试论城建档案信息资源建设创新

黄桂华

（南安市城建档案室）

试论城建档案信息资源建设创新

黄桂华

（南安市城建档案室）

我国的档案建设工作虽起步晚但发展速度比较快，城建档案工作与城市建设、发展紧密相连，在城市建设飞速发展和城市现代化快速推进的背景下日益成为我国数据化城市建设的主体信息资源，伴随着国家体制改革的不断深入，信息技术的不断变化更新，城市档案信息资源建设也面临着一些实际问题，这就要求我们不断创新，让城建档案工作跟上信息时代的发展节奏。

城建档案；数字化；建设；创新

城市建档工作的主要是积累和收集档案资料、开发和利用信息资源。随着计算机互联网技术和数据管理技术的发展，信息管理模式也面临着转变和机遇。城建档案是贯穿城市发展、规划、管理的全部过程，记录着城市建设的每一个环节，包含了城市建设的方方面面的信息。本文通过对城建档案信息资源建设创新进行思考，提出了一些具有借鉴意义的新思路，希望对城建档案工作的发展起到积极作用。

1　关于城建档案及其工作发展历程

城建档案在我国古时就有，与城市生活活动一起发源，记录城市历史面貌，在一定程度上影响城市建设的发展和走向。新中国成立后发展规模不大，文革期间几乎处于停滞状态，当时也没有专门设立对城建档案进行管理专门机构。城建工作在党的十一届三中全会之后档案馆、机关档案、科技档案等档案管理工作相继得到恢复整顿，城市的档案工作也得到全面恢复和发展。1986年为配合改革开放初步化实现档案规范化管理，全国各市级档案馆在不断完善档案管理标准化、规范化建设的同时，新建档案馆库，城市管库面积得到进一步扩大。《档案法》的颁布使城市档案工作在改革开放中得到重视。

根据最新修正的《城市建设档案管理规定》，城建档案的定义是：城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料[1]。

2　城建档案信息资源数字化的意义

2.1城建档案工作的意义

城市档案工作是城市规划的参考依据，也是城市品位的一种体现。城建档案信息资源是支持城市建设可持续发展战略性指导资源，随着信息技术不断进步，信息资源也逐渐成为城市和社会发展的战略性指导资源，城建档案包含了丰富的、完整的城市信息记录。

2.2城建档案信息资源数字化

面对庞大而复杂的信息资源，建立城市档案资源信息数据库也是发展的必然趋势。信息资源建设是数字化档案馆的体现。通过信息化转换技术建立城建档案信息资源数据库，利用信息搜索技术和远程传递技术提高城建档案信息资源的搜索和共享，实现不同区域的信息存取和备份。

2.2.1提供海量的信息储存空间

办公自动化技术和网络技术快速发展，运用数字化信息转换技术在降低成本的同时也从实际上面大大缩小了档案数据库占用的物理空间，传统的纸质档案因存储空间、维护成本、查阅方式等原因难以适应数字化的发展。录音、录像带是声像档案的重要组成部分，也可将将录音、录像带通过计算机技术转化为数字化文件。有些学者提倡为一些珍贵档案建立微缩胶片的信息化备份，避免传统的档案保存可能发生的档案损失。

2.2.2提供更加科学、快捷的查阅和管理方式

传统的获取历史城建档案信息需要前往城建档案馆查阅图纸，会出现档案存储点不确定而出现往返奔波的情况，而且还需要进行手工查阅影响整体效率。建立数据库实现在一个部门可以查阅多个部门的信息，使得办公和服务效率大大提高，进行数字化城建档案管理是满足是新形势下发展的必然需求。

2.2.3丰富数据服务功能，提高资源利用率

城建档案数字化提高城建归档的工作效率，档案利用率也得到提升，使城建档案信息资源不再受时间和地域限制，使城建档案管理的工作效率进一步提高。城建档案数字化能帮助准确建立档案数据分析系统，有利于提高规划管理和档案管理的协作关系，节约资源避免重复建设。

3　城建档案信息资源现目前存在的问题

3.1信息缺乏标准规范化收集

要做到信息化共享就要做到信息资源的标准规范化。在信息化建设过程中应建立相关的行政规范，技术标准和管理准则。管理标准规范也包括计算机网络的安全，并对信息资源的合法性进行进一步确定。各个档案部门没有标准一致的软硬件和文件格式。使档案信息资源只能在本部门共享，不能跟别的部门和单位之间进行更大范围的共享，要改变这样的问题需要花费较大的人力、物力、财力。

3.2档案信息难以收集全面

由于不同城市对于城建档案的工作由具体哪个部门管理的引发问题和困惑。各个城市之间由于经济发展水平以及城市规模的不同，行政管理范围的划分存在不同，城建档案发展水平也存在差异。有少数城市城建档案不在规划口，连规划报建档案都难以收集，更不说一些专业性的资料收集了。同时随着我国国家体制的改革，建设职能更加趋向细化，使得归口于建设职能部门管理的城建档案馆出现资料难以收集的状况。

3.3新技术带来的挑战

网络技术不论是对企业还是个人而言是一种高效便捷的沟通方式，数据库和信息处理技术同时也给我国的城建档案建设和管理带来新的问题。手工的档案记录和传统纸质档案保存被数字化、信息化的记录和管理方式取代，似乎在资源共享的时代，城建档案信息资源的收集和管理没有了意义，档案信息以何种方式进行送达？面对安全网络问题，城建信息又应采取怎样有效妥善的储存方式？

4　城建档案信息资源建设创新思考

4.1理论创新

我国档案管理有着上千年的发展历史，但城建档案管理理论的发展时间却很短。城建档案工作是城市建设行政职能的有效手段，要适当改变现有的档案管理体系，结合城建档案管理工作的实际来创新城建档案管理理论。城建工作要建立理论指导以满足城建档案管理需要的专业性。借鉴成熟的管理理论，从理论上保障其专业性。组建城建档案信息资源建设的整体框架，理论框架可以从城建档案形成、现有的城建档案类别、信息化城建档案的载体来进行理论创新。

4.2加强城建档案信息资源的收集工作

城建档案工作能进一步确保建设工程质量。要讲方法和策略的进行信息资源收集工作，加强对重大建设项目的档案工作，在实施前参与全过程的管理。做好馆藏档案信息资源的深层次挖掘工作。创新方式，根据任务要求对档案提炼，提升信息的实际参考价值；积极挖掘档案内在价值，可制作展品、展览，或者做成纪录片和多媒体演示系统，或者网页提升馆藏的质量和数量[2～3]。

4.3加强城建档案信息资源建设，推进数字化城建档案进程

城建档案数字化进程是一个过程，需要认真完后现有的档案管理工作，同时积极加快实体档案录入工作，从而加快档案数字化进程[4]。

（1）进行资源有效整合。数字化档案馆不论是档案查询还是管理都达到秒级操作，这是数字化档案管理的巨大优势。这种优势不仅体现在时间上的节约，还能表现在能建立一套立体化，多层次的档案体系。

（2）建设电子文件归档。顺应无纸化办公，城建档案数字化发展是一个逐步转变的过程，开展基础数据库的建设，逐步建立并完善专题数据库，便于今后的查阅、分享和管理。

（3）对数字化信息资源的优化创新[5]。针对档案数字化要求，数字化录入工作采用流水的工作方式。在扫描过程中，制订扫描加工的各个工序以及相关岗位任务，并进行严格审查和监督，防止出现不合格或遗漏的存在，同时对安全风险进行评估，对风险要给予有效的防范。采用双机录入方式，由两个人录入，通过对两人录入的数据信息进行对比，以确保录入准确、完整。

城建档案数据结构设计应遵循搜索优先原则。通过数字化手段建立城建档案数据库，尤其是优先建立建设工程和房屋建设工程数据库、地下综合管线，市政工程档案信息施工数据库。建立统一格式的城建档案数据，方便信息资源的相互交流和共享。

（4）网络时代也是一个缺乏安全性的时代，技术创新的同时也要注意安全的管理。安全管理要求保证信息的不被破坏，不被窃取，不被丢失。同时也要加强人才队伍建设，实现并灵活运用技术创新。

5　总结

城建档案信息资源创新既是理论也是实践，国家相关部门应对城建档案信息资源建设进行指导，鼓励各个城市进行探索和创新，给大家提供交流和合作的平台。城建档案记录着城市的过去也关系着城市的未来，推进数字化的城建档案信息资源建设，并对其进行优化才能使档案信息资源更好的服务于城市建设，根据时代的发展，档案信息建设也呈现动态的变化过程，因此城建档案信息资源建设没有终点，我们只能不断的完善和创新才能让它服务于城市，服务于社会。

[1]中华人民共和国建设部.城市建设档案管理规定[S].建设部关于修改的决定，2001.

[2]李文华.论城建档案信息资源建设创新[J].档案学研究，2008（13）：21～ 24.

[3]张馨元.探究城建档案信息资源建设创新[J].民营科技，2012（12）：247.

[4]洪静.浅析城建档案信息资源建设与创新[J].赤子，2014（7）：217.

[5]王金凤.做好城建档案信息资源建设-走走信息强档之路[J].黑龙江科技信息，2012（35）：134.

F299.24

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1673-0038（2015）20-0180-02

2015-4-29