工作流软件在医院信息控制优化的应用研究

2015-04-16潘小可

新技术新工艺 2015年7期

潘小可

(北京肿瘤医院，北京 100142)

当前医院发展遇到了信息不通畅及工作效率较低的问题，应用工作流软件，不仅可以大大提高信息的通畅性，还能使流程控制得到一定的优化[1]。工作流技术可以支持过程自动化处理以及流程整合应用，这使工作流的优势在以其为基础的办公系统中得到充分的体现，过程的定义、管理以及自动流转使得企业和政府在需求变化的应对以及多元化管理方面的要求得到了满足[2]。由于外部市场处于变化中，医院的组织结构也就不能一成不变。以往按照职能分工的组织架构已经出现了很多问题，信息不通畅是现在较为明显的一个问题。如果信息长期不通畅，医院的发展必然会停滞甚至倒退。如果信息传递不准确、时间延误或停滞，那么企业里的一些员工、领导不能及时掌握这些信息，信息的处理效率就会有所下降，就会阻碍企业的整体运作效率，最终慢慢走向衰退[2]。本文基于这一背景，进行了内部审计软件的医院信息控制优化的研究。

1 工作流实现信息控制简化

实现处理流程控制的运作如下。

1)流程建模。根据医院的有关业务流程进行流程模型的建立，以计算机可处理的方式对业务流程进行描述，流程分析与优化就是以流程建模为基础。该建模方法主要是将医院的业务流程分解成具有一定逻辑关系的系列活动，再对每个活动的属性和活动之间的关系进行定义。

2)流程分析、仿真。在流程建模时，由于工作流软件就将医院运营中的结构与动态完全呈现出来了，所以，对于已建流程的医院而言，根据工作流的仿真运行来分析建模的性能是一种非常有效的方法。该模型在进行仿真后，系统会进行相关数据的收集，如资源的利用率与使用时间、活动执行与成本等。定量分析这些数据后，就可以对流程中成本最高、运行时间最长以及资源使用较多而收益却很少等活动进行判断，从而也就可以分析出哪些流程需要改进，哪些是关键流程，哪些流程是需要进行再处理等。

3)优化流程。对流程仿真结果的进行分析后，如果有需要，还应修改及优化相关流程。具有代表性的工作流程一般是在项目的审批、单据的跟踪、文件的处理和工作计划的下达至批复等环节产生。工作流软件的流程控制运作模式如图1所示，由此可以知道其层次关系：流程建模是基础，而后才是流程仿真，如果有需要可以进行流程再造，以使医院内部审计流程更优。

图1 工作流软件的流程控制运作模式图

2 系统设计

2.1 系统结构

工作流系统的整体结构如图2所示。

2.2 工作流管理系统模型设计

工作流子系统与用户的所有交互，都应由办公系统门户的统一界面来操作，这使系统使用起来更加方便且更加人性化，本次探讨建立的工作流管理系统模型如图3所示。

图2 系统总体部署效果图

图3 工作流管理子系统模型

3 工作流软件在医院应用效果

通过统计及工作经验总结，工作流软件应用效果主要体现在了下述4个方面。

1)解决其数据的保存、跟踪，信息传递有出入、缓慢或停滞的问题。员工的工作因工作流软件而计算机化，它能对员工的工作进展进行实时的跟踪，并对其进行相关报告。该软件会以电子邮件的形式将需要处理的事项向相关员工发送，或者在公告栏上进行发布，使所有员工都可以对业务进程进行了解。与此同时，对工作中所需的各种信息与数据进行及时的更新，且逐渐走向无纸化办公的模式。因此，医院内外部的信息交流，都可以保存与跟踪各种单据信息，同时还可以将信息传递的出入、缓慢或停滞得到有效的解决。

2)解决数据信息查询、统计难度高问题。应用工作流可以生成效率报表，员工只需要专注对与自己工作相关的数据进行处理即可。工作流软件不仅具有信息数据库化功能，还能对表单进行统计及查询，使得管理层在信息收集与决策方面的能力有很大的提升。

3)解决工作流程不够规范，权责不够明确的问题。由于医院每个部门职能是不同的，因此处理单据的范围也不同，在实际工作中，部分工作又表现的权责不够明确；因此，通过工作流软件，根据不同部门的不同工作内容以及实际运营情况来进行流程建模，对操作条件进行设置，对操作组权限进行控制，从而不管是哪个部门，其权责都能够划分的很明确；同时，可以避免某些部门重复做着某些工作，或者某些工作没有人做的情况发生，使办公效率大大提高。

4)进一步优化流程，让整个工作流程处于上级领导的统筹控制之下。通过电子邮件发送和即时消息的发布，管理层可以对需要审批的事项进行了解，还有自动提醒和跟踪处理结果的功能。要使流程优化就需要通过工作流软件对流程进行分析，及时发现与处理流程中所存在的问题，这是流程管理中比较关键的部分，它能分析与诊断目前的流程状态。