提高仪器设备技术标书编写质量探讨

刘彦强， 王益民， 阎 冰， 张小蒙， 孟庆楠

(天津中医药大学 资产设备处，天津 300193)



提高仪器设备技术标书编写质量探讨

刘彦强， 王益民， 阎 冰， 张小蒙， 孟庆楠

(天津中医药大学 资产设备处，天津 300193)

介绍了仪器设备技术标书的内容及重要作用，分析了技术标书存在的专业知识不足、格式不规范、内容不全面、指标不合理和审核不到位等问题，并从标书格式、前期调研、标书培训和监督审核四个方面，提出了应对措施，为进一步提升仪器设备采购工作的质量和进度奠定了基础。

仪器设备； 技术标书； 编写质量

0 引 言

技术标书是招标文件的核心内容，反映了设备申购人的实际需求，是评标专家评标的具体依据，是投标供应商报价的行为准则，是监督代理机构解决纠纷的基本标准[1]。技术标书内容是否完整准确，直接关系到投资经费的使用效率、专家评标的公平性以及采购过程的廉洁性，对仪器设备整个招标采购工作的质量和进度具有很大的决定作用[2]。

技术标书主要包括五个方面内容，分别为仪器设备应用范围、技术参数、所需配件、售后服务以及其它特殊要求。应用范围是指仪器设备的功能和用途。技术参数是指仪器设备所有组件的技术和精度要求。所需配件是指保证仪器设备正常运转所需的配套软件、硬件和耗材等。售后服务是指代理商或制造厂商的技术服务能力以及服务标准。其他特殊要求是指仪器设备安装、调试、运行所需的特殊硬件和软件条件。

在仪器设备招标采购过程中，经常发生由于技术标书质量问题而导致招标不理想，甚至流标的现象，这不但增加采购成本，降低采购效率，而且影响学校教学科研工作的正常开展[3]。因此，规范技术标书格式，提高技术标书编写质量，对仪器设备招标采购工作具有重要的意义。

1 技术标书存在的主要问题

1.1 专业知识不足

设备申购人相关专业知识不足，对技术标书的概念、内容和作用等认识不清，是导致技术标书脱离实际需求的主要原因，同时也是当前高校存在的一个普遍现象，主要表现在技术标书编写思路与方法不清晰、用语不规范和缺乏编写技术标书的实践经验。

技术标书编写思路与方法不清晰主要是设备申购人在编写技术标书过程中，不是从学校自身需求角度考虑，而是从设备本身角度出发，去描述一台仪器设备。这是导致技术标书脱离实际需求的主要因素。

用语不规范主要是技术标书中存在模糊性的词语，例如国内外先进水平、知名品牌、性能稳定、满足需求、经久耐用、易于维护、优质材料等，这些内容难以准确评判，不利于公平公正。

缺乏编写技术标书的实践经验主要是部分设备申购人是初步接触到技术标书的编写，不知道该如何下手，与生产商缺乏沟通或沟通不足，往往是从网上直接复制，不知道那些指标是重点，那些是非重点，该不该以重点符号“*”表示等，而且在受到供应商质疑后，反复修改技术参数。

1.2 格式不规范

在评标过程中，格式书写不规范是技术标书存在的一个突出问题，不仅各个学校之间技术标书格式存在差异，而且同一学校内部不同设备申购人之间也存在差异。①由于部分学校对仪器设备技术标书格式缺乏统一规划管理，②由于设备申购人经常根据个人喜好进行书写，在没有进行充分调研的情况下，填写技术标书比较仓促，往往采用某一个供应商提供的指标或网上直接下载，致使部分关键内容缺失、前后条款重复或主次不分等[4-5]。技术标书格式规范与否，很大程度上反映了学校及设备申购人的重视程度，往往重视程度越高的学校，技术标书格式也就越规范。

1.3 内容不全面

内容不全面是技术标书中存在的另一个突出问题，主要表现在技术指标粗略、配套附件不明确和售后服务过于简单三个方面。

技术指标粗略主要是技术参数描述的不够准确。以分光光度计为例，其技术指标包括波长范围、波长精度、光谱精度、光吸收精度、光吸收准确度、检测上下限、检测时间、光源要求等十多项参数，任何一项参数描述的粗略，都有可能存在多种适合的产品。这容易使某些供应商利用技术参数漏洞，选择报价低、档次低和质量差的产品来投标[6]。

配套附件不明确往往发生在购买进口仪器设备，特别是大型仪器设备，其主要技术指标写得比较详细，但基本耗材、附属或配套设备、原装进口要求等容易被忽略，致使代理商在签合同或交货时，用国产或组装产品替代，减少耗材供应，使购买单位蒙受损失[7]。

售后服务过于简单主要是将保质期等同于售后服务，而忽略了具体内容。例如响应时间，即出现问题后多长时间到达学校；上门服务费，即保期内和过保质期后是否收取上门服务费，费用是否合理；供应商资质，即什么资质的供货商才可以参与投标，其技术服务能力是否达标等。

1.4 指标不合理

指标不合理主要是指技术指标偏高或偏低，不能真实客观的反映学校实际需求，致使购买的仪器设备不能发挥其应有效益。

技术指标偏高主要是由于部分设备申购人存在一些采购误区，盲目追求高配置、新技术，缺乏考虑实际状况，这不但容易造成经费流失，而且由于仪器设备过于先进，多个新功能难以充分利用或短期内根本用不到，长时间搁置后容易被市场淘汰。

技术指标偏低主要是部分设备申购人缺乏专业知识，致使很多厂家的产品都能基本满足标书。这容易导致资质、信誉较差的供应商参与投标，但专家评标时又常从最低报价评起，最终中标的很可能是价格低、质量和服务差的产品[8]。

1.5 监督不到位

在编制技术标书过程中，设备管理部门在拿到使用部门提供的技术指标后，往往是完全粘贴，使审核流于形式。同时，设备管理部门对技术标书审核的把关能力不强、监督不到位，容易使技术标书中出现唯一性、歧视性等不合理条款[9]。

监督审核不到位对招标活动的影响很大，不仅容易使购置单位的项目周期或质量往往会受到影响，并且可能会重新招标，代理机构容易遇到供应商质疑和投诉，同时使许多潜在的投标供应商没有兴趣参加，即是参加也难以中标，降低了资质较好供应商参与投标的积极性[10]。

2 提高技术标书编写质量的应对措施

2.1 规范技术标书格式，明确编写注意事项

(1) 规范技术标书格式，细化标书内容。对仪器设备应用范围、技术参数、所需配件等内容给予详细解释说明，如应用范围指的是什么，主要应用于那些方面的项目，需要仪器设备具备什么样的功能等，尽可能描述准确。通过规范与解释技术标书内容，使设备申购人知道如何描述和编写，使投标供应商对用户需求的仪器设备做出准确判断，使评标专家也能够以此为依据公正客观评标。同时，制定统一的技术标书编写格式，要求学校所有设备申购人按此格式填写，并要求所在部门领导审核与签章，提高设备申购人的重视程度。

(2) 明确编写注意事项，形成指导细则。注意事项的编写可以从以下五个方面着手[11]：①符合法律法规和竞争性，要求仪器设备符合相关认证标准或质量标准，同时尽量保证有两家以上的供应商参与投标，竞争越激烈，越有利于降低购置成本。②符合预算、保证质量，要求严格遵循前期预算，在保证质量的前提下，最大限度地降低购置成本。③统筹兼顾、长远考虑，要求设备申购人必须考虑长远，重视仪器设备使用寿命、运行状况、售后服务以及维护维修费用等。④注重合理适用，要求充分结合学校人员素质、教学科研状况等，一切从实际需要出发，做到适用、够用，同时兼顾先进性。⑤重视操作培训，要求制造厂商进行全面的岗前培训，达到用户熟练操作，对于大型仪器设备现场培训，要求应更加细致和严格。

2.2 做好前期调研工作，增强技术参数合理性

(1) 做好前期调研工作。做好前期调研是写好技术标书的前提条件，明确要求设备申购人根据仪器设备价值和功能特点，进行调研并形成完整的调研分析报告。调研的思路与方法主要包括：①选择调研方法，即根据实际情况，从电话调研、网络调研、实地考察、人员访谈和企业调研等方法中，确定合适的方法。②确定调研内容，充分了解市场上有多少制造厂商生产同类产品，不同厂商产品的种类、档次、性能、售后以及主要优缺点。③结合项目实际需求状况，充分考虑预期效益，确定与什么性能的设备最为接近，主要技术参数有哪些。④对于大型贵重仪器设备，可邀请生产厂商到校进行现场讲解，充分了解各自的优缺点，对关键性指标加注“*”标记。⑤严把供应商资质关，根据历史数据和调研情况，努力将售后服务差、诚信度低和技术支持能力较弱的供应商排除在外[12]。

(2) 标书尽可能描述完整准确。一般来说，一篇优秀的技术标书应至少有两家及以上的产品基本满足要求。因此在编写技术标书时，必须重视技术参数的合理性，将用户需求细化，将定性的软性指标转化为定量的硬性指标，避免模糊性语言，这样才能保证购买单位权益。所以一旦需求定下来，就应该要尽量细化、量化，对于一些难以语言表达的指标，还可利用图形、表格等其他形式表示。

2.3 定期开展标书培训，提高编写人知识水平

(1) 邀请设备专家进行标书培训。鉴于设备申购人对技术标书的理解和编写水平参差不齐，实践经验也存在差异，还有部分申购人是首次编写技术标书，容易将仪器设备技术标书与科研项目申请标书混为一谈。因此，设备管理部门应邀请标书评审专家进行培训讲解，对技术标书的编制方法和注意事项进行现场指导，避免一些最基本的错误，如主次不分、前后矛盾、指标重复等，从而加深对技术标书的认识。

(2) 定期组织开展经验交流会和案例分析会。从学校内部挑出一些实践经验丰富的编写人进行讲解，对一些优秀标书和质量较差标书进行对比分析，使设备申购人熟悉编写原则和注意事项，提高技术标书编写质量，同时为其他人员编写技术标书提供重要参考。在招标采购活动中，往往比较重视采购流程，而对内容上的要求则还非常不到位。因此，通过组织开展标书培训，不但可以提高设备申购人的知识水平，而且可以从内容上避免常规错误。

2.4 完善监督审核机制，关键指标采用专家论证

完善技术标书的监督审核机制，需要从设备申购人、部门同事、设备管理部门和设备专家入手，形成“编写-审核-修改”的循环体系。

(1) 加强设备申购人自我审核管理。在技术标书编制完成后，要求设备申购人反复阅读，重点检查技术标书内部不同条款之间或同一条款不同参数之间有无前后重复、相互矛盾、计量单位错误、关键指标缺少标注、错别字等情况。

(2) 重视部门内部同事的审核作用。在技术标书格式中，添加所在部门审核人一栏，即在设备申购人编写完成技术标书后，要求所在部门的同事或领导重新审核并签字。这一方面提高设备申购人的重视程度，另一方面促进部门内部形成相互学习、相互监督、共同提高的氛围，进而提高技术标书编写质量。

(3) 发挥设备管理部门的审核作用。技术标书汇总时，设备管理部门人员应对技术标书进行形式审查、常见错误审核、倾向性审核等，对技术标书中存在的问题，及时反馈给设备申购人进行修改，经审核无误的技术标书，方可进入上报发布程序。

(4) 重视仪器设备专家的审核作用。对于涉及投资经费较大、技术要求高和专业性强的大型仪器设备，可预先聘请行业专家对该仪器设备的关键技术参数进行审核论证，找出存在的问题，及时地予以修正[13]。

3 结 语

规范准确的技术标书能够缩短招标过程，提高采购效率，是确保采购工作透明公正的必要条件[14]。在编写技术标书前，设备申购人应充分了解目前市场状况，并运用招标实践中积累的经验，尽可能地加强技术标书的实用性、合理性和严密性[15]。学校设备管理部门应加强技术标书编写思路与方法的宣传、指导、培训、规范和审核，提高设备申购人的重视程度，从而提升学校仪器设备技术标书的整体编写质量，充分发挥技术标书对整个招标活动的规范和指导作用。

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The Improvement of the Quality of Equipment Technical Bidding Documents

LIUYan-qiang，WANGYi-min，YANBing，ZHANGXiao-meng，MENGQing-nan

(Asset and Equipment Department, Tianjin University of Traditional Chinese Medicine, Tianjin 300193, China)

The technical bidding documents play important roles in process of the equipment bidding. The main contents and important role of the equipment technical bidding documents are introduced. The main problems are analyzed, such as the professional knowledge is insufficient, the format is not standardized, the content is not comprehensive, the technical index is not reasonable, the surveillance audit is imperfect. The measures are put forward from the aspects of technical bidding documents format, preliminary investigation, training of technical bidding documents and surveillance audit mechanism. These build the foundation for further enhancing the quality and progress of equipment bidding and procurement.

equipment； technical bidding documents； quality of edition

2015-01-28

天津市普通高等学校本科教学质量与教学改革研究计划项目(A07-1104)

刘彦强(1985-)，男，河南中牟人，硕士，实验师，主要从事实验室仪器设备管理与采购工作。

Tel.：022-59596158，13302152272；E-mail：lyq181@163.com

王益民(1962-)，男，天津人，博士后，教授，博士生导师，资产设备处处长。Tel.:022-59596155;wym@tjutcm.edu.cn

G 482

A

1006-7167(2015)11-0263-04