医院人事档案管理工作的创生与优化

黄蔚芳

（桂林市中医医院，广西 桂林 541002）

医院人事档案管理工作普遍存在管理制度不健全、管理人员配备不足或硬件条件不完全符合档案安全保管要求等现象，在一定程度上制约了医院人事档案作用的发挥。医院人事档案管理工作错综复杂，要讲究管理和运用方法上的创生与优化。网络化的医院人事档案管理与共享功能，增强了人事档案的连贯性和系统性，运用现代信息技术，科技兴档，使档案管理工作更具生机和活力。

1 目前医院人事档案管理工作中存在的问题

（1）相关机构及人员对医院人事档案管理的重要性认识不够，认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作，与医疗和科研没有直接联系，不能为医院创造经济效益；认为档案管理仅以保管为目的，以卷宗不丢失为原则，只要不丢失，不泄密，能应付干部调动、职称评定或提拔时的查档工作就行。

（2）人事档案管理的相关制度不健全，措施落实不到位，缺乏系统、完备的规章制度。

（3）人事档案管理人员配备不足，管理队伍素质有待加强。

（4）人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求。大部分档案库房多是普通办公用房，甚至有的档案库房在办公室顶楼、底层或地下室，纸质档案长期受到高温、潮湿的危害，库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施等。

（5）档案管理基础工作存在薄弱环节，主要体现在档号不规范、没有目录号、一卷多册，案卷标题不规范，或有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象。

（6）信息化、现代化水平不高。目前很多医院人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类或汇总，信息化水平较低；主要以表格的形式来实现，仅能实现单一数据的管理，存取、查询不便，且大量浪费人力资源，加上更新不及时，信息的时效性差等问题，不能更全面、更真实地反映医院人事管理方面的实际情况，不能适应医院日益发展的需要，不能为医院的长远发展提供有效的信息。

2 齐抓共管，实现管理工作的创生和优化

结合本院的实际情况，制定相关的《桂林市中医医院医院人事档案管理办法》的实施细则，并认真贯彻执行。为达到医院人事档案管理工作的创生和优化，必须做到以下几个要求：

（1）加大设备资金投入力度，建立符合医院特点的人事档案管理平台。现阶段，很多医院在人事档案管理平台的硬件建设方面重视不够，资金与人力资源的投入相对较少，大部分人事档案管理平台都是从软件公司直接购买的，只有少部分的医院是与软件公司共同开发。虽然软件公司会根据不同医院的特点对软件进行部分调整，但是在具体的操作中，还是会遇到很多问题，无法实现医院的很多具体细节要求。网络化的医院人事档案管理是需要一定的软硬件设施作为配套的，医院应加大这方面的资金投入力度，加强对自身专业人员的培训力度，有针对性地进行自主开发，打造符合医院实际的数字化人事档案信息管理平台。

（2）加强业务培训学习，全面提高档案工作者的综合素质。部分医院由于人力资源的限制，很多人事档案管理者并非对口专业毕业的，有的甚至是非科班出生或临近退休的人员在负责管理，在档案业务知识与业务能力上存在一定的局限性。随着科学技术与信息化技术的不断深入发展，人事档案管理的设备不管是在数量上还是在种类上，与以往都有了本质和形式上的不同，这就对档案管理工作者的综合素质提出了更高的要求。所以，医院要实现人事档案管理工作的创生与优化，就要加大对档案管理者的培训力度。

（3）明确职责。根据本院实际，制定并出台相关的医院人事档案著录细则。要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到有章可循，责任到人。实行标准化、规范化的工作程序和方法，是提高档案管理基础工作水平的前提和保障。著录是实现信息化管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息准确性的一项重要工作。

（4）统一分类号，保证检索查全率。为了实现人事档案管理工作的进一步优化，为了确保检索的完整性，人事档案应先根据《中国档案分类法》进行分类，再结合人事档案管理的实际情况，制定出一些具体操作细则，然后根据每一个文件的具体特征辅以关键词标识加以区分，同时加强校审力度，以便及时校正分类时的错误，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化的目的。

（5）丰富人事档案内容。拓宽收集范围，在工作中要采取定期和不定期相结合的方式，及时全面地收集各类材料，消除收集渠道闭塞现象。特别是反映医务人员个人素质和业绩变化的各种培训、访问、留学、学历提高的证明材料，以及反映医务人员与医院之间变动的各种聘用合同、劳动合同，以及解聘、辞退、岗位变动、奖惩等相关材料，都应该及时收集分类归档，做到细致鉴别，取之有据，尽可能使人事档案内容更加全面完整，并及时录入电脑，建立起一一对应的关系，方便今后调阅、查询。

（6）人事信息资源共享。过去人事档案神秘莫测，只有少数人能看，主要供组织查证使用。其实大部分内容是可以在适度的范围内公开的，可以作为一种资源供社会共享，没有全部保密的必要。医院人事档案内容分为“医院人事档案内容分为“履历材料、自传、鉴定考察考核材料、学历学位培训和专业技术情况材料，政审材料、党团材料、奖励材料、违反党纪,政纪,国法等材料、工资任免出国等材料、和其他类”等十大类，其中专业（业务档案）内容、年度考核、党团、奖惩等个人信息是可以公开的。只有加快医院人事档案信息化建设，选择或开发适合本院人事档案管理工作的管理软件，才能实现人事档案的现代化管理，进而建立起人事档案信息的网络查询系统。通过对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台可以了解人事档案信息，在一定范围内，实现人事档案信息部分公开，不仅可以使人事档案管理人员从以往繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、准确地为人事工作提供全方位的优质服务。

医院人事档案是医院履行医疗、科研、人才培养社会服务功能和开展各项活动的直接记录。档案的收集、管理及创生和优化是构建优质档案管理工作的要素。只有促进人事档案管理尽快从封闭型向开放型转变，从手工操作型向现代管理型转变，从实体档案管理向电子档案管理转变，最终实现医院人事档案管理工作的数字化、信息化和网络化。通过网络平台实现资源共享，接受群众和舆论的监督，使之更好地为社会服务。

［1］李彦钧.综合档案的数字化管理、开发与利用:以天津市中医药研究院附属医院为例[J].黑龙江档案，2014，6.

［2］黄蔷薇.医院档案管理怎样适应现代医院的发展[J].医学信息(上旬刊)，2011，09.

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