新时期医院文书档案保管期限的确定及管理对策解析

曾霞

摘 要：文书档案是指机关、事业单位在行政管理中所产生的，由文书转化来的一部分档案的统称。医院作为我国医疗机构，社会的发展对档案文书管理期限也提出了新的要求。以此，分析了档案文书管理期限的确定及管理对策，以供参考。

关键词：医院文书；保管期限；规章制度；管理对策

中图分类号：R197 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.07.049

文书档案是在一些行政事业单位管理活动中产生的，内容较为广泛，例如命令、指示、通知、布告和会议记录等。这些内容在性质上具有共性，所以统称为文书档案，对于管理工作具有重要意义。医院文书档案是反映医院发展变化的重要载体，应当予以重视，做好管理工作，并确定其管理期限。只有这样，才能保证档案管理的规范性、合法性。

1 医院文书档案管理现状

1.1 档案数量逐年增加

目前，医院文书档案数量呈现上升趋势，主要由以下几个方面所致：①医院根据自身发展的需要，对外交流合作增加。②公共医疗事件增多，近10年来，灾害频发，例如2008年汶川地震、2012年芦山地震；疾病流行，例如2003年非典等事件的发生。③改革开放以来，国家陆续出台各类医疗行业规章制度，致使医院相关文书档案逐年增加。

1.2 档案管理亟待完善和规范

目前，除大型综合医院有专职档案人员外，中小型医院大都由兼职人员管理，档案收集整理规章制度落实不到位，加之部门相对分散，导致归档时期长，往往不能按期归档。

由于兼职档案人员的知识面有限，专业培训学习相对少，对国家档案局2009年颁布实行的8号令在理解和执行上还有所欠缺，导致在实际工作中对档案保管期限的确定不规范。

2 文书档案保管期限的确定及管理对策

2.1 重视指导性医疗档案的细分

在医院的文书档案中，指导性文件占大多数，应加以细分，这样才能在停电的情况下，保证所需文件能被及时找到。目前，所有指导性文件主要依靠电脑检索，但当出现断电等情况时，无法使用这种检索方式。因此，应重视对重要文件的分类，保证万无一失。例如有些大医院将一些重要文件进行细分，有效提高了检索效率；一些医疗类文件被细分为三大类，分别为医政类、药政类和防疫保健类。如此细分，有效提高了文件检索效率。

2.2 指导性文件存档时期不能太长

据国家《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，凡属于上级机关制发的一些重要文件，需要被定为永久性保存，需要长期保管。医院作为国家的医疗机构，也属于重要机关，制订的一些指导性文件也应当作重要文件进行永久性保存。但就目前的医疗发展现状来看，这种用永久性保管应改革，这样才满足现阶段文书档案保管要求。因为现阶段新型医疗器械不断涌现，医疗技术更是不断进步，更新速度加快，如果将大量的指导性文件当作重要文件来保管，必然会耗费管理人员很多精力和时间，对医疗工作不利。因此，对于一些普通的医疗纠纷案件，保管时间应为10年。另外，一些医疗鉴定结果、医疗过程记录等文件，保管时间也应确定为10年，这样才能使保管具有实际意义。

2.3 合理确定医疗纠纷文件的保管期限

有关医疗纠纷产生的文件主要指的是医患双方达成的协议、签订结果及一些民事判决书等材料。这类文件由于涉及到医患双方，所以，生效期限为20年，保管日期为30年，这样才能保证诉讼效果。此外，对于在医疗中出现的一些民事判决书，内容通常较为复杂，并具备一定的权威性，所以应永久保管。另外，对于一些未达成协议的医疗纠纷案件，保管期限应确定为10年，例如通过专线投诉、通过主管部门投诉以及通过医院相关机关投诉的。一些医疗鉴定结果或者一些医疗记录等文件，保管期限与其他纠纷案件相同。

2.4 合理确定医院文书类文件的保管期限

中小型医院通常围绕医疗业务为主展开工作，因此，相应的文件应注重以我为主。涉及到医院的全局工作，例如总结计划、日常工作等，生成的文件应根据重要性确定保管期限，例如具有重要历史意义的，应定为永久性保管；日常重要文件，保管期限为30年；一般的文件，保管期限为10年。另外，对于一些上级下发的指导性文件，应根据时效性确定保管期限。例如一些需要长期贯彻的，保管时间为10年；一些临时或者短期的，则不必要归入档案库。

3 结束语

文书档案管理是医院管理工作的重要部分，管理期限恰当与否，直接关系到档案工作管理质量的高低。目前，随着医院运营规模不断扩大，出现的医患文件数量也随之增加。为了妥善保管这些文件，需要确定合理的保管期限，提高保管质量。

参考文献

[1]张冀红.医院文书档案管理存在的问题及对策[J].档案天地，2012，10（8）：53.

〔编辑：王霞〕

Abstract： Archives refer to the organs， institutions in the administration arising from the instrument to the part of the file referred to the conversion. Chinas medical institutions as hospitals and social development of archives management period instruments also made new demands. In order to analyze and determine management strategies archives document management period for reference.

Key words： hospital instruments； retention period； rules and regulations； management strategies