科研实验室设备规范化申报系统的设计与实现

2015-05-03董君枫赵志强康健明

实验技术与管理 2015年11期

黄松，张伟，吴兵，董君枫，赵志强，王旭，康健明，王磊

（首都医科大学设备与实验室管理处，北京 100069）

规范化管理是实现高效、优质、高产、低耗的重要途径。随着近年来国家对科研实验室硬件条件的投入不断增长［1－5］，为了更好地应对持续增长的设备购置计划管理工作，我校对科研实验室的设备申报进行规范化梳理［4］，设计并开发了科研实验室设备规范化申报系统。系统设计的目标是对科研设备预算申报管理模式规范化建设的进一步完善和探索，形成规范化申报管理工作机制，提出具体的有效措施并在实践中落实，解决科研设备申报管理过程中碰到的效率不高、重复申报、材料不规范、无法及时掌握进展等主要问题［2，4］。通过探索新的工作途径和工作模式，从而不断改善管理服务工作的效果［1－5］。

1 传统科研设备申报管理中存在的问题

随着国家对教育事业经费的投入逐年增加，学校对教学科研仪器设备购置和改善教学科研条件等均投入大量的资金［3］，近年来我校每年申报的相关科研设备均在5千万元以上，甚至上亿元。由于时间紧、任务量大，在申报新设备时，某些经费来源的不确定性、科研团队负责人没有及时掌握项目的进展等多种因素，导致同样的设备有多个名称、某些购置计划重复申报、预算价格悬殊、申报材料多样化标准不统一等问题时有发生［4］。

传统的科研设备申报一般是通过用户手工填写纸质的项目申报文本来完成［6］，主要流程是：收集汇总各个科研实验室的设备需求材料；组织专家进行论证；学校审核结果反馈给科研团队负责人；上报教委；项目评审；项目批复；财政批复结果反馈给科研团队负责人。在上述过程中存在的主要问题有：

（1）在申报过程中如有修改，需要多次往返多个部门，效率较低；

（2）科研团队负责人无法及时掌握设备申报的进展情况；

（3）评审支撑材料不统一、不规范；

（4）申报数据无法追根溯源，没有准确的信息源；

（5）从立项到批复的周期较长，负责申报的教师经常混淆申报内容，导致出现重复申报等问题。

通过信息化的手段实现该申报过程是解决上述问题的有效途径［3，6－9］。一方面极大地节省了申报的工作量，将申报过程痕迹化，将手工模式向数字化模式转变，使得相应的信息在短时间内能够动态地反映出来；另一方面通过对申报过程中的要素进行系统的规范化、程序化、标准化设计，形成有效的过程管理运行机制，从而实现申报工作的协调高效。

2 科研设备规范化申报系统的设计方案

科研设备规范化申报系统设计的目的在于辅助科研设备规范化申报管理，帮助科研团队提交设备申报信息，同时提供查询、修改和导出功能，帮助学校专业技术平台预算工作组进行项目汇总申报、审核设备、收集支撑材料等。用户在申报系统中可以随时查询申报进展和审核批复情况。系统依托于数字校园网，用户可以随时进行相关操作，具有简洁的人机交互界面、强大的报表统计功能、完善的后台数据维护模块等特点，主要应用于本单位科研设备规范化申报的管理。科研设备规范化申报系统的工作流程如图1所示。

图1 工作流程图

3 科研设备规范化申报系统的实现

基于安全性、稳定性、高效性和可扩展性的考虑［10－12］，科研设备规范化申报系统采用 B/S架构，用户在校园网内可以根据需要申购设备。本系统开发了10个功能模块，包括用户基础信息、填写申报材料、审核结果查询、导出上交表格、注册审核、录入结果、导出数据、统计报表、消息提醒和功能授权。

3.1 科研设备规范化申报系统的技术实现

根据系统的功能需求，尽量使管理工作扁平化，操作简洁，动态更新［13］。与 C/S架构相比，B/S具有分布性特点，可以随时随地进行申报查询等业务处理，扩展简单方便，通过增加页面即可增加服务功能，维护简单方便，只需要改变网页，即可实现所有用户的同步更新，并且共享性强［14－17］。科研设备规范化申报系统采用页面层、业务逻辑层和数据管理层3层B/S架构进行开发实现，如图2所示。

3.2 科研设备规范化申报系统的功能实现

根据使用对象的特点，功能模块分别针对用户和管理员2大类型进行开发。用户是指上报设备申请的科研团队的负责人和其所指定的设备申请联系人；管理员是指收集申报材料、进行审核和进行结果反馈的预算组工作人员。系统的功能模块图如图3所示。

图2 三层B/S结构

图3 系统的功能模块

用户功能模块包括用户基础信息、填写申报材料、审核结果查询和导出上交表格4项功能。用户基础信息模块主要用于显示用户的基础信息，包含信息查看、信息修改、密码修改和科研团队负责人对设备申报联系人的授权功能等。填写申报材料模块用于实现填写设备详细信息，根据设备需求的轻重缓急进行排序，上传设备放置布局图、3家报价单、设备配置单、大型仪器设备购置论证表等用于购置论证的支撑材料。审核结果查询模块极大地方便了用户，可以随时掌握设备申报的批复进展情况。导出上交表格模块自动生成用户在设备批复后需要上交的材料。

管理员功能模块包括注册审核、录入结果、导出数据、统计汇总、消息提醒和功能授权6项功能。注册审核模块实现了核对基础信息并批准注册的功能，保证基础信息的准确性。通过录入结果模块管理员及时将专家论证和上级批复的结果反馈给用户，提高了该项工作的时效性。导出数据和统计汇总功能用于基础数据的整理，极大提高了管理工作效率。消息提醒模块通过向注册手机发短信提醒用户及时关注数据库的动态变化。功能授权模块用于管理员的日常维护工作。

4 科研设备预算规范化申报的效果

规范化管理是实现高效、优质、高产、低耗的重要途径。管理的规范化是指运用科学的方法、手段和原理，按照一定的工作流程框架，对各项管理要素进行系统的规范化、程序化、标准化设计，形成有效的管理运行机制，从而实现工作的井然有序和协调高效。

通过科研设备申报系统平台的应用，实现了科研设备的预算申报管理工作的准确、高效执行［18］，主要表现在：

（1）申报过程规范化、痕迹化，为数据溯源提供准确依据，避免同样设备多次重复申报；

（2）用户及管理者随时掌握申报工作进展；

（3）提交的评审支撑材料，规范统一；

（4）对申报过程中涉及的文件资料实现电子化管理。

5 结束语

科研设备规范化申报通过对科研设备申报流程进行合理化规范化梳理，形成规范化申报方案，搭建信息化申报平台，探索新的工作途径和工作模式，从而不断改善管理服务工作的效果。对科研设备申报进行规范化梳理，建立信息化申报平台有利于科研设备购置预算的制定，同时也是预算管理和资产管理相结合的需要，有利于统一购置，降低成本，提高采购效率和采购综合效益；有利于主管领导和负责人及时了解进展情况，避免重复购置，提高资产使用效益；有利于保障科研的合理需求，提高资源配置的准确性、规范性和有效性［4］。通过对科研设备申报规范化管理，提高学校资产配置预算的科学性、时效性和准确性，有力促进学校资源配置从资源使用型向资源效益型的转变，保障学校资源有效配置，健康快速发展。

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