加强疾病预防控制机构声像档案管理的探索

周心宇

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化等活动中形成的具有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录，是形、声、文的有机整体，其所具有的真实、形象、鲜活等特性和优势是文书档案所不具备的。在本单位声像档案管理的实践中，我们不断强化对声像档案重要作用的认识，注重声像档案的收集、整理并合理开发利用，充分挖掘其价值，本单位在2013年成功获得“省五星级档案工作”荣誉，这在江苏省疾控系统内是第1家，且在国内疾控机构也不多见。多年来良好的声像档案管理工作还给决策者在规划机构的发展上提供了有力的支持。下面就目前疾控机构声像档案管理中普遍存在的难点和相应对策进行探讨。

1 疾控机构声像档案管理中存在的难点

1．1 声像档案管理制度不健全

1．1．1 长期分散管理，造成档案流失。疾控机构声像档案主要产生于业务部门和单位专业摄录人员之手，由于长期分散管理，或未及时移交单位综合档案室统一保存，导致很多原始声像资料散落在各业务部门或个人手中，一旦出现人员、机构的调整变动，就容易造成声像档案的流失，以致单位声像档案不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用［1］。

1．1．2 归档不及时，文字说明“六要素”不全。声像档案具有较强实效性和特殊的归档要求，照片、录音、录像都需要第一时间辅以文字说明，如不及时进行文字标注，写明时间、地点、人物、事件等“六要素”信息，日后即使是摄录人员自己也很难追忆齐全。更有部分管理人员存在错误认识，认为照片、录音、录像等原始资料拍完、录完就算完成任务了，不需要标注、归档保存，导致原本珍贵的声像资料，失去了应有的价值。

1．2 声像档案管理人员综合能力不强 声像档案的特殊性，决定了管理人员必须具有一专多能的综合能力，除了档案管理知识外，影像拍摄、采集编辑、计算机技术和一定的文字写作能力都是必备技能。目前，各级疾控机构的声像档案管理员大多不是专业出身，他们不仅缺乏系统的档案管理知识及各项技能，更缺乏对声像档案进行汇编和开发的能力。专业人才的缺乏，直接影响了机构档案管理的质量。

1．3 声像档案管理人员主观能动性不足 除以上问题外，目前，各级疾控机构还普遍存在声像档案收集困难、质量不高、室藏不足等现象。笔者体会到，除规定各部门将声像资料及时移交单位档案室外，档案管理员必须发挥主观能动性，变被动等待为主动采集，并制定年度采集计划，以此极大地丰富声像档案室藏，提高声像档案质量，为后期开发利用奠定基础。

1．4 声像档案现代化水平不高 随着科技的发展，将传统声像档案采用计算机技术实现声像档案数字化，是今后档案管理的必然趋势。但目前，大部分疾控机构声像档案的现代化水平并不高，没有及时对传统声像档案进行数字化处理和翻制刻录，造成档案管理水平不能与疾控业务发展同步，不利于声像档案的长久保存与利用。

1．5 声像档案保管条件落后 声像档案的保管有严格条件限制，容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，保管上要做到专库、专柜存放，除有严格的温、湿度要求外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施。但是，大多数疾控机构缺少声像档案专柜等保管设备，只是将声像资料大量堆积，进行仓储式管理，不具备恒温、恒湿、防磁等保存要求。由于保管条件落后，致使照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等问题发生，不利于声像档案的长久保存。

2 加强疾控机构声像档案管理的对策

2．1 健全管理制度 实行集中管理 对声像档案从收集、归档到移交单位档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。也可编制适合单位特点的档案管理手册，对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定，长期、永久保存的声像档案应定期向单位档案室移交。将档案管理工作纳入年度考核目标，做到有章可循、责任到人，以确保声像档案归档质量及数量。

对声像档案的整理、分类、编目以科学有效、便于利用为原则，应在全宗号下设立独立的声像档案编目，编目格式为:“全宗号—年度—保管期限代号—分类号—照片号(或视频号)—描述文字”，此格式比较合理，按照年度归档、分类，前后一致，便于查阅。其中，文字说明除了及时标注以外，还需综合运用时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等六要素，概括地揭示照片、视频反映的全部信息，且做到文字简练，语言通顺。

2．2 加强技术培训 提高综合能力 要改变声像档案管理人员综合能力不足的现状，可创造条件为他们提供各种进修机会，加强其声像技术的学习和培训，也可向市档案馆或声像档案工作做得好的单位借鉴学习，交流经验，以此创造适合人才培养的环境，多途径提高声像档案管理人员综合能力。使其尽快掌握声像拍摄、采集、编辑等专业技术。档案管理人员自身也要主动加强学习档案管理专业知识，增强档案意识，提高从业素质和职业修养，为声像档案管理创造一个良好的软环境。

2．3 强化主动意识 丰富档案室藏

2．3．1 日常采集。利用单位电子办公平台等途径建立档案信息通告制度，形成日常采集惯例，一周一报，各部门、科室凡具有留档价值的会议、活动、新技术、新项目、新事物等都可利用信息通告提前告知档案部门，并填写档案采集联系单，做好前期沟通，确保档案工作人员及时到达现场，全面采集第一手档案资料。

2．3．2 计划采集。每年年初，档案工作人员应主动梳理、思考声像档案采集工作，了解各部门全年的工作部署，认真做好采集备忘，制定年度采集计划，以确保定期、定向性地完成采集任务。

2．3．3 重点采集。凡涉及到疾控工作的重大事件、决策、重要活动、会议的照片、录像，均是疾控机构声像档案的核心，具有较高的历史价值及研究价值，应该将其作为重点，全力以赴做好采集工作。

2．3．4 专题采集。围绕单位的重点项目、科研成果、文化建设以及各类突发公共卫生事件、广大群众关心的健康问题等开展专题采集，也是丰富声像档案室藏，提高声像档案质量行之有效的途径。

2．4 提高现代化水平 实现数字化管理

2．4．1 照片档案数字化。照片档案数字化主要是指对不同介质的照片利用扫描仪扫描或数码相机翻拍等手段，完成数字化转换，并将其数字信息直接导入声像档案资源库。照片档案数字化的关键技术，是应注意扫描时分辨率及图像格式的选择。分辨率过高，会导致照片文件过大，从而占用太多的储存空间;分辨率过低则导致照片模糊不清，质量下降。分辨率应选择比较适中的300DPI，即保证照片质量，又不会占用太多空间。文件格式应选择JPEG或TIFF格式。对于普通照片可采用JPEG格式储存，它具有较大的压缩比，可以降低储存空间。对于较珍贵的照片，则应采用TIFF格式储存，因其没有压缩，可以最大限度地保持照片质量。

2．4．2 视频档案数字化。视频档案数字化主要是利用计算机、视频采集卡、视频采集编辑软件将盒式录像带中的模拟信号转化为计算机可识别的数字信号，并将其直接导入声像档案资源库。首先，将录像机或放像设备与装有视频采集卡的计算机相连，然后可利用视频编辑软件实现数字化转换。现行的Adobe premiere、Edius、Ulead VideoStudio、Sony Vegasv等软件都可以轻松完成录像带数字化转换及后期剪辑。视频文件以MPEG及AVI格式较为通用，MPEG文件大小适中，对计算机配置要求不高，可用于编辑;AVI文件较大，无损无压缩，常用于重要视频资料的存档。不过需注意，由于视频文件占用储存空间很大，应定期对其进行光盘刻录，以节约储存空间，增强保护。

2．4．3 音频档案数字化。音频档案的数字化主要是利用计算机、录音机和声卡将录音带中模拟信号转化为计算机可识别的数字音频信号。软件方面较常用的有Windows内置录音机、Adobe Audition、Cool edit等。数字音频主要采用MP3和WAV格式进行储存。MP3格式大小适中，常用于预览和编辑。WAV为高保真格式，文件较大，但质量较高，常用于重要音频资料的存档。

2．5 努力创造条件 力求妥善保管 各级疾控机构要根据声像档案介质的特殊性，建立符合声像档案保管要求的档案室，严格控制档案室的相对温、湿度，建立防盗、防火、防蛀、防磁、防光、防污染等多种保护措施。其次，声像档案一定要独立成卷，并使用声像专柜单独存放。照片、录影带、录像带等要采取定期检查、倒带、清洁等保护措施。对于年代久远、使用率较高或检查中发现污损的声像档案要及时做好数字化转换及异地备份工作，力求妥善保管，延长其寿命。

除了上述问题以外，目前各级疾控机构对声像档案开发利用意识还很不够，很多具有开发利用价值的声像档案仅是接受次数较少的查阅。其实声像档案除了凭证、依据作用外，还能通过对其进行专题编研、开发，使之更加生动直观地展示历史的轨迹和文化的积淀。无锡市疾病预防控制中心以良好的档案管理工作为依托，编制了《砥砺前行》《追梦十年》《档案管理手册》等多种编研材料40余件，建立史料陈列室200余平方米、建成专业类实物展示“病媒生物标本展示馆”250平方米，以丰富的档案编研开发利用有效助推了疾控文化建设。

在各级疾控机构，声像档案是全宗档案的重要组成部分，作为视听信息的集合，它不仅忠实记录了疾控事业的发展，还记录了与人们健康息息相关的各种事件，具有十分重要的保存、研究价值。我们应加强疾控机构声像档案管理，在制度条例、人员素质、服务意识、数字转换、保管条件、开发利用等方面重点强化，不断学习新知识、掌握新技术，使之为疾控事业的发展发挥应有的作用。

1 高建华．声像档案管理面临的问题与对策［J］．浙江档案，2013，(2):55－56．