对医院档案管理信息化的思考

陈卫娟

摘 要：对于医院来说，档案里所记载的内容是极其宝贵的信息资源，其管理工作也是十分重要。由于医院档案的特性，档案管理也应该有别于其他部门的管理工作。随着经济的发展，社会的进步，信息技术的不断变革，各行各业都面临前所未有的信息革命。医院档案管理也不甘心落于人后，不断推行建设信息化管理，信息化管理水平不断提高。文章对医院档案管理信息化的相关问题进行了探讨，希望能够促进医院档案管理实现全面信息化。

关键词：医院；档案管理；信息化；措施

随着世界范围内第三次科技革命的不断推进，信息技术不断进步和发展，并逐渐带动其他行业进行信息化革命。医院档案管理信息化是充分利用现代信息技术对医院档案进行科学管理的现代化管理手段。借助于信息化，医院档案管理开始走向制度化、规范化和科学化。此外，随着我国医疗卫生行业的改革不断深化，医院档案管理信息化建设应该不断与之相适应，以医院工作性质为根本落脚点，提高医院档案管理的整体水平。

1 医院档案信息化建设的意义

1.1 实现对珍贵档案原件的保护

医院档案信息化建设能够有助于实现对珍贵档案原件的保护，有效减少因为使用次数过多而导致珍贵档案原件损坏甚至丢失的弊端。具体来说，将医院发展过程中的文字资料和图片资料进行信息化处理，就可以实现对原件的永久保存，如果需要使用，完全可以利用电子文件，降低珍贵资料遗失或损坏的危险系数。另外，关于很多疑难杂症病例中所记载的内容也对医疗卫生事业的发展有着重要意义，研究价值和教学价值十分巨大，但是在实际操作中，我们不能一一利用原件来进行研究。为此，利用电子文件来满足医疗、研究等方面的需求，而将原件进行妥善存档是十分可行的选择。

1.2 改善医院文件的归档方式

在医院的档案部门管理实践中，传统意义上的文件記录和归档工作量十分巨大，人工整理档案所需要花费的时间和精力都十分庞大，而且不可避免地会出现错漏，改动工作也是牵一发而动全身。加强医院档案管理的信息化建设，通过计算机软件实现对档案管理工作的改革和调整，使得工作条件大为改善，删繁就简，极大地提高了工作效率。利用统一的信息格式对医院档案文件进行管理和归档，使得档案信息的转换和提取都十分便捷。而信息化的档案管理，也可以帮助管理人员及时找到不符合归档条件的材料，并及时给出整改意见，使得档案管理工作的规范性大为提高。

1.3 实现档案信息资源的整合和共享

医院档案管理的信息化建设在医院档案信息资源的整合和共享方面发挥着重要作用。利用计算机软件对档案信息资源进行整合，是医院档案信息化建设的重要内容，其目的是促进档案信息实现系统化、科学化和共享性，顺应信息化的发展潮流。通过对医院各个部门的档案信息整合，使得各个部门的信息能够实现互通有无，调阅过程更加简化。在医院的网络体系中，电子档案比档案原件更加方便快捷，档案的应用范围和程度不断加深，档案利用率的提高也必然会促进医院其他部门管理水平的提高。医院档案信息化的建设，有利于充分发挥互联网的强大优势，提高馆藏档案的利用率，资源共享程度也不断加深。

1.4 使档案检索和使用不断趋向便捷化

建设医院档案管理信息化之前，手工查询档案资料的方式往往十分耗费人力和时间，而且也会因为这样或那样的原因，根本找不到想要的资料和档案。但是通过医院档案管理信息化建设，利用电子目录以及电子文档归档建立方便快捷的电子信息查询系统，用户通过查询系统就可以找到符合需求的档案了。而查询时只需要输入关键词或者相关信息即可。信息化的档案管理优势明显，极快的速度、极高的效率、极广的范围等都是信息查询系统的强大优势，同时通过加密技术也可以提高档案的安全性。医院档案管理的信息化建设，具有纸质档案管理无可比拟的优势。首先，在保存时间方面，电子档案可以实现永久保存。其次，在使用便捷度方面，只需要一台联网的电脑即可获得准确无误、系统完善的信息，省去了人工查询的时间和精力。再次，利用网络的强大优势可以实现全球范围内的资源共享。

2 加强医院档案管理信息化的措施

2.1 加强医院档案软硬件基础设施建设

医院对于信息资料的保存方式还是更加倾向于纸质和照片，这种传统的信息存储方式对于存储空间的温度、通风条件、防火条件等都有很高的要求。医院档案资料繁多，所需要的高标准的存储空间也相对较大，但是具体到实际生活，很多医院对于档案存储空间的建设都不能实现。更不用说建设指标达到档案保存要求的专业存储库房了。为此，为了完善医院档案管理信息化建设，不断提高档案管理的整体水平，软硬件基础设施的建设应该不断得到强化。在软件方面，用于长久保存档案的管理软件、调度软件、数据库软件等应该及时得到技术支持和维护。在硬件方面，除了要对珍贵的纸质文档资料进行存档之外，为了不断完善档案的信息化，计算机、网络、存储设备、多媒体设备等都应该及时更新、强化、维护。

2.2 不断推动医院档案数字化工程建设

随着时间的流转，很多医院的发展历史已然不短，甚至是几十年、上百年。而医院发展过程中所积累的档案资料也由于当时技术条件的限制而全部以纸质载体呈现，十分不利于长久保存。而现在再去翻阅历史档案时，查询难度大、反复利用难度大、防潮防火措施不当等都是档案管理所面临的重要问题。为此，建设医院档案数字化工程势在必行。通过计算机将医院的纸质档案资料转化为电子文档存储下来，不仅有利于保护纸质文档，也为查询历史档案提供了便捷的途径。

2.3 建立档案信息检索体系，保证其科学性

建立档案信息检索体系，有利于提高档案的利用率。为了保证检索体系的科学性，一方面，应该不断加大对高效检索工具的开发力度，不断提高档案检索效率，完善多关键词检索，使得检索体系的覆盖率不断提高，促进档案利用率的提高。另一方面，对互联网检索功能要充分利用，利用局域网对档案信息进行妥善保存，而医院内部可以通过网络进行文件资料的检索和查阅，资源共享性得到充分保证。

2.4 对档案管理人员进行信息化培训

随着医院档案管理信息化的建设，医院对档案管理人员信息化水平的要求也不断提高。为此，医院在招聘档案管理人员时应该有意识地去招聘信息化素质较高的员工。更重要的是，医院应该不断加强对档案管理人员的培训，定期开展信息化知识和管理的学习，让档案管理人员不断提高自己在计算机技术、网络技术、数据库管理技术以及信息设备运用方面的素养和能力，不断提高档案管理人员的综合素质。

3结束语

医院档案管理的信息化建设是现代科技发展的必然趋势。档案管理信息化建设有很多好处，它有利于实现对珍贵档案的保护、实现对档案归档方式的变革、实现档案信息的资源共享，实现信息检索的便捷化，最大限度地节约人力和时间在档案管理上的用度。为此，医院应该积极采取措施加强档案管理的信息化建设。通过完善软硬件基础设施、建设数字化工程、完善信息检索体系、提高管理人员素质等措施不断完善档案管理的信息化，提高档案的利用效率，实现对档案的永久保存，以便于更好地用经验来开展教学和医疗研究。

参考文献

[1]朱月恒.对医院档案管理信息化的思考[J].中国医药指南，2010（35）：346-347.

[2]李雯.医院档案管理信息化建设的思考[J].东方企业文化，2013（20）：150.

[3]李琪.关于信息化建设中医院档案管理的思考[J].中国管理信息化，2010（15）：87-88.

[4]莫韶琳，覃素平.医院档案信息化管理的几点思考[J].卷宗，2014（6）：72-72+73.