高校实验室档案管理模式研究

王卫芳

(浙江外国语学院 档案室，杭州 310012)

高校实验室档案管理模式研究

王卫芳

(浙江外国语学院 档案室，杭州 310012)

高校实验室档案管理工作是做好实验室工作的重要保证。实验室档案主要包括实验室建设、实验室管理、实验教学、实验室队伍、科研与社会服务等五个方面。实验室的档案可分为实物档案和电子档案两种，不同性质的档案采用不同的保存与整理方式。实验室档案信息化的管理的目的是将实验室档案作为一种社会资源加以开发和利用，促进实验室档案的信息共享。

实验室档案；档案管理；信息化管理；研究

实验室是高校教学的重要组成部分，是培养综合型、复合型人才的重要基地。高校实验室档案管理工作是做好实验室工作、全面提高实验室管理水平和实验教学水平的重要保证，是实验室建设与发展中不可缺少的一项重要工作。抓好实验室档案的建设，理顺实验室档案管理模式，会促进实验室综合管理水平的提高，从而更好地发挥实验室在实验教学与科学研究中的作用。建立一套健全的高校实验室档案管理体系，建设科学规范的文档资料，可以为各种评估提供准确、全面、及时和实用的实践教学档案信息，对推动教学改革，提高教学质量，实施科学决策、开展科学研究，都发挥着重大的作用，是实验室建设的一个不可或缺的工作重点[1]。

1 实验室档案建设的内容

实验室档案是指在实验室建设、管理、教学、科研及社会服务等各项活动中形成的具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、报表、照片、影片、录音带、录像带等文件与图片材料[2]。实验室档案的建设内容主要包括以下五个部分。

1.1 实验室建设档案

实验室建设档案主要包括：上级部门批复的实验室专项资金建设文件；实验室基础设施图纸、房屋使用面积的大小、装修和验收情况说明等资料；实验室各种水电路的布线图；仪器设备的合格证、使用说明书等；仪器设备验收记录；大型仪器设备专用档案。

1.2 实验室管理档案

实验室管理档案主要包括：国家、省、市有关部门相关的法律法规；实验室建立、改建和撤销的文件[3]；学校与各实验中心的各项规章制度；学校与本实验中心的实验室建设规划；历年的实验室工作计划与年终工作总结；实验室使用记录，实验室课外借用申请；历年的实验室信息统计资料；仪器设备的使用、维修、借用、资产转移等记录；低值设备和低值材料的进账与领用记录；实验室开放情况统计表等。

1.3 实验教学档案

实验教学档案主要包括：自编实验教材及指导书；实验教学计划和大纲；实验室安排表、实验课表与学生分组情况；实验项目统计表，验证性、设计性实验比例表；各实验实际开出记录、开出成功率，实验室使用人时数统计等；学生实验报告及与实验教学考核的相关资料。

1.4 实验室队伍管理档案

实验室队伍建设与管理档案主要包括：实验室工作人员汇总表；实验室工作人员个人履历表；实验室岗位责任制、分工细则；实验室队伍培训计划、培训实施情况、培训总结等；晋级晋职、职称评聘资料记录[4]；实验室人员值班安排、值班记录等；实验室会议资料。

1.5 科研与社会服务档案

实验室科研档案包括：历年纵向、横向科研项目和教改项目的申报书、上级批准文件、合同等；科研任务书和成果鉴定材料；发明专利；实验研究论文与出版专著等。

社会服务档案包括：实验室社会服务安排，仪器设备的社会服务统计、记录等。

2 实验室档案管理模式实践

高校的实验室档案工作存在着种类多、内容杂、涉及范围广的特点，建立实验室档案的工作量是很大的[5]。在实验室档案管理中，将集成思想应用于实验室档案管理实践的全过程。通过集成管理，对档案管理要素、管理结构及其内在联系进行重构，使各个要素依据档案自身的内在规律，组合成一个有机整体[6]。按照档案保存的形式来分，实验室档案可分为实物档案和电子档案两种。

2.1 实验室实物档案管理

实物档案包括纸质文件、图纸、磁带、光盘等，可以按照传统的档案管理模式进行管理，结合现代化的档案搜索方式，使使用者能及时找到所需信息。实验室实物档案主要包括实验室建设与管理、实验教学、实验室开放等过程中积累的各种直接的、有意义的、具有保存价值的纸质材料。按照档案编目(archival cataloging)的基本原理，采用汉语拼音的方式，按实验室档案建设内容将实验室实物档案分为6大类，其中JS代表实验室建设、GL代表实验室管理、JX代表实验教学、DW代表实验室队伍管理、KY代表实验室科研、QT代表社会服务和其他有保存价值的档案。其实验室档案编码模式如图1所示。

图1 实验室档案编码模式

所有实验室档案材料按类进行归档，每类都有一个固定的位置，类下面根据需要建立二级类目，每件档案都有唯一的编号。使用档案管理软件进行目录管理，方便档案的查询和利用，也可编制案卷目录，方便人工查询。

2.2 实验室档案信息化管理

随着信息技术的迅速发展，实验室档案的建设与管理也逐渐采用信息化的方式。档案信息化可理解为是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程[7]。实验室电子档案包括两个部分：(1)可供全校查阅的档案信息化集成的基本要素。包括实验室档案的编目情况、实验室档案存储位置等，可供有需要的人员简单地查找相应档案所在位置并能迅速得到所需档案。(2)结合信息化的手段进行编目、整理和保存的电子类档案。主要包括上级文件的电子公文、电子图纸、文档(电子版实验教材等)图片、视频、教学软件等内容，并把纸质文档中重要的内容进行扫描与电子化，保存在档案数据库中。(3)通过构建档案数据中心平台，结合档案管理系统、实验室管理系统、实验室开放预约系统、资产管理系统、教学资源库等信息化平台，将所有实验室的档案信息进行集成。实验室档案信息化集成的目的是将实验室档案作为一种社会资源加以开发和利用，促进实验室档案的信息共享。

2.3 档案业务指导

加强实验室档案的建设，提高实验室档案管理水平，需要训练有素的实验室人员来配合。在实验室日常管理和实验教学的开展中要注意不断积累、丰富实验室档案。要加强实验室人员档案管理方面的知识培训，不断提高实验室人员在档案管理方面的素质[8]。为提高实验室档案工作的有效性，校档案室联合实验室管理部门对全校的实验员进行档案知识的培训，并聘任实验员作为兼职实验室档案员。学校为实验室兼职档案员定期开设档案知识讲座与培训，讲解实验室档案的归档要求，并在实验室档案归档时帮助、检查、指导具体档案整理工作。近年来，各实验室对档案归档工作的越来越重视，加之在实验员中对档案基本知识的普及，各实验室档案的归档水平逐步提高，有效地保证了正常实验教学的进行，保证了实验室可持续发展。

3 结束语

高校实验室档案工作是实验室建设和管理标准化、科学化、规范化、程序化的重要标志之一[9]。实验室档案建设是一项基础性、持续性的工作，实验室档案管理水平的高低直接影响实验教学与其他各项实验室在工作的正常开展，以及实验室长远的发展规划。因此，要重视高校实验室档案的建设。档案学的基本要求是体现存档内容的原始属性，所以实验室档案应该是在实验教学与研究的过程中直接形成的、具有保存价值的真实记录。只有保证了记录的直接性和真实性，才能保证归档材料的可信度和其真正的利用价值[10]。高校实验室档案日积月累，档案整理与管理的工作量越来越大，纸质档案越来越不能满足当前实验室管理的需要。随着信息化手段的普遍使用，档案的信息化管理是实验室档案工作发展的必然趋势。

[1]徐舶.网络环境下高校实验室档案管理的思考[J].兰台世界，2006(9)：34-35.

[2]魏伟，林少波，何湘民.加强档案建设，促进实验室规范化管理[J].实验科学与技术，2008，6(2)：141-143.

[3]杜昔辰，任月梅.试论高校实验室档案管理[J].煤炭高等教育，2000(6)：87-88.

[4]沈思嗣，杨怡姝，王小利，等.浅谈实验室档案的建立与管理[J].实验室研究与探索，2012，31(2)：164-166.

[5]梁国华，武晓峰.高校实验室档案工作的实践与思考[J].实验技术与管理，2012，29(6)：206-211.

[6]胡志富，王雅琴.高校科研档案集成管理模式研究[J].浙江档案，2011(9)：38-39.

[7]孟世恩，王颖，何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2004(5)：29-32.

[8]陈凯.谈高校实验室档案的建立[J].浙江档案，2008(6)：47.

[9]陈建锐，何增颖.高校实验室档案建设与管理探讨[J].实验技术与管理，2013，30(8)：224-227.

[10]林芷荫，徐国辉.高校实验室档案管理之我见[J].实验技术与管理，2003，20(1)：120-122.

Study of Archives Management Mode of University Laboratory

WANG Weifang

(Archives Office, Zhejiang International Studies University, Hangzhou 310012, China)

The laboratory archives management work of universities is an important guarantee of laboratory work. The contents of laboratory archives are mainly including five aspects as follow: laboratory construction, laboratory management, experiment teaching, laboratory team, research and social service. Lab archives can be divided into two kinds: physical files and electronic files, and we must use different preservation and consolidation method to sort out different character of the archives. The purpose of lab archives information management is to develop and utilize the lab archives as a kind of social resources, in order to promote information sharing of the laboratory archives.

lab archives; archives management; information management;investigation

2014-04-03

王卫芳(1978-)，女，硕士，馆员，主要从事档案管理研究。

G482;G270

A

10.3969/j.issn.1672-4550.2015.01.062