建筑工程资料管理的现状与分析

林梓贤

（珠海市永晋建筑工程有限公司　广东省　珠海市　519000）

建筑工程资料管理的现状与分析

林梓贤

（珠海市永晋建筑工程有限公司广东省珠海市519000）

工程资料是工程建筑中重要的组成部分，涵盖了工程建筑的全过程，是项目工程管理、质量控制、安全生产以及技术措施的原始记录和凭证，为工程的监督检查、合同签订及变更管理、法律责任以及工程赔偿提供重要的法律依据。因此做好工程资料管理对建筑企业意义重大。

建筑工程；资料管理；问题分析

工程资料是工程建筑重要的基础工作，涉及到工程建筑的每一个环节，不仅是指导工程建设的有效工具，而且也是工程合同签订、变更、违约赔偿的法律依据，是保护建筑企业的有效手段。随着建筑工程的复杂化和系统化发展，以及人们对工程建筑要求的提高，增加了工程建筑的法律责任，所有这些工程环节必须要有一个系统完成的工程资料作为建设的依据，否则建筑企业就工程建设中的某一项环节出问题，无法给业主交代，也很难查找工程问题的原因。所以加强工程资料管理是工程建设的要求，也是明确法律责任，保护自身的依据。

1　工程资料的分类

做好工程资料管理首先明确资料的分类，按照不同的资料进行完善管理。

1.1按照资料的形式分为纸张资料和电子信息资料

（1）纸张资料是工程建设最原始的资料，如工程设计图纸、项目招投标书、合同协议等。纸张资料最大优点是方便简单，而且随时随地都可以拿出查阅，并且可以有效的指导现场施工作业。但是随着工程建筑的复杂化，大大增加了工程资料的记录，使工程资料档案纷繁复杂，这就增加了管理的难度。而且工程企业随着建筑的变化，也在不断的搬迁，那么纸张工程资料多了就不好搬迁，即使搬迁也容易发生丢失现象，一旦工程资料丢失就会给建筑企业带来严重的后果。

（2）电子信息资料

随着电脑信息的发达，电脑广泛用于工程建筑，特别是在高层建筑和大型建筑中，三维立体成像技术将工程建造结构直观的展示在人们面前，让设计者和施工者切身感受到工程施工的环节和步骤，这样有利于工程建设和质量把控。而其中的电脑设计工程图，作为电子资料档案须得管理起来。不仅工程设计图需要电脑管理，而且工程招投标书、合同签订变更协议书、工程法律责任及赔偿事项，也需电脑管理。电脑出了管理基本的工程资料外，还可以通过电脑分析工程建设投资成本分析、盈利亏损分析、材料消耗分析等，这些分析报告仍然是重要的工程资料，而且通过电脑管理分析报告，实现随时随地查询翻阅，远程操控。所以电脑管理资料档案是工程资料管理的必然选择。

1.2按照法律效力的不同分为有法律效力的资料和无法律效力资料

（1）有法律效力的资料如工程招投标书、合同签订变更协议、工程质量安全保证书、工程违约责任赔偿书、工程返工维修责任书、监督检查处罚决定等，这些资料内容众多，关系复杂，涉及面广而且牵扯各方的根本利益，所以在签订的时候要细心认真对待。

（2）无法律效力的资料如工程广告策划书、施工设计图纸、工程验收文件、工程管理条例、施工方案、材料管理目录等，虽然这些不直接涉及工程法律效力，但是作为工程内部资料，是工程建设不可缺少的。不管是合同签订协议还是施工设计图纸，其法律效力都是相对的，如果工程建筑一旦发生质量问题，其设计图纸、施工方案都可以作为工程问题追究的法律资料。

2　工程资料管理存在的问题

2.1思想认识不清

每一项工程从策划招投标开始，到项目合同签订再到开始施工以及竣工检查验收，都牵扯施工方、业主、项目主管部门、检查监督部门的制约和利益，所以资料成了处理各种关系利益的法律依据，如果没有资料记录，那么工程一旦出现问题，就弄不清楚问题和原因，也划不清楚法律责任，最后吃亏的还是建筑企业，因此思想上不重视工程资料的管理，势必带来工程麻烦。

2.2技术知识不专业

工程建筑中的技术知识相当多，如工程设计技术、施工技术、维修技术、合同签订法律知识、工程违约赔偿知识、招投标签约知识等，正是因为缺乏了这些技术知识，所以在工程承包中和施工中很容易留下很多问题。由于技术知识的不专业，会给涉及工程利益的各部门留下把柄，从而造成工程麻烦。

2.3工程资料保存不完善

前面提到工程资料涉及各方的利益，具有法律责任。但随着工程项目部得不断变迁，很有可能在搬迁的过程中发生工程资料丢失的情况，工程资料一旦丢失或者损毁，将无法挽救回来，而工程建筑质量至少保证使用期限，而在这漫长的时间里工程资料必须保存起来，如果保存不完善，终究发生工程建筑矛盾。

3　建筑工程资料管理的优化措施

3.1提高思想认识

工程资料作为保护建筑企业的工具，在工程投资、建设、支付款项里面发挥着极其重要的作用。工程建筑一旦发生质量问题以及工程赔偿问题，则工程资料显得尤为重要，成为赔偿和处理问题的依据，所以只有思想上重视了，引起了大家的关注，才能将工程资料像工程施工那样，每个记载环节做的详细认真，若发现资料不全或者错误，也能及时得到纠正，所以思想认识是做好工程资料管理的前提。

3.2提高管理人员的管理水平

资料管理虽然是软件工作，但是真正管理起来也是一件不容易的工作，因为前面提到，工程资料中包含了许多专业技术知识，如法律、设计、施工、维修、保险等，作为一名优秀的管理者，必须精通这些知识，只有精通这些知识，才能将工程所需的每个文件，分门别类的建档管理，才能发现诸多工程资料中的错误和问题，否则管理人员只是工程资料的收集者而没有真正起到管理的作用。所以熟练掌握各类知识，才能将资料管理落到实处。

3.3提高信息化管理水平

前面提到工程资料涉及很多部门和行业，涉及很多知识。如果用纸张档案管理，则工程资料就会堆积成山，对于任何一个管理者来说，其工作量不亚于施工人员的工程建筑。将这些繁杂的资料做到细化管理，津津有条那是不可能的。因此信息化管理将大大减轻管理人员的工作量，而且大大提高管理的效率和速度。信息化管理工程资料有诸多的优越性：①查阅极其方便，只要在电脑中输入要查找的关键词，电脑将很快找到，准确及时。②随时随地可以查阅，不受时间地点的限制，也不需要管理人员的参与。③更为重要的是电脑还可以分析工程资料的使用价值，真正挖掘资料包含的其他重要的信息，这是纸张资料无法做到的，例如通过建立经济数学模型，可以分析工程投资收益率、成本分析率、债务偿还分析率等，这是工程资料管理的真正价值。④工程设计还可以通过电脑建立工程模型进行四位一体设计，这样设计出的工程建筑，可以细化到建筑内部的每一个环节，从而将工程施工可视化进行，大大提高了施工质量和施工效率，而且建筑中需要材料的用量，可以通过电脑准确的计算出来，避免盲目的采购，造成工程成本的增加。所以信息化管理工程资料，可以大大以高管理的效率和质量。

4　结语

总之，做好建筑工程资料管理，对于工程施工企业来说具有非常重要的意义，工程资料管理过程中出现疏漏，将会严重影响工程施工进度和工程项目的整体质量，为企业带来较大的影响，因此，我们必须加强工程资料管理力度，提高工程资料管理人员的工作意识，保证工程资料管理的严谨性和全面性，从而保证工程施工的顺利开展，保证企业的良好经济效益，使企业在激烈的行业竞争中脱颖而出，获取更多的发展机遇。

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[3]冯瑞刚，王洪亮，周字龙.浅谈建筑工程施工技术资料管理[J].科技信息，2008（15）：91.

TU726

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2015-7-4