从内控角度探讨医院往来账款管理

李莉娜

北京大学第一医院财务处，北京 100034

医院往来账款是医院在经济业务活动中形成的债权、债务关系。为医院流动资产和流动负债的重要组成部分，主要包括应收账款、预付账款、应付账款、预收账款、其他应收款、其他应付款等。往来账款直接影响医院的现金流、资金周转和使用以及内部风险管控[1]。

1医院往来账款管理主要内容

1.1医疗业务相关款项

医院提供医疗服务过程中产生预收、应收未收，应付未付的往来款项，包括预收住院患者押金，应收医保款，门诊/住院患者欠费，患者租用医院轮椅、氧气瓶等医疗用品的押金。主要体现在应收在院患者医疗款、应收医疗款、预收医疗款等科目。

1.2其他对外业务相关款项

医院采购设备、物资、耗材、药品等，科研、专项经费等形成应收未收，应付未付往来款项。包括合同签订后预付的采购定金，应付未付的采购货款，工程尾款押金、设备保证金、后勤保证金等。主要体现在预付账款、应付账款科目。

1.3内部业务相关款项

医院内部财务报销形成的往来款项，包括收费员、采购员的备用金，职工外出办理业务请示的借款，工会、党支部活动经费，职工办理车卡、门卡等业务缴纳的押金，出国保证金等。主要体现在其他应收款、其他应付款科目。

2医院现有往来账管理中存在的问题

2.1往来账科目设置混乱，串户现象严重

按新会计制度的规定，医院往来账户设置辅助账核算功能，但设置分类不合理，无统一规则和标准。按业务时间、内容进行项目设置时，项目编码不统一，项目名称不具体，摘要信息不明确；按供应商、部门人员或岗位进行分类设置时，不同业务涉及同一供应商重复设置，同一事项不同岗位重复设置；部分无法归类的项目直接按事项逐一设置明细科目；并且不同分类设置之间的业务交叉。如此会计人员记账时容易迷惑混乱，串户现象严重，年底核算对账目困难，难以发现财务工作和相关管理工作的问题。

2.2往来账务处理不规范，不合理挂账

2.2.1利用应付账款科目虚构购置业务，套取财政资金，多头挂账 财政项目未按时完成，缺乏相关手续，为占用年底剩余预算，申请财政资金支付后挂往来账户。后期由于各种原因该项目未能开展，由于财政资金专款专用且资金量大，医院高层领导不敢动用，财务部门更不知所措，便应付和应收两头挂账，虚高了资产和负债，并由此造成了长期挂账，形成老大难问题。

2.2.2潜亏、潜盈挂账 医院支付的预付款如工程、资产采购等款项，由于换届等原因一直挂账未处理，成为潜亏挂账；应付医疗耗材款，由于供应商破产、逾期未年检、重大违法行为等原因被吊销查处的公司，无法支付债务人的款项未处理，形成潜盈挂账[2]。

2.2.3运用往来账户操作收入和结余，设立账外账和粉饰小金库 很多医院把科室结余、活动结余、其他来源经费结余计入其他应付款账户中，用于日常的奖金发放过渡科目，以达到避税目的，实质是小金库性质，应该杜绝该现象。

3.3.1医疗业务往来账款内部控制 医院应根据医保政策以及患者的实际情况分析总结应收医疗款收回的风险，对临床科室医疗业务中相关问题提出意见和建议，并分科室、分人员下达指标，对于影响下年总额预付指

2.2.4原始凭证缺失挂账 账务处理过程中，存在归口管理部门与财务部门的凭证传递时间差，为达到账账相符，即使手续不全，原始凭单缺失也直接计入往来账户里；或者审核发现原始凭证有问题，但与业务部门沟通不畅无法退回，为体现业务也进行了挂账处理。该类挂账不是实质意义上的往来账款[3]，但混淆于往来账款中后期清理带来麻烦，并大量占用资金，影响资金的使用效率。

2.3往来账户核对清理不及时，追回难度加大

医院往来账款有大量历史遗留问题，账项大，账龄长，核对清查工作不及时，力度不够。由于涉及的往来主体较多，有的医院长期不主动对账，对往来函证工作不够重视。内部管理中由于会计凭证传递失误或者记录上差错等原因造成漏付多付等情况，长期不清理发现不了问题，造成双方的不必要的债务纠纷。

来自偏远山区的出院病人欠费，无名氏抢救，三无人员，家庭经济困难病人欠费，长期挂账，物价上涨后，催收成本远大于欠费额，追回难度加大，形成坏账，造成医院不必要损失。医保部门因医保基金不足要医院分担医疗费用[4]，医保基金支付时有医院垫付部分，形成的医保欠费，占用医院大量资金，收回周期长。2012年新旧制度衔接，期初上账时，没有对2012年前的历史遗留问题进行清理和核对。

2.4医保往来资金往来账问题

2013年北京市实施医保费总额预付制度，医院设立“应收医疗款—应收医保款（医疗总额预付款）”科目核算总额预付内医保费的结算差额，核算方法为每月收到医保总额预付款时，贷记应收医保款—总额预付，收到门诊住院报表时借记应收医保款—门诊/住院,贷记收入；年终决算时结转应收医保款总额预付科目与应收医保款门诊/住院，差额计入收入或冲支出。

但核算时出现以下问题，北京市医保机构清算工作在次年的6、7月份完成，当年无法及时确认收入；次年提供清算数据为全额口径，确认收入无依据区分门诊和住院结算差额；即使次年按一定的方法区分，全年的收入也只能确认在次年某月，无法准确反映当期收入状况，不符合收入费用配比原则。当年年底应收医疗款则出现贷方余额，虚高应收账款，收入核算不实，影响当年财务报表的真实性。

上诉问题看出，医院往来账管理关乎医院经营业务各方面，透露出医院管理的缺陷和漏洞，如果不发现和解决问题，严重影响医院的资金使用效率，增大医院经营风险。要解决往来账的管理中出现的各种问题，应该加强医院内部控制制约机制，不断建立和完善医院内部管理制度,堵塞漏洞，消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，保证单位的资产安全、完整。

3分析造成医院往来账款问题的原因及解决办法

以下从内部控制构成五要素[5]分析造成医院往来账款上述问题的原因及解决办法。

3.1控制环境

现有医院领导大多源于医疗临床岗位，不重视医院的财务管理。医院定期换届，领导重视任期内成绩，不理旧账，历史遗留问题挂账严重。往来账款多数不影响敏感指标，不能与医院的实在资产和收支联系起来[6]，财务部门和业务部门也不重视。医院内控制度和财务制度不健全，往来账款管理制度薄弱或有章不循。要改变控制环境，应从以下3个方面努力。

①首先要进行全面的摸底清查，把历史的问题和严重性展示给领导，提出预防问题的机制，制定往来账清理方案，引起领导重视。②其次建立完善的财务制度，对往来账款进行准确核算。根据摸底情况对所有的往来账进行归类，根据归类制定相适应的辅助账核算方式，辅助账设置要清楚明晰，项目内容明确，编码统一，会计记账准确到位，账务处理规范，摘要清晰明确，前后核销一致，做到余额准确，明细账与总账相符。③建立完善的内控制度与流程，调动全院上下积极性，形成良好的控制环境。

3.2风险评估

医院对往来账管理风险认识不到位，未开展风险评估。要从基础开始建立风险评估机制，首先要树立风险意识，从外部原因和内部原因两方面[3]针对医院现有往来账问题及管理制度总结风险控制点，建立有效的风险管理系统，通过风险预警、识别、评估、分析报告等措施，对财务和经营风险进行全面防范和控制。由此总结的风险控制点见表1。

表1 医院往来帐管理的风险控制点

3.3控制活动

往来账管理中内部控制程序不完善，控制活动未实施到位，造成往来账务管理严重失控。应从以下几个方面建立内控制度和程序。标变化的直接科室给与奖惩。

患者的欠费情况应在HIS系统设置费用上限事前进行控制，对于费用不足擅自开单的科室给与警告提醒，并对因此造成患者欠费情况给与通报批评。根据应收患者欠费情况设置台账，登记患者的欠费增减变化，定期编制应收患者欠费的分布情况，对于欠费患者科室较多的科室给与通报。对于患者的欠费应督促催收，无名氏抢救，三无人员，家庭经济困难患者欠费，应该及时与相关部门联系，长期未催收的欠费应及时结转坏账。

3.3.2其他对外业务往来账款的内部控制 ①应付账款的记录必须独立于请购、采购、验收、付款的岗位，以保证采购付款环节中的控制有效实施，防止串通舞弊。

②对于有预付款的交易，要在收到供应商发票后及时将预付金额冲抵部分发票金额，以记录应付账款。

③每月末应核对供应商的对账单，核对工作应独立于应付账款明细账记录工作，应由财务处领导或其授权专人办理，任何差异应受到追查，若结果表明无会计账务处理错误，应及时与供应商取得联系核实以调整差异。

④制定往来账款定期清理计划，对长期无人追索的款项应进行调查，确属不需付或无法收回的账款，应报有关领导批示，及时转入收入账户或坏账处理。

3.3.3内部业务往来账款的内部控制 ①建立明确的职责分工制度。货币资金的收支与记账分离，经办人员与审核人员分离，这样可以防止恶意串通。②建立备用金领用和报销制度。应尽量实行定额备用金制。备用金应实行专人保管，并在规定期限内报销；备用金的领用和报销，应根据金额不同建立授权和批准制度，报销时应按领取时对应用途报销；年底应全部收回，次年再借。对无正当理由不按期报销的职工应予以一定处罚。③对于职工借款建立备抵账户，了解往来账的去向，长期借款不还的，财务有权从经办职工的工资中扣回，并实行一定的奖惩制度。④所有其他应收应付款项应定期清理，制定催款制度，防止出现坏账。

3.4信息与沟通

医院往来账管理的问题，源于信息沟通工作的欠缺。现有医院财务人员重核算，轻管理。只完成往来账的会计核算记账，未定期进行明细及余额对账，更没有相关的账龄和风险的分析。财务人员自己都不清楚往来账务管理的问题，更不能及时与相关业务科室进行沟通协调解决往来账的清理，也不能及时向上级主管领导汇报，由此恶性循环，没有专业财务知识的领导无法对此重视。

因此医院往来账管理不只是财务部门的一项微不住道的工作，应该从往来账管理中发现和总结医院管理的缺陷和漏洞，并及时与医院临床、医技、医辅、管理等各部门定期交流，互相配合，不仅改善往来账管理工作，更是完善医院管理，发现并纠正徇私舞弊的行为。应从以下几个方向努力：

①根据应收应付账款具体情况制定对账期限，医保款、耗材、药品采购等长期业务每月核对一次，零星业务每半年对账一次；对账应采用书面函证形式，编制往来账差异调节表且需对账双方签字确认。②财务部门往来账款分管人员应根据对账情况、账龄分析的结果，将往来账款的情况以书面形式反馈给归口管理部门和业务部门，并督促其制定清理方案，以加强往来账款的日常管理与清理力度。③归口管理和业务部门应根据往来账的清收方案，向财务处汇报成果以便及时进行账务核销。

3.5监督

医院往来账款管理问题根源不仅在于自身的内控制度建设、流程设计的缺陷，还在于财务内部控制管理失去相互制约作用，管理脱节；对内控制度、流程执行控制活动的监督缺失。现有医院的内部审计部门由于其定位、人员、独立性、审计范围等原因限制还不能充分发挥其内部监督作用[7]。

要加强往来账管理的监督，不但要业务相关科室互相监督，还应发挥内部审计部门的监督职责。应从以下几个方面入手：①合同执行监督。内审部门每月应对合同执行情况进行专项检查，重点审计监督无合同付款情况，并对检查结果形成书面报告，以减少医院的经营风险。②定期追踪和核查的监督。内审部门应定期对财务往来账进行审计，审计财务是否合理核算债权债务，是否高估和低估往来账款，制定往来账款清理计划并执行，关注非正常的往来明细科目和账面，发现问题，消除徇私舞弊等行为。③预算执行监督。内审部门年底应对往来账的清欠总额、新增额度进行汇总和分析，建议上级领导将指标分解落实到各个临床科室及相关人员，并对相应的执行结果进行监督。④内控制度执行监督。内审部门应把重点应放在内控制度的测试和监督，以实现内控制度的执行力。

医院往来账管理存在不少问题，影响医院资金使用效率，给医院带来较大的经营风险。医院应完善内控制度，制定业务流程，预测风险，对往来账的管理过程全方位监督，以保证资产安全，完善资金链，真实反映医院运营状况。

[1]胡君燕,郭海燕.浅谈如何加强往来款项管理并提高风险管控能力[J].会计师,2014(19):12-13.

[2]胡金辉,杨淑琴.往来账常见问题与审计方法[J].审计与理财,2012(10):25-26.

[3]林莉.加强企业往来账款的内部控制研究[J].时代金融,2013(8):83,86.

[4]黄体红.如何加强医院往来账管理[J].会计师,2015(2):59-60.

[5]郝振平.COSO委员会新版《内部控制整合框架》的主要内容和实施策略[J].中国内部审计,2014(3):20-24.

[6]蔡天斌.浅谈企业往来账款的管理[J].财经界：学术版，2015(5):24,26.

[7]杜慧.以“ABC”管理为导向的往来款项内控评价体系建设的探索与实践[J].现代经济信息,2015(18):199.