中郵建:给企业管理加“微”
2015-04-16中郵建张蓓蓓
中郵建张蓓蓓
中郵建:给企业管理加“微”
中郵建张蓓蓓
6000多名员工,1万多外协人员,年收入逾20亿,全年工程立项逾3万个,作为国内通信服务行业领头羊,如何进行公司的精细化管理,推动公司创新转型,强化公司的核心竞争力和发展动力,是中郵建在发展过程中面临的一个问题。
依托微信、易信公众平台,给企业管理加“微”,中郵建自主研发的管理信息系统,全面推进公司的信息化建设,中郵建人在不断的摸索中,走出了一条创新路。
手机上动一动成本实时管理
说起成本财务报账,目前行业内绝大多数企业都是根据各自财务规定的截止期限,突击报账统计。公司以往也是执行这样的方式,但因业务范围涉及全国、境外等,某些成本来不及寄回处理,造成每个月成本不均衡,数据分析不真实。
在中郵建研发的公众平台的微办公功能模块中,在手机上动动手指,就完成了成本的实时录入。每发生一笔费用,48小时内,员工只要打开微信、易信,进入成本录入,选择“费用名称”,输入“金额”等简单信息后,公司的后台系统立即知道谁花了钱,多少成本。数据分析、考核、成本,均以实时录入作为数据源。
当然,录入成本时,公司也制定了将来报账原则,例如前期成本没有录入,后期的账不能报销;谁录入就支付谁等等,保障了模块与系统的关联性。
公众平台的实时管控功能,也同时被开发应用到员工的考勤工作中。员工上下班的签到、签退,都在公众平台上完成。对于出差在外的员工,系统更是可以通过定位,直接识别,并自动生成对应城市的出差补贴,打入员工工资卡内,而无需另外提交出差补贴手续。
手机上动一动工时实时入“库”
公司每年3万多个项目,每天哪些人在干活,为哪个项目干活,干了多长时间,找到这个问题的答案,原先需花费太多的时间成本。分公司内部层层上报汇总,还需确保之间的沟通顺畅,没有交流的“漏斗效应”,这样也才能知道个大概。
在中郵建开发的这套加“微”系统中,项目经理与班组长之间,通过基于公众平台的派单与日报填报的互动机制,就解决了原来仅以人工的见面或电话沟通才能完成的问题。
项目经理每天在手机上进行派单,在手机上选择项目、工作内容、班组长后,系统利用定额和积累数据,计算工作量,避免人为估算的差异化。班组长收到微信或易信提醒,接单后,每天对派工单通过日报填报的功能,反馈工时、工作进度、一起干活的班组成员等信息,项目经理对日报的内容进行确认。
通过派单、完工数据,自动形成项目进度分析报告,并汇入公司运营管理的大数据库,各部门管理人员、公司管理层在手机上简单点选,即可看到相关指标报表,或是收到相关指标预警提示,为后续同类项目的开展提供数据参考的同时,为企业经营分析提供重要依据支撑。
手机上动一动海外资金离线也可控
公众平台的管理信息系统,在公司国内业务的管控中,发挥出了重要的作用,对于公司日益发展壮大的海外业务,能否实现日常管控?
近年来公司的海外市场飞速发展,海外平台管理的资金越来越大,同时海外项目部的资金管理多为单机版电脑形式,资金管理上比较粗放,项目出备用金很大,再加上海外网络的接入困难,海外资金如何使用,是否合理使用,是否有挪为他用或携款失踪的行为,风险无法实时评估。
结合公司海外业务的实际情况,公司信息化小组研发出海外手机离线填报软件,自动检测网络同步,脱机管理。
海外项目部人员通过手机,离线就可快速录入资金流入、流出详情,从而明确了海外每一笔资金的流向,自动形成海外资金的明细台账,并及时检测网络情况同步至公司的后台大数据库,有效实现了公司对海外资金的规范管理。
手机上动一动,通过给企业管理加“微”,简化了公司在信息化管理推进中的复杂性,有效实现了全面信息化、精细化管理,降低了企业经营管理成本,更进一步提高了企业对外部环境的应变能力。