关于项目实施中的变更管理

2015-04-16张艳丽

计算机与网络 2015年7期

关键词：项目经理计划变化

张艳丽

（江苏铁电交通科技集团有限公司，江苏南京 211106）

关于项目实施中的变更管理

张艳丽

（江苏铁电交通科技集团有限公司，江苏南京 211106）

几乎在所有IT项目里我们都会随时面对项目生命周期中的变动，这是客观的，无法回避的。变更管理是项目管理全过程中重要的一个方面。本文主要以本人在与某企业的巡视系统的项目为例，论述IT信息化项目变更管理的管理过程及其重要性。

变更管理；过程；实施；重要性

1 什么是项目实施中的变更管理钥

（1）变更管理，是许多大中型项目过程中重要的一个内容。

有经验的项目经理都知道，伴随着合同的各种因素的演变及实施进度中不断涌现的问题，我们总是需要不断的调整我们的实施过程和内容。信息化系统非常典型，就是一个有长远目标的且在变化的环境中生存的有限任务，其间要涉及到项目经理、项目组成员、客户、承包商等所有的项目相关的利益者。

往往在双方的系统合同中，已经把所需考虑设备清单和报价全部完成，但是在工程进展当中，发现例如:要让某设备达到最大集成的效果，必须对原有的设计稍加更改，利用新的技术，增加数台程控交换机，这样可以更大的满足客户的实际需求，但同时这样的更改也会导致公司的运作成本，这样也就必然导致了项目的变更。

但是，我们知道IT信息化全项目生命周期的变理管理，既不能刻意地以减少项目变更次数为目标进行项目变理管理，更不能随意地实施变更管理，如果这样，势必会造成项目范围、成本无限制地扩大，进度延期，项目情况恶化，最终导致“烂尾”项目。因此在IT信息化项目的全生命周期的全部过程中对变更进行认知、评价和决策，并针对相关项目的管理流程的每一个具体环节确认变更的发生或将要发生的趋势，实施变更操作。例如，设计师通过与项目经理协商，决定让物资部门采购原先合同中并没有的交换设备。那么IT信息化项目变更管理流程变更管理的流程就包括变更识别、变更请求、变更执行、变更反馈。变更管理的范围是IT信息化项目全项目生命周期的全部过程，变更管理的级别是根据变化的复杂程序分简单变更管理和复杂变更管理。仅仅是增加设备应该算是简单变更管理，因为该项目发生变化的因素比较单纯，容易认知、甄别、决策。

所以，客户对项目需求的认识变化，会导致项目范围的变更管理。IT信息化项目生存的环境日新月异，新技术发展突飞猛进，世界经济扩张迅速，各种系统之间的相互依赖性越来越强。因此，作为一名信息化项目的项目经理，必须面对不断变化的项目输入条件，视项目变化为积极因素，即使准确的实施项目变更管理，促使IT信息化项目向积极的、协作的而非破坏性的方向发展。那么这些项目变化的条件也就可以被视为一次具有战略意义的机遇。

（2）对于合同中原有的设备，进行增减时，项目管理层必须启动项目变更程序，而不论变更是大是小。我们可以总结一下，IT信息化项目发生的迅速变化包括:

客户方面对项目需求的认知变化，导致项目范围的变更管理。IT信息化项目的客户对项目需求的认知变化有时候非常频繁，随着项目的进行，他们会不断提出新的项目需求，这主要由于他们对自身知识领域的认识也是一个不断深入、全面的条理化的过程。对于新的项目需求的变更要慎重。项目变更终止制度是IT信息化项目变更管理的一个重要方法。正确地终止一个项目，能够减少业主及相关利益者的投资的损失，释放项目占用的各种资源（人力、硬件、网络、软件等），有效地杜绝“烂尾”项目。

客户人员定位项目经理增加了设备后，由于没有及时和公司上层领导及有关部门沟通，财务部门发现，合同中的设备与实际设备有出入，于是责令项目经理做出解释，因为这样的变更容易导致项目费用变更。

从案例我们可以看出，由于技术或系统发展的相互依赖性，在IT信息化项目系统设计的阶段，一方面对技术的选用要有前瞻性和务实性，另一方面，对由于主流技术变化导致的变更要尽早识别，果断决策变更的发生与不发生。如果确认变更发生，那么一定要尽快执行变更计划，包括费用变更、进度变更，甚至计划变更、质量变更，减少投资损失。

客观的不可抗拒力导致的IT信息化项目发生变化，如果货物运输造成的产品设备到安装现场时发生损坏，不能按时为客户安装，而事先的安装工作计划没有考虑到这种变化情况，项目经理则必须及时安排备件运货或者派工程师到现场维修损坏的设备，这也是变更管理。增加人员、差旅、更换受损零件等都要增加项目额外费用，涉及项目费用变更管理，项目进度变更管理。

通过这个情况，我们知道，IT信息化项目变更管理的内容包括认知IT信息化项目发生的变化，识别并确认变更的发生或不发生或将要发生，制定各分项详细的变更计划，向所有利益相关者发布变更通知，有效沟通变更执行情况，制定变更终止制度，提交变更共享知识报告等。