关于加强企业技术档案管理的思考

摘要：文章针对当前企业生产经营中的技术档案管理工作进行了阐述，分析了技术档案管理工作存在的不足和原因，通过强化技术档案收集、归档、更新等有效手段，形成技术档案的全过程管理，提高技术档案的实效性。

关键词：技术档案；档案管理；企业生产经营；全过程管理；档案管理体系 文献标识码：A

中图分类号：F272 文章编号：1009-2374（2015）14-0173-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.14.086

企业技术档案是为了满足企业生产需求，按照相关政策和规定要求，通过对技术资料的收集、编制、整理和归档分类保管所建立的技术文件，记录了企业建设、调试与生产阶段的历史记录和技术资料，对于企业生产、技术改造、检修等工作起着指导作用，特别是企业在需要对系统和设备进行升级、技术改造或者设备替代时技术档案的作用尤为重要，因此需要对技术档案进行全过程管理，以保证技术档案的实效性和准确性。

1 目前技术档案管理中存在的问题

目前，企业普遍存在高度重视经营管理、强化生产管理，对于技术管理重视程度不足的情况，特别是对于技术管理中的基础管理的人力和物力投入不足，造成了技术档案管理水平低下，不仅不能推动技术管理水平提升，极端情况下甚至会影响到企业生产和经营活动的正常开

展。目前企业中技术档案管理中普遍存在的问题有：

1.1 对于技术档案管理重视程度不够

企业作为生产型企业，追求经济效益和社会价值最大化，重视经营管理和生产管理是正常情况，但技术管理作为企业管理的重要一环，对于企业经营和生产活动有着积极的正面作用，同样不应该被忽视。技术档案管理作为技术管理的一个重要组成部分，工作内容繁琐、投入精力大、耗时长、短期回报不明显，这些特点给生产管理人员带来了很大的困扰，特别是对于生产任务重、人力资源有限的企业，同时由于技术档案管理可能出现的前人栽树、后人乘凉的工作效应，造成企业管理者对该项工作有意无意的回避。

1.2 技术档案管理不规范

技术档案不同于行政档案、人事档案，其本身对于档案建立、分类以及日常更新需要一定的生产管理和专业技术经验，而具备这样经验的人员往往又是企业生产骨干，不可能投入过多精力在技术档案管理工作中，这就造成了技术档案建档、分类和更新工作中由于档案管理人员能力和经验不足技术档案管理不够规范，技术档案内容缺失或者关键参数不准确。另外，即使是生产技术管理人员在做这方面工作，也可能由于缺乏相应的技术支持和对于档案管理理解层次不同以及投入精力不同，造成该工作开展的差异性，都是直接影响技术档案规范性的重要诱因。

1.3 技术档案管理缺乏连续性

技术档案管理贯穿企业的设计、建设、安装、调试、生产到后期检修、技术改造各个阶段，很难保证原有技术档案管理人员工作岗位和工作职责不发生变动，岗位变动就意味着该人员不再承担技术档案管理的主要责任，在人员变更的情况下，即使可以做到交接过程的规范与全面，也会因为前任与继任管理人员理念、能力和对该项工作投入度不同等各种原因造成该项工作停顿、半途而废甚至推倒重来，造成工作资源的极大浪费。同时，由于企业生产活动中各个阶段的工作任务的不同，对于技术档案管理来说，如果缺乏有效的指导或者规划也会造成技术档案管理中的断层或者工作不到位的情况出现。

2 对于技术档案管理中存在问题的应对措施

针对技术档案管理中主要存在的问题，应该进行有针对性的整改，强化管理意识和制度建设，形成符合企业自身特色的技术档案管理体系。

2.1 加强技术档案管理意识

首先需要肯定技术档案在企业经营和生产活动中具有不可或缺的作用，技术档案具有原始性和凭证性的特点，一旦技术档案管理不到位造成资料缺失或者技术档案管理工作中断将对企业造成不可预测的损失。其次，将技术档案管理作为生产技术管理工作的一项重要内容，定期进行评估和考核，避免因工作冲突或者人员工作疏失所带来的不利影响。最后，强化技术档案管理重要性宣贯，使得生产人员自觉加入到技术档案管理体系中来，高质量完成技术档案建设、管理工作。

2.2 规范技术档案管理体系

技术档案管理体系的规范，首先需要明确技术档案管理人员的职责和工作流程，保证技术档案管理人员明确知道自己做什么、怎么做，可以综合档案管理规范和生产管理人员的需求，形成符合企业特色的技术档案管理体系，明确技术档案内容、格式、检索关键条目等内容，保证技术档案更新的时效性、形式的规范性，规避因人员变动或者企业经营氛围改变造成技术档案内容的疏漏以及质量下降。

2.3 实现技术档案跟踪管理

考虑到技术档案管理贯穿企业全过程，建立并形成技术档案跟踪管理制度就显得至关重要了，建立以节点性工作为考核点，技术档案管理目标和任务完成情况作为跟踪管理的依托，可以有效降低因技术档案管理衔接不到位、企业经营情况发生变化影响技术档案管理工作开展等不利情况发生的可能。同时，对技术档案管理人员工作开展情况进行有效监督和指导，也是推动技术档案管理工作跟踪管理的有效途径。

3 全方位打造立体式技术档案管理系统

要实现技术档案的全过程高效管理，就要求生产管理人员必须在项目前期对于技术档案管理工作开展有明确的思路和计划，并在技术档案建立初期甚至更早就明确档案内容、格式、档案变更程序以及如何实现技术档案跟踪管理的管理办法。

3.1 技术档案的内容

技术档案企业生产活动中形成的，包含技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等相关信息。通过对技术档案内容的确定，让技术档案管理人员清楚应该将哪些技术文件纳入技术档案中，保证技术档案内容的完整性是技术档案管理工作开展的首要目的。

3.2 技术档案的格式

技术档案的格式主要用于规范技术档案的建立和定点存放以及检索关键条目，应类别区分、装订形式、名称与时间排序、文本格式（档案名称、标识、页码等有效统一）等相关内容。通过规范技术档案的格式，可以让技术档案管理人员在整理技术档案时可以保证技术档案的完成质量和更完整、更有效地存放技术档案以及实现对于技术档案检索效率。

3.3 技术档案的变更程序

技术档案变更程序是在技术档案内容或者格式发生变化，由技术档案管理人员完成的对技术档案的更改手续。为保证技术档案的一贯性，除非技术档案存在重大缺陷或者生产业务需求进行较大变动的情况下不对技术档案格式进行调整，而对内容的修改也应在保留原有信息的情况下完成，以保证原始信息留存和全过程管理。

3.4 技术档案的跟踪管理

针对企业生产各个阶段的实际情况，制定技术档案的跟踪管理制度。例如在设计阶段完成项目科研报告、审批文件、设计资料等技术资料的收集以及对于技术档案管理架构和流程的实现，在建设与安装阶段完成设计资料变更、合同与技术协议、到货清单和设备厂家提供的设备说明书等技术资料的收集，调试阶段完成调试报告、设计变更资料的收集以及项目竣工资料整理，生产阶段完成机组性能参数、试验记录、工艺记录、生产过程控制系统备份数据和日常运维相关资料收集以及对现有技术档案调整工作，检修和技术改造阶段完成检修记录、设备变更记录、项目技术方案、技术措施等相关资料收集以及对于技术档案的补充工作。保证各阶段工作任务的有效落实，是技术档案跟踪管理的核心和根本。

3.5 技术档案管理工作的贯穿

要打造立体式技术档案管理系统，关键是抓好贯穿整个技术档案管理的管理人员。首先，应强化技术档案管理人员的责任意识，让他们充分认识技术档案在生产建设、工程设计和技术改造工作中的重要作用，明确自己的责任和义务，才能更好地完成技术档案管理工作任务。其次，赋予技术档案管理人员足够的权利，可以调动技术档案管理工作所需要的人力和物力资源，保证技术档案管理工作顺利开展。最后，设立技术档案管理督管和奖惩机制，让技术档案管理人员在监督下工作，保证工作进度和完成质量。

4 结语

企业技术档案管理工作对于企业的生产经营有着重要的作用，而成熟的技术档案管理体系的建立绝不是一蹴而就的，打造技术档案高水平管理、建立符合企业特色的技术档案管理体系，任重而道远。

参考文献

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[2] 武晓莉.工程技术档案归档工作的现状及对策[J].山西建筑，2007，（35）.

[3] 董梅.谈企业技术档案的收集工作[J].兰台世界，2006，（7）.

作者简介：李小煜（1976-），男，河南鹤壁人，中电投河南电力有限公司技术信息中心工程师，研究方向：火力发电行业热工专业技术、咨询和技术服务。

（责任编辑：王 波）