对于国家、社会、企业都有着不言而喻的重要性。而随着信息时代的到来，档案管理也为了适应时代的改变而进行发展。即使档案管理有着巨大的重要性，但传统的档案管理方式已经不适用于新的信息时代，为了更好的发挥其重要性，档案管理需要创新升级。

1 关于信息时代档案管理的内容

档案管理一般包括档案的收集、整理、保管、编目、检索与统计等。信息时代档案管理工作的内容在信息时代，档案管理工作发生了很大的变化。尤其是计算机技术的加入，使得档案管理由传统的、简单的纸介保管向现代化、数字化改变。利用计算机信息技术，编次，分类来进行统一管理。当有需要提取档案时，利用计算机技术筛选，查找，可以快速高效地提取所需要的文件，提高工作效率。信息时代，档案管理工作的主要内容包括：档案管理设备建设、档案信息资源建设、档案信息化和规范化管理、档案信息化网络建设、信息化档案管理人才的培养等内容。

2 信息档案如今所面临的一些问题

信息档案管理在不同的时代都具有特别的重要性，但对于其重要性我们也要客观公正的分析，就目前来说信息档案管理仍然面临严峻的形式。仍然有一些问题需要面对。

2.1 相关法规的不完善

对于档案管理来说，它的保密性是其重要的属性，有关于档案资料的保密工作也是日常管理人员需要注意的问题，我国也有相应的法律法规来进行规范。但是我国的发展相比较国外的发达国家仍有不小的差距，许多时候我们对于新兴科技的引入要晚于其他发达国家。关于档案管理的《保密法》也已经开始实施，虽然在一定的程度上可以起到规范的作用，但随着信息时代的不断进步，有些法律法规需要更加地完善来适应时代的进步[1] 。

2.2 有关管理人员的工作素质问题

对于档案管理来说，计算机信息网络技术知识一种手段。档案管理的更重要的是进行管理的人才。对于档案管理来说，管理人员不仅应该具有专业的档案管理知识，更应该具有信息时代过硬的信息素质以及职业操守。过硬的信息素质是指管理人员应该更加懂得并熟悉用网络技术以及计算机技术来进行信息化管理。并且最好达到将专业的档案管理的相关技能或是业务知识的复合型人才[2]。

2.3 关于档案管理工作标准化程度问题

就档案管理工作而言，其前提是基础工作的标准化和规范化。然而，在当前的信息时代下，档案管理的基础工作却并未体现出这些内容。档案信息系统以及网络建设的形式千差万别，由于两者之间的差别性使得管理工作规范性不能够适应信息时代下档案信息资源共享的要求。由于种种原因的影响，使得档案著录细则的相容性不强，大部分系统软件的可移植性也相对较差，而且至今为止尚未形成统一的档案自动化标准，相关标准很难在全国范围内统一推广实施，这在一定程度上严重制约了档案信息工作现代化的管理。

3 关于信息时代档案管理的重要性

改革开放以来，中国的经济与科学技术不断地发展，到了现在的信息时代，人们从思维、行为方式上都有着根本性的转变。这也使得许多行业也得到了发展，使得行业技术的进一步提高。作为档案，无论是在传统时候，还是在改革变迁之后的信息时代，其最主要的作用就是信息的一种载体，而我们随着时代的进步，我们要做的就是思考如何使得档案管理也随着时代一起发展，怎样才能提高档案管理效率，更好的为人们服务。信息时代的档案管理最主要的特征就是进行信息化转变，案存在形势由以往的纸质形势转变为以电子文件为形势的文字、图片、音视频等资料。档案管理中，需要对档案进行长时间的管理与保存，防止档案出现问题等，对于传统的纸介来说，这不是一个简单的问题。纸介档案在放置时间过长之后可能会有受潮、虫害等事故的发生。而且关于纸介的档案往往只有一份，没有其他备份，一旦档案发生损毁，无法弥补。所以传统情况下为了保证纸介档案的安全，往往需要投入大量的财力以及人力，而信息化的档案管理则可以轻松克服这个问题。信息化的档案管理中，每份档案都在计算机网络当中，存储简便，而且不易被损毁，且可以备份，更可以进行云存储，即使文件库发生损坏或是电脑损坏等，都还可以通过云存储的数据器重新进行下载。而且由于计算机的计算速度特别的快，当存储好的文件在电脑里时，如果需要提取档案时，相比较传统的纸介档案查阅难度大，所花费的时间也较长，效率低下；信息化的档案管理却是查阅速度迅速，准确，高效。

4 结语

档案管理对于国家、社会等多层次都具有十分重要的作用，符合当今信息时代的档案管理，在各项功能应用上均胜过传统，那么档案管理所能发挥的能力价值只会不断的增加，在信息时代创新档案管理方法，充分发挥档案管理所能发挥的重要性对于我们来说是一个艰难的考验，但其带来的重要意义确实值得我们如此尝试。

参考文献

[1]刘正平.探究如何做好档案管理中的保密工作[J].神州，2013，16：279.

[2]张春英.信息时代档案管理现代化建设的思考[J].现代经济信息，2010（13）.endprint