浅谈油品销售企业如何加强非油品采购的财务监管工作

王晶晶

（中国石化销售有限公司 财务处，北京 100728）

0前 言

油品销售企业近年来凭借其自身的网点优势，利用加油站的场地，针对加油的目标客户群体，不断拓展非油品业务。陆续开展了便利店、快餐、汽服、保险、广告等非油品业务。经营规模不断扩大、经营范围不断增加、经营触角不断延伸，但由于油品销售企业多年来以油品经营为主，从事非油品经营的时间不长，加之非油品品类众多、经营管理流程复杂、市场竞争激烈，经营理念、方法思路、控制手段都与传统的油品经营有较大的区别，导致在实际经营管理中不可避免地出现一些需要加强监管的问题，特别是其中的非油品采购环节容易出现风险漏洞，滋生腐败现象，极易导致采购的商品价高质次、不具有市场竞争力、积压滞销长期占用资金，损害企业利益，不利于企业长期发展。因此迫切需要加强对非油品采购环节的财务监管，做好财务监管有利于促进油品销售企业降低采购成本、规范采购业务、防范风险漏洞、提升经营管理水平、提高油品销售企业的盈利能力和市场竞争力，促进企业持续健康发展。

针对非油品的采购流程，需要加强供应商引进、合同签订及履行、采购资金支付等环节的财务监管。

1 供应商引进监管

在供应商引进环节中，财务部门应当参与其中，强化财务监管。财务部门应当会同业务、法律等部门，对于待选供应商的相关经营资质、经销等级、货品价格、配送方式、营销支持、产品质量、售后服务、结算方式等多个方面进行联合会审和尽职调查。

财务监管部门应充分运用自己的职业敏感度，对相关政策和供应商的优良情况进行仔细鉴别，要始终坚持公开、公正、公平以及科学、严谨的原则进行审核，协助优选最佳人选入围供应商。在进行财务监管的过程中应当将重点放在供应商的相关资质证明、引进商品的未来盈利情况和发票及结算条款上。

（1）需要检查供应商的税务登记证、一般纳税人资格证、组织机构代码证、开户许可证等相关证件，必要时可到相关部门或网站进行查证核实。

（2）要关注引进商品的未来盈利情况，认真分析进货价格、毛利率、进货损耗、退换货政策和供应商给付的各项费用及营销支持等内容。并要求供应商留存加盖公章的商品报价单、营销支持承诺等资料备查。

（3）重点监督结算条款，必须对结算期、对账结算方式、付款时间、违约责任等项目作出明确约定。供应商提供营销支持或支付相关费用的，要关注费用收取的方式流程以及开具发票项目是否符合财务、税法的相关要求。

2 合同签订及履行监管

在合同签订环节，应建立授权与审批制度。非油品部门与供应商签定各项合同必须经公司授权，并且经过相应层级审批。未经授权及未经审批，无权签定合同。一般应按照本企业的标准合同文本与供应商商谈合同具体条款。财务部门会同法律等部门共同对合同进行审核。财务监管部门应当关注合同是否使用本企业的标准合同文本，是否履行必要的合同审批手续，重点监管谈判所达成的共识是否落实到合同的具体条款中，特别是结算时间、结算方式、违约责任、供应商提供的营销支持、相关费用等条款是否与引进阶段商谈结果一致，是否符合财务、税法相关的规定等。

合同签署后，非油品部门应当及时将合同副本送合同管理部门及财务部门备案。发生变更或解除合同的，应重新审批并及时报合同管理部门及财务部门备案。财务部门应监督非油品部门及时按照合同相关条款，在便利店系统中进行正确维护，确保进货和销售业务顺利进行。

在合同履行环节，财务监管部门对送存备案的合同应严密关注其实际履行情况，针对不同合同建立不同的收入成本核算体系，制定有效的费用管理控制办法。按不同项目建立明细分类账，做到核算清晰、准确。

3 采购资金支付监管

实际业务中除烟草类、紧俏商品及特殊类商品外，非油商品一般采用货到付款的方式结算，并于商品验收并满足合同约定的结算期条件后方可办理对账和结算付款手续。由非油品部门对采购订单、验收单及采购发票进行核对，依据合同约定确认无误后，按照相关流程办理采购资金结算手续。财务部门审核无误后进行资金支付、发票开具及账务处理工作。

（1）财务监管部门应根据合同条款审核执行结算业务。每次付款前对照合同监督检查应收供应商的各项费用或实物是否已及时收取，确保租赁费用、服务费、营销费等资金及时到位，凡未按合同条款履约的业务，财务部门有权拒绝付款，避免经济收入流失。

（2）应监督检查采购付款单据是否合法、合规、正确、无误、手续齐全。重点监管以下内容：是否已签署合同；对照合同检查是否已到结算期；是否已在系统中完成与供应商对账；供应商发票是否与结算单一致；是否按照内控审批权限履行全部必要的审批手续等。

（3）对于确需采用预付款方式采购的商品，必须严格执行信用管理审批流程，经企业信用审批领导小组批准后，方可允许采用预付款方式进行结算。财务监管部门需要严格监控预付款资金是否在信用审批期限和额度内执行。需要定期提供往来单位金额明细，组织业务部门与供应商进行函证对账，督促供应商及时发货，确保预付资金安全。

（4）财务监管部门应加强对烟草账户的监管。当地烟草部门规定必须单独开立专用银行账户的，应按照规定的流程报上级公司审批后方可开户，并及时在资金管理系统中更新账户信息。烟草专用账户按照支出户进行管理，除收取上级公司划拨的结算款项、烟草公司退款及利息收入以外，实行资金专款专用，只付不收管理。

综上，加强非油品采购环节的财务监管对于油品销售企业来说十分重要，做好供应商引进、合同签订及履行、采购资金支付等环节的财务监管工作，能够为油品销售企业不断拓展非油品业务提供支撑和保障，为企业健康持续发展奠定坚实的基础。