浅谈民办高校报销现状及网络报销的必要性

裴茂伟

随着民办高校办学规模的不断扩大，传统的以纸化报销单为介质的费用报销模式暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大的问题日趋严重。此外，在财务精细化管理的要求，财务管理也发生了重大革新，一个网络财务时代已经到来。网络化财务管理把财务管理从财务部门内部扩展到全校园，在预算、成本、报销等诸多方面掀起了一次财务革命。

民办高校自筹经费、自主办学、受市场调节明显的特性日益凸现，部分民办高校出现多校区管理模式。教育教学科研、实验室建设、基础设施建设等资金来源渠道也向多元化发展，致使财务管理工作量成倍增加，高校财务管理工作日益复杂化、多元化。而民办高校巨大工作量与有限的财务人员形成了尖锐的矛盾。从而出现“报账难”现象，并日趋凸显，业已成为民办高校普遍存在的问题。

通过多年的高校财务工作经验和对多所高校财务报账实地考察和研究，发现当前民办高校产生“报账难”问题的原因主要由以下几点：

1、财务人员配备不足情况下的业务量增加。民办高校办学规模的扩大使得财务新业务不断增加，财务人员日常核算量越来越多，难度和复杂度也越来越大，相反在民办高校注重成本核算的办学历程中财务人员并没有随着服务对象和服务业务的增加而成比例增加，财务人员和服务人数的严重不匹配，势必会造成一人多岗或一人多任务的状况，这些因素使民办高校在报销过程中出现“报账难”。

2、财务信息管理和宣传有限，学校报销人员缺乏财务专业知识和报销常识。虽然大多数民办高校财务处利用数字化校园网络等信息平台将一些政策和相应报账流程公布在学校的网站上，但高校教职员工平时忙于教研，很少去了解与财务有关的详细信息，加之与报销相关的业务均具有较强的财务专业性，有些老师鉴于此更没有兴趣去学习和了解，这些原因在一定程度上就会造成报销不顺畅。

3、报账签字审批环节繁琐。民办高校实行的是校长“一支笔”审批制度，每笔报销业务无论金额大小都需要经过主管领导签字后报校长签字后方可完成报销流程，教职工到财务处报账前，要先找相关部门领导签字，再由校长审批会签。但高校领导和校长一般事务繁忙，经常出现出差不在单位的现象，这就造成了报销单据的积压而不能及时完成会签，往往在一笔报销签字过程中耗费了教职工太多时间，使民办高校在报销过程中出现“报账难”。

4、报账季节性强，年底集中性现象严重。高校报账具有特殊性，除了日常职能部门和教职工的报账业务外，科研项目结题、购置办公用品清帐、质保金退费、学生实习等导致年底报账业务特别集中。大量的报销业务无疑会出现拥挤排队等候的现象。这种现象也表现出了“报账难”。

高校财务的会计监督与核算作为高校财务的基础性工作，其承担着越来越重的任务。面临着许多新的挑战，高校财务报销作为财务管理最前端的工作之一，在报销工作政策性强、工作量大、业务复杂和手续繁琐等实际情况下，如何始终保持经济核算的客观性、准确性和及时性，并积极突破传统财务报账工作的弊端和不足，有效提升财务管理工作的效率和效果，是当前需要积极探索和实践的重要工作之一。为解决“报账难”问题部分民办高校先后尝试实行了排队叫号系统、无现金报账制、建立绿色通道报账、网上预约报账。这些措施的实行虽然在一定程度上提高了报销效率，减少了报销签字时间，但并未从根本上解决当今民办高校报销难的问题。

鉴于以上问题及分析我认为进行网上报销的推广与实施迫在眉睫，是解决“报账难”问题最有效的办法。

网上报账是指高校依托发达的网络技术，借助数字化校园和一卡通网络平台，在财务报销过程中通过互联网、财务软件、网上银行支付系统的无缝隙对接，报账人通过财务报销系统输入报销基础信息，然后通过网络实现各级各类审批的目的。网上报销真正突破时间和空间限制，高校推行网上报账系统的必要性主要体现在：

1、规范报销业务流程。通过在网上报销系统中设置审批流程、审批权限等控制点，规范单据的审批流程和领导的审批权限，使不符合流程和审批权限的业务不能提交，每一个数据流在流转至下一个节点时必须是规定的人员电子签字之后才能流转，这样就使原本用规章制度约束报销流程直接转化为固定的格式，使报销流程更加规范化，从而在一定意义上也简化财务人员的审核工作量，同时加强单位的内部控制。

2、报销突破地域和时间的限制，有利于提高企业的财务服务质量，有效解决了财务处的排队状况，节省教职工时间。传统的报销模式由于同一时间到财务处办理报销业务的师生过多，时常导致排队等待状况。实行网上报销后，在网络允许的情况下随时随地进行网上报销，领导也可以在具备网路的情况下随时会签，会签结束后报销人员根据自己的实际工作情况更有利于合理安排时间进行原始发票的交送。财务部门通过网络集中审核报销业务后，原本多校区安排财务人员办公带来的如财务人员数量紧张、业务量分配等问题可以得到缓解，同时电子数据比纸质数据更准确，更好管理。

3、财务人员从繁琐的录入工作中解放出来，提高工作效率。报销人员根据授权进入预约系统后，报销人员按提示准确录入相关信息，如：报销内容、金额及单据张数等，系统根据初始化信息自动一一对应财务管理软件中的科目类别，待票据审核无误后付款或网银后，报销业务也随之结束，相关数据直接传入财务管理软件并自动生成记账凭证。从而使财务人员从低效、繁琐的重复劳动中解放出来，有效地实现财务工作由核算型向管理型的转变。整个过程科学合理，很多程度上缓解了高校“报账难”的矛盾。

网上报销系统以学院的成本控制作为工作目的，从费用申请、报销单的填写、报销单审批、项目管理、预算管理等部分，实现报销管理过程的信息化，最终实现依托互联网在线完成对报销单的审批，以及对部分预算的管理和控制，实现与财务系统以及网上银行的衔接。基于民办高校迅速发展给财务处管理和规范带来的压力和挑战，民办高校财务报销工作只有依托目前建设的财务管理系统及校园化校园网络平台，实施网上报销系统来进一步提高工作效率，改善服务质量。真正意义上使网上报销突破时间和空间限制，提高报销工作效率。