基于良好沟通策略的企业项目管理分析

战丹

摘 要：沟通是项目管理中的重点，没有良好的沟通，各自都处于比较封闭的状态，项目质量难以保证的同时，项目管理也会陷入困境，因此做好沟通工作，对项目管理十分必要。本文主要是从四个方面来探讨了项目管理中的沟通策略，希望为项目管理沟通进展提供帮助。

关键词：项目管理；沟通策略

良好的沟通能够保证项目顺利完成，同时彼此之间不会出现严重的利益矛盾，但是有些员工虽然进行了沟通，但是却没有取得良好的效果，这可能与沟通不够及时，没有掌握沟通技巧有关，因此有关人员应该依据事情的轻重缓急来进行沟通，同时也需要依据事情发展情况来选择沟通的方式。

一、建立并逐渐完善沟通体系

良好有效的沟通是项目管理能够顺利完成的关键环节，因此注重沟通策略的研究对项目管理来说十分必要，而其中一个最重要的策略就是建立并逐渐完善沟通体系，该体系应该由信息分发以及绩效报告等组成。另外，该体系该应该包括项目管理沟通培训，项目管理人员应该依据项目的具体情况，做好员工的培训工作，使得员工在与客户进行交流时，能够对答如流。将有很多项目管理者经验丰富，能力强，但是一个项目的完成不仅仅要依靠个人的力量，还需要依靠团体的力量，而这是需要经过必要培训才能够完成，因此沟通体系的建设必须着重考虑对员工沟通能力的培训，以此来提高整个团队整体的沟通能力。

沟通体系的建设的重点是了解项目组织结构以及成员，不同的项目的项目管理，所需要制定的沟通体系有所差异，尤其是细节部分，差异更加明显。因此有关人员需要在掌握大量信息资料的情况下，才能进行体系的建立与完善工作。

二、用积极的态度进行沟通

项目管理中沟通所要达到的最终的目标是使得信息共享，双方或者多方不会出现信息不对称的情况，从而使得项目管理顺畅，彼此之间不会出现矛盾。这时参与项目中的各个单位或者部门都应该用积极的态度进行沟通，不能消极对待，哪些信息没有掌握，要立即与相关人员进行交流，以免影响这个项目进程。依据项目本身而言，有关人员需要就以下内容进行沟通：首先，各个部门各自的需求以及需求的重点，便于相关管理者统筹规划，有的放矢；其次，对项目进展情况进行实时的沟通，如果一方出现困难，要立即进行沟通，避免产生误会，影响项目管理工作的看展；再次，就项目相关技术进行积极的沟通，因为有些时候，业务专家地位无法凸显出来，因此如果项目管理组有必要或者有条件都可以进行深层次的讨论；第四，确保沟通的连续性，项目初期阶段，沟通的主要目的是信息挖掘，而项目中期阶段，沟通的主要目的是掌握客户体验效果，而项目后期阶段，沟通重要目的确保项目能够交付使用，因此这几个阶段，各个部门之间都要互相沟通，互通有无；最后，如果沟通出现了阻碍，有关人员要及时的上报，寻求帮助，同时也可以借助外部力量来完成目标。

三、采取科学的沟通方法

项目管理顺利完成，沟通的确是不可缺少，但是有些项目却因为沟通不佳而使各个部门之间引发了矛盾，而之所以会出现这种情况，主要是因为有关人员并没有采取有效的沟通策略，因此反而引导了反效果。

一般而言，沟通方式可以分为三大类，一是书面沟通以及口头沟通，书面沟通主要用于年报、内部备忘录等，通常情况下都是参加比较正式的活动会进行书面沟通，其内容书写要尽量的简洁，讲明缘由即可，不可过多；而口头形式主要是应在私人接触以及自由讨论中，这种沟通方式比较自由，可以畅所欲言，因此比较受欢迎，但是无法留存下来，因此并不适合应用在项目确认等信息比较明确的项目中；二是，邮件、电话以及视频等沟通，这种方式的沟通更为常见，一般用于紧急的项目处理中，但是需要项目管理者需要一个十分明显的答复，则需要选择使用邮件沟通；三是正式沟通与非正式沟通，一般项目比较紧急，需要马上处理，都会采取非正式沟通的方式，因为这种方式可以十分快速使得各方都了解信息，从而做出裁决，而一般正式沟通则是需要制定某些方案，项目计划等等，需要长远考虑的问题。

四、遵循一定的沟通原则

首先，尽早沟通，项目管理需要沟通的事情比较多，如果没有及时沟通，很有可能会忘记，从而影响项目管理效果，而有些管理人员虽然知道需要去沟通，也进行了沟通，但是却没有取得明显的效果，而主要问题就在于沟通不够及时，有些问题已经发生了，才告知另一方有关信息，其后果不难猜想。比如项目管理没有及时的告知施工人员的具体工作进度，而待到工程最后才发生进度比较缓慢，这势必会加大醒目成本。其次，主动沟通，沟通是人与人之间交流的方式。主动沟通说到底是对沟通的一种态度。在项目中，我们极力提倡主动沟通，尤其是当已经明确了必须要去沟通的时候。当沟通是项目经理面对用户或上级、团队成员面对项目经理时，主动沟通不仅能建立紧密的联系，更能表明你对项目的重视和参与，会使沟通的另一方满意度大大提高，对整个项目非常有利。最后，保持畅通的沟通渠道，沟通看似简单，实际很复杂。这种复杂性表现在很多方面，比如说，当沟通的人数增加时，沟通渠道急剧增加，给相互沟通带来困难。典型的问题是“过滤”，也就是信息丢失。产生过滤的原因很多，比如语言、文化、语义、知识、信息内容、道德规范、名誉、权利、组织状态等等，经常碰到由于工作背景不同而在沟通过程中对某一问题的理解产生差异。如果要想最大程度保障沟通顺畅，当信息在媒介中传播时要尽力避免各种各样的干扰，使得信息在传递中保持原始状态。信息发送出去并接收到之后，双方必须对理解情况做检查和反馈，确保沟通的正确性。

五、结语

综上所述，可知项目管理中的沟通十分关键，但是有些项目管理者并不注重沟通，这使得员工与客户交流时经常出现错误，而使得项目管理形象大为下降，因为项目管理者既需要自身学会沟通，同时也需要员工掌握基本的沟通技巧，以使其能够与客户对答如流，不会出现差错。

参考文献：

[1]罗文宜.数字城市项目沟通管理研究[J].项目管理技术，2011（06）.

[2]赵媛，施秉东.浅析软件项目的沟通管理[J].科技创新导报，2010（05）.

[3]易土康.项目管理中的跨部门沟通[J].广东科技，2012（09）.

[4]马永刚，王欢林.基于信息共享的电力工程项目沟通管理研究[J].中国证券期货，2012（09）.