论医院档案的创新性管理

孟 乾

（泰安市妇幼保健院，山东 泰安271000）

医院档案在不同的历史时期，为推进医院各项工作又好又快的发展发挥了重要作用。那么，怎样才能使医院的档案管理更好地适应和服务于社会各项事业？只有通过创新，才能使医院档案工作充满生机和活力，才能满足社会各界的不同需求。如何适应新形势的要求，更好地为医疗、教学、科研服务，为医疗改革的深化和发展服务，故创新是档案工作发展的动力，也是档案工作自身发展的需要。

1 不断增强医院档案工作的整体创新意识

1.1 创新工作思路

单调枯燥的工作方式、传统落后的工作方法，使得许多档案工作者缺少创新意识和创新欲望。往往，他们日常档案工作只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用服务多少卷多少人次，而对于需求者需要哪方面的档案材料，最前沿学科发展情况如何，档案工作是否适应当前形势和医疗保健发展需要等等，却一无所知或知之甚少，更谈不上档案工作如何主动、按需服务。档案管理者应是先行者和创造者，应该形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新型档案管理工作理念。档案工作只有以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得需求者的满意，才能充分体现档案管理的价值。

1.2 创新管理模式

档案管理模式的创新是指立卷制度更新、工作方式改进、尽量简化档案管理科室长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期。在平时的抄抄写写、装装订订的工作中，档案工作者也要善于思考，多动脑筋，针对工作中发现的问题积极钻研一些小发明、小创造、小革新，这样也能起到事半功倍之效。目前许多档案管理科室都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。其实，我们只要善于观察，就不难发现在我们日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的，因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。

2 牢固树立档案管理工作的创新特色

2.1 创新式的服务特色

日常的医院档案服务往往只局限在做好为本医院查阅利用本医院产生的档案方面，或者为患者提供病历资料，而对本单位档案如何主动为社会服务考虑得比较少。医院档案要体现服务特色，利用现代计算机技术提供远程服务。利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。档案管理科室还应拓展服务方式和服务领域，充分开发所管理的档案财宝，通过加工、处理，使其变成社会需要的优质“产品”。

2.2 创新式的管理特色

档案工作管理手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一。档案工作的技术手段和条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。因此，在档案工作管理的手段上，要努力实现档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高档案工作技术含量和水平，使档案管理手段由“旧”变“新”。在档案工作管理的形式上，为避免各相关科室大而全，小而全，可以把价值小、保管期限短的档案放到一线科室，实行分级保管，档案管理科室只需在网上保留一线档案信息。这样既方便一线科室利用档案的需要，又可避免医院档案室因馆藏数量庞大，造成库房紧张，同时还可保证档案管理人员有时间开发馆藏信息资源、更好地做好服务工作。

2.3 创新式的宣传特色

宣传工作是各项工作的先导。宣传工作做得如何直接关系到人们参与的积极性和重视程度，直接影响到下一步工作能否收到预期的效果。长期以来，档案工作的宣传往往着重于相关法规条例的宣传解释上，多强调重要意义、工作要求，这些说教式的宣传，既不直观形象，也缺少“艺术”性，很难引起人们的重视，也达不到预期的宣传效果。如果能通过上网、制作成PPT课件等，把馆藏开放的档案以动态的图表形式展现给需求者，介绍、宣传档案工作，其效果会更形象、更直观，更易于接受。因此我们在进行档案的宣传工作时，要善于捕捉医院档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化。

3 充分发挥档案管理人员的创新主体作用

3.1 观念革新的必要性

档案管理工作的清苦是众人皆知的，不怕清苦是档案管理工作者的优良传统。然而在当今社会，档案管理工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。故档案管理人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案管理工作枯燥乏陈局面的关键所在。要一改仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，主动开拓探索档案管理工作新领域、新观念，让档案管理创造出更丰厚的社会效益和医疗保健效益。

3.2 业务技能提升的基础性

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

3.3 视野开拓，知识积累的重要性

当今社会和经济生活处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战，作为档案工作主体的专职档案人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。因此，创造积极向上的学习氛围非常重要，专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度，提出具体要求，以调动专职档案人员工作积极性和进取心，努力去多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。

综上所述，有创新，才会有发展，档案管理工作才能有高度、有特色，档案管理事业才能真正实现科学、快速、可持续发展。因此，医院档案管理科室无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要牢固树立“最大限度满足患者和职工档案需求”的责任意识，档案管理工作只有与时俱进，才能更好地为医院可持续发展和建设而服务。