高职院校内部控制存在的主要问题及对策研究

徐佳

摘 要：为进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，财政部于2012年11月正式发布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012年]21号），此规范将于2014年月1月1日起全面实施，国家对于行政事业单位内部控制改革有了实质性地进展。本文从内部控制五个要素着手，梳理了高职院校内部控制的问题，并提出内部控制的对策，有利于新时期高职院校风险防范与和谐发展。

关键词：高职院校；内部控制；控制要素

一、高职院校内部控制存在的问题

（一）控制环境方面。高职院校内部控制的环境既包括内部环境如内部组织结构、校园文化、人力资源等，也包括外部环境如法律环境、经济环境等。①组织结构不完善。目前，我国的高职院校一般仍沿袭传统高校的官僚机构习性，以行政管理为主要管理模式，实行的是党委领导下的校长负责制，组织机构成垂直管理结构形式，从而使高层领导的权力难以被监督和制约，在出现可乘之机时，就容易产生以权谋私和越权操纵的行为。如前所述，高职院校今年频频发生的贪污腐败案件，尤其多发在招生、基建、采购、等方面，这些贪污腐败的行为多与高职院校的内部组织机构设置不合理，各部门各岗位的责、权、利划分不清等有很大关系。②人力资源管理落后。目前，我国大部分高职院校的人力资源管理仍然釆用传统的人事教育管理模式，往往不能公正地评价教职员工的综合表现。行政人员与教师比例不协调；人才引进政策力度不大，不能够吸引人才，对教师后续提升考虑不多，难以留住高技能人才；受指标限制的评聘结合的政策，约束了教师的发展空间。③校园文化建设目标不明确。高职教育起步晚、发展薄弱，高职院校多为转制后的学校，没有整体规划，要么占地面积比较小，要么因合并而形成多区域分割型校区，使得校园文化建设无所适从。校园文化建设是一项系统的工程，是积淀下来的文化，很多高职院校重表面、轻内涵，只注重物质文化建设，而忽略了与之相辅相成的精神文化建设，无法形成良好的校风、教风、学风。

（二）风险评估方面。风险评估，是指及时识别、科学分析影响企业内部控制目标实现的各种不确定因素，同时采取应对策略的过程。过去，我国的高职院校多为财政拨付经费，按计划进行招生，高职院校的领导的风险意识不强。而随着近几年我国高等教育体制改革，高职院校的资金来源渠道也在逐渐扩大，为了抢占招生市场，大量进行软、硬件建设，举债也在所难免，但是却没有与之配套的财务风险评估系统。

（三）控制活动。控制活动是确保管理阶层的指令得以执行的政策及程序。目前，高职院校通常依据以前年度拨款的金额来进行预算，预算编制程序、执行和考核都不够科学。往往出现资产管理职责不明、缺乏资产清查的各项措施，资产流失现象严重。尤其是在高职院校大力提倡技能训练，往往在实训上投入大量财力购买软件、硬件及耗材，但是往往购买来的软建因为师资力量不足、实训场地不够等原因而出现长期闲置，在日常管理、清理报废、监督等过程又缺乏相关相关控制，“僵尸设备”、“僵尸软件”出现频繁，造成了大量的资金资金浪费。采购时不严格论证，往往采购来的软件因为使用条件跟不上而不能够使用；使用时不严格监督，没有定期清查制度，有时候固定资产丢失也就不了了之了；报废时随意性大，往往还能够使用的仪器、设备没有经过严格评估，到了年限就自动报废，导致了大量的国有资产流失。

（四）信息与沟通。由于高职教育管理体制等多方面原因，高职院校的权力运行缺乏监督机制，更缺乏群众监督，教代会制度并未真正发挥其作用，部门间、教职工之间缺乏有效的信息沟通和反馈渠道，“婆婆多”、“没人管”的现象也时有发生。

（五）监督。很多高职院校缺乏监督，使得故意迟到早对、拖延工作、相互扯皮、互相推诿的现象时有发生，以至于严重影响了工作效率和质量。有些学校虽设有纪检监察部门和审计部门，但因为行政管理的性质，这些部门往往形同虚设，并未起到监督的作用。

二、髙职院校内部控制体系的构建

（一）高职院校内部控制的重点。在高职院校内部控制体系建设中，要特别注重以下内容的内部控制建设。（1）工程建设。伴随着学校进行大规模的基础建设，在工程建设中也频发舞弊案件。一方面是因为高职院校不注重内部控制体系建设，对基建工程监管不严，同时由于管理制度不健全、领导决策不民主、内部监督不到位，对领导干部、基建部门权力起不到制约的作用，给个别人独断专行、谋取个人利益创造了机会。另一方面是在基础建设时不能够及时配备专业人才，建设前也没有建立完备的控制监管机制。很多学校认为基建、后勤等部门工作难度不大，因此在用人方面把关不严，这就给舞弊案件发生提供了条件。（2）物资采购。随着教育经费投入地增加，仪器设备、软件、教材图书、维修材料等物资采购的数量也日益增加。但由于没有完善的内部控制体，导致个别人在物资采购过程中暗箱操作，利用职权为个人谋取不正当利益。（3）财务风险。市场经济为高校提供了多渠道的筹资方式，同时也使高校面临着前所未有的高风险。由于一些学校对筹资方向、筹资渠道、筹资规模、偿还来源、资金用途及效益、存在的风险等诸方面筹资风险不能实施全面控制。

（二）高职院校内部控制体系构建。（1）内部控制环境。1）建立合理的组织结构。合理的组织结构应注意对员工进行合理分工并且合理划分权责，避免出现高度集权。在确定组织结构时要注意职位设置“层次清晰”、意见反馈“渠道畅通”，做到以权定责，以责定利。在高职院校的经营管理和发展过程中，管理者的素质起着举足轻重的作用。管理者的素质将直接影响着高职院校内部控制的有效执行。因此，在市场竞争日趋激烈的情况下，管理者必须保持先进性。2）建立科学的人力资源政策。高职院校应以人为本，重点关注员工的聘用与培训上。聘用是高职院校师资队伍建设的起点，制定优秀人才引进及后续支持的相关制度。为现任的在职员工提供不断学习和晋升的机会，是员工的业务水平不断得以提高。3）加强校园文化建设。构建高职院校校园文化时，要提高认识，科学规划校园文化建设，要注重校园文化建设中实质和形式的有效结合，要引进企业文化理念，突出“职业教育”的特征。（2）风险评估。高职院校可能会面临的风险主要有：教育教学风险、财务风险、法律风险和贪污腐败风险。因此要明确内部控制和风险管理的目标，完善内部控制和风险管理环境，建立一套适合自身实际特点的内部控制和风险管理流程和方法。比如建立相应的总会计师制度，从而避免由于缺乏总会计师的协助管理，而使得高校财务内部控制存在很大的安全隐患。（3）控制活动。1）加强对各种收费项目及各项收入的控制。目前，高职院校主要资金来源于财政部门投入、学费收入以及创收资金。比如个人承包的后勤集团、印刷厂、培训费等。高职院校应专门成立收费管理领导小组，对学校的各种收费项目进行统一领导及管理。2）加强对资产的采购、付款及管理控制。学校要制定合理的采购计划、组织学校财务、纪检、监察、审计相关部门人员进行严格论证，要考虑到师资、班型、课程等多方面因素，以提高资产的使用率高。采购时，要进行价格谈判、按既定的程序签订采购合同，以降低采购成本。采购到位要做好验收，再付款。使用时，要做好资产的收、发、存记录。报废时也要进行相应的论证。此外，对于不相容职务要进行分离。比如请购与审批部门要分离；确定供应商和询价职务要分离；釆购、验收、付款部门要分离等。3）加强对专项资金的管控。随着“示范校”、“骨干校”、“资源库”、“提升工程”等项目的启动和建设，国家拨付的专项资金也逐步投入。为了使这些专项资金真正用到实处，必须加强对项目建设、资金使用的检查和监督共工作。内部纪检、监察、审计部门应制定相应的制度并制定相应的管控措施，以加强对项目建设的相关人员的行为地监控。（4）信息与沟通。1）构建数字化校园，实现资源共享。各高职院校应主动进行广泛调研和对其他高职院校进行考察，了解数字化校园建设的路径，力争构建自己的数字化校园，搭建全校信息系统平台，将学院的资产、财务、教务管理、人力资源管理、招生注册、学籍管理、实训室软硬件资源管理都搭建在该平台中，实现资源和信息共享。

2）搭建信息平台，及时进行沟通。学校应全面加强学生管理，尤其是在学生安全、顶岗实习及就业等方面的信息化管理，通过信息化手段，如建设信息管理系统、QQ群或微信群搭建，做到信息及时、沟通渠道畅通。（5）监督与评价。1）内部监督。学校可以建立内部审计部门。这就需要高职院校领导打破传统思想的禁锢，从思想上切实加强对内部审计的重视，提高内部审计的地位、加大审计资源的投入，配备与工作发展相适应的审计人员队伍，为内部审计的顺利发展创造良好的条件。改善内部审计机构管理体制和领导体制，在审计内容上，由财务收支向业务领域和信息系统拓展，全方位、系统式覆盖；在审计方式上，由以结果导向为主向与过程导向并重转变，由事后监督为主向与事前、事中全过程监督并重转变；在审计手段上，由手工操作为主向利用计算机和信息技术为主转变。2）外部监督。加强和完善高职院校审计调查制度以及进行专项审计进一步完善和加强单位监督、社会监督和国家监督三位一体的会计监督体系。高职院校也可以聘请会计师事务所等中介机构对单位的内部控制建设和落实情况进行定期检查和评价，找出内部控制的薄弱环节和存在的问题，并制定详细的整改建议方案和措施，以保障学校能够持续、健康地发展。

建立健全有效的内部控制体系不是一朝一夕的事，需要在前期工作的基础上，发现问题、提出问题、解决问题。建好的内部控制制度，也要在全体员工的共同努力下才能有效、完善，以防微杜渐、防患未然。